Poradnik - ngo.pl

Sposób wyboru, kadencja, skład oraz sposób pracy zarządu stowarzyszenia muszą być określone w statucie danego stowarzyszenia.

Zarząd stowarzyszenia działa zgodnie z wytycznymi statutu oraz decyzjami walnego zebrania członków. W statucie określony jest zakres spraw, za które odpowiada (np. wypowiadanie się w imieniu stowarzyszenia, dbanie o majątek, kierowanie działalnością stowarzyszenia). Musi postępować również zgodnie z obowiązującym prawem.

Zarząd stowarzyszenia obraduje podczas posiedzeń, w których powinna brać udział co najmniej połowa członków zarządu stowarzyszenia. Zwołuje się je zgodnie z zapisami statutu.

Praktyka pokazuje, że spotkania takie powinny odbywać się w miarę potrzeb, ale w statucie należy określić minimalną częstotliwość zebrań. W podanym przykładzie jest to raz na kwartał, co oznacza, że zarząd odbędzie minimum 4 spotkania w ciągu roku. Dla jednych stowarzyszeń, np. dla aktywistów działających od akcji do akcji, ta liczba spotkań okaże się wystarczająca, a dla innych – zbyt mała.

Dodatkowe wytyczne związane z pracą zarządu stowarzyszenia mogą być zawarte w jego regulaminie. Jest to dokument nieobowiązkowy, uchwalany zazwyczaj przez zarząd, precyzujący np. podział obowiązków między poszczególnych jego członków (odpowiedzialnych za reprezentowanie na zewnątrz, za dokumentacje prac zarządu itd.).

Z każdego posiedzenia zarządu powinny być sporządzone następujące dokumenty:

• lista obecności (może być zawarta w protokole z posiedzenia, zwłaszcza jeśli zarząd jest niewielki, np. trzyosobowy),
• protokół zawierający listę poruszanych podczas posiedzenia spraw i podjętych decyzji, dokumentujący intencje, które kierowały członkami zarządu przy podejmowaniu uchwał; uchwała bowiem to suchy tekst, a z protokołu można poznać przebieg dyskusji prowadzącej do jej podjęcia,
• podjęte w trakcie posiedzenia zarządu stowarzyszenia uchwały precyzyjnie opisujące treść decyzji, opatrzone datą i podpisane przez upoważnione osoby (z reguły jest to prezes, sekretarz lub obie te osoby łącznie – dopuszczalne rozwiązania są bardzo różne). Warto je numerować, bo ułatwia to pracę i odszukiwanie uchwał po pewnym czasie od ich podjęcia.

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty z posiedzenia zarządu stowarzyszenia są konieczne, ponieważ nawzajem się uzupełniają. Lista obecności pozwala stwierdzić, kto podjął decyzje, protokół pokazuje szerszy kontekst tych decyzji, a uchwała to dokument, którym można się posługiwać w dalszej pracy stowarzyszenia i udostępniać na zewnątrz.

Dokumenty z zebrań zarządu stowarzyszenia, tak jak dokumentacja walnego zebrania, powinny być przechowywane we właściwych warunkach, chroniących je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. w zamykanej szafie, komputerze zabezpieczonym hasłem). Warto pamiętać, że coraz częściej dokumenty produkowane są i przechowywane w postaci elektronicznej. Ważne, by były opatrzone datą spotkania i dostępne dla wszystkich członków zarządu.

Protokoły ze spotkań zarządu stowarzyszenia nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma komisja rewizyjna stowarzyszenia). Może ich natomiast zażądać organ kontroli zewnętrznej, czyli starosta powiatu, na którego terenie mieści się siedziba organizacji.

Decyzje podejmowane przez zarząd stowarzyszenia powinny być przekazywane zainteresowanym i tym, których konkretna decyzja dotyczy (np. konkretnemu pracownikowi) oraz komisji rewizyjnej na jej prośbę w celach kontrolnych. Sposób przekazywania decyzji może zależeć od kilku czynników:

• od struktury organizacyjnej i wielkości stowarzyszenia – kto na bieżąco kieruje zespołem, czy zespół spotyka się regularnie,
• miejsca przebywania zarówno tych, którzy decyzje ogłaszają, jak i tych, których decyzja dotyczy – jeśli nasze stowarzyszenie jest rozproszone w terenie, nie mamy możliwości osobistego spotykania,
• od przyjętych przez stowarzyszenie zasad – np. że wszystkie decyzje będą upubliczniane, czy to w przestrzeni wirtualnej czy na tablicy ogłoszeń w biurze,
• od decyzji, którą chcemy przekazać – decyzję dotyczącą jednej osoby lepiej bezpośrednio przekazać zainteresowanemu, jeśli sprawa dotyczy ogółu, można wykorzystać narzędzia do kontaktu grupowego.

Dobrą praktykę stanowi również informowanie komisji rewizyjnej o posiedzeniach zarządu stowarzyszenia, wówczas jej członkowie mogą brać udział w spotkaniu z głosem doradczym. W posiedzeniach zarządu stowarzyszenia mogą brać udział także eksperci i inni zaproszeni goście. Czasem będą obecni tylko podczas fragmentu spotkania, a czasem na całym posiedzeniu.

W związku z nowelizacją ustawy o stowarzyszeniach z dniem 20 maja 2016 r. weszły w życie przepisy, które zobowiązują stowarzyszenia do wyznaczenia pełnomocnika w organizacji do podpisywania umów z członkami zarządu, tak aby członkowie zarządu nie musieli podpisywać umów sami ze sobą.

Art. 11. ust. 4 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach zobowiązuje stowarzyszenia, aby do umów podpisywanych z członkami zarządu przez organizację został wskazany w uchwale wyznaczony do tego członek organu kontroli lub pełnomocnik powoływany uchwałą walnego zebrania członków.

Stowarzyszenia zatem mają dwie możliwości:

1. wskazać członka organu kontroli wewnętrznej do podpisywania umów z zarządem przez podjęcie takiej uchwały na zebraniu komisji rewizyjnej,
2. zwołać walne zebranie członków, wyznaczyć takiego pełnomocnika przez wszystkich członków organizacji (przez obecnych na walnym) i podjąć w tym zakresie stosowną uchwałę.

więcej: Pełnomocnik do umów z zarządem