Poradnik - ngo.pl

Organizacje pozarządowe, które sprzedają towary i usługi na rzecz osób fizycznych, często nie zdają sobie sprawy, że ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) nakłada na nie, podobnie jak na innych podatników wykonujących takie czynności, obowiązek prowadzenia za pomocą kasy rejestrującej (fiskalnej) ewidencji obrotu i należnego podatku.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących”. Przepis ten obowiązuje więc wszystkich podatników podatku VAT, w tym korzystających ze zwolnień określonych w ustawie. Należą do nich także organizacje pozarządowe, o czym stanowi art. 15 ustawy o VAT:

1. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Po przeczytaniu art. 111 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o VAT może się wydać, że obowiązek stosowania kas fiskalnych mają tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą. Jednak, zgodnie z art. 15 ust. 2, w zakresie działalności gospodarczej mieści się również statutowa działalność odpłatna pożytku publicznego, która ma przecież charakter handlowy, usługowy lub produkcyjny, a jej cel oraz fakt, że nie przynosi dochodu nie mają znaczenia (o czym mówi art. 15 ust. 1).

Prowadzenie działalności gospodarczej wg ustawy o VAT może nie wymagać także uzyskania przez organizację statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie gospodarczej. Oba te akty prawne odmiennie definiują działalność gospodarczą, co oznacza, że organizacja może prowadzić taką działalność w rozumieniu ustawy o VAT, nie będąc wcale zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców KRS. Organizacje często mylą te pojęcia, z czego wynika przekonanie, że obowiązek prowadzenia kasy dotyczy tylko przedsiębiorców.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (weszło w życie 1 stycznia 2013 r.) uregulowane zostały zasady obowiązujące w latach 2013-2014 oraz w latach kolejnych.

Określone w rozporządzeniu rodzaje zwolnień można podzielić na trzy grupy:

• podmiotowe (zwolnienie do określonej wysokości limitu obrotu, jeśli przychody ze sprzedaży nie przekroczą kwoty 20 tys. zł, lub kwoty obliczonej proporcjonalnie do okresu prowadzonej sprzedaży),
• przedmiotowe (zwolnienie wg rodzaju dokonywanych czynności, wymienionych w załączniku do rozporządzenia MF),
• podmiotowo-przedmiotowe (zwolnienie wg udziału procentowego obrotu, jeśli organizacja sprzedaje towary lub usługi wymienione w części I załącznika do rozporządzenia (poz. 1-32), stanowiące więcej niż 80% całego obrotu).

Zmiany obowiązujące od 2013 r. są istotne w stosunku do zwolnień obowiązujących do końca 2012 r. Zasadniczą i istotną zmianę dla organizacji pozarządowych stanowi obniżenie limitu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej oraz wprowadzenie zasady jego proporcjonalności do okresu sprzedaży. Tym samym limit 20 tys. zł stracił sporo na znaczeniu, szczególnie dla organizacji rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku (ceny towarów i usług ciągle wzrastają, a limit zmalał). Organizacje, które w poprzednich latach nie musiały stosować kasy, teraz nierzadko staną przed koniecznością jej wprowadzenia, o ile nie będą mogły skorzystać z innego rodzaju zwolnienia.

Zwolnienie podmiotowe polega na zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej całej dokonywanej przez organizację sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, bez względu na jej rodzaj, ale do kwoty obowiązującego w danym roku podatkowym limitu obrotów.

Do 31 grudnia 2012 r. limit ten wynosił 40 tys. zł dla podatników kontynuujących sprzedaż z lat poprzednich oraz 20 tys. zł dla podmiotów dopiero ją rozpoczynających. Oznaczało to, że organizacje, które rozpoczęły taką działalność np. w 2011 r. i nie przekroczyły limitu 20 tys. zł, nabywały w 2012 r. prawo do zwolnienia podmiotowego do kwoty 40 tys. zł.

Od 1 stycznia 2013 r. do dnia dzisiejszego limit sprzedaży zwolnionej z ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej obowiązuje w wysokości 20 tys. zł i jest jednakowy dla podmiotów kontynuujących oraz rozpoczynających sprzedaż. Jednak organizacje rozpoczynające tego typu działalność w trakcie roku będą musiały obliczać kwotę limitu proporcjonalnie do okresu prowadzonej sprzedaży. Limit nadal dotyczy wyłącznie sprzedaży towarów i usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych (w skrócie – „sprzedaż na rzecz osób fizycznych”).

Kiedy można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego?

1. W przypadku organizacji kontynuujących sprzedaż zwolnienie podmiotowe w 2013 przysługuje tylko wtedy, gdy kwota sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekroczyła w 2012 r. 20 tys. zł (§ 3.1 pkt 1 rozporządzenia MF).

Należy pamiętać, że limit ten oblicza się dopiero od momentu rozpoczęcia sprzedaży osobom fizycznym. Jeśli wcześniej fundacja lub stowarzyszenie prowadziło sprzedaż przedsiębiorcom, to tego okresu nie bierzemy pod uwagę w trakcie obliczeń.

Zwolnienia ze względu na wysokość obrotu nie mogą stosować te organizacje, które w poprzednim roku podatkowym były obowiązane do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej lub przestały spełniać warunki uprawniające do zwolnienia (§ 3 ust. 2 rozporządzenia MF). Jednak organizacjom, które w poprzednim roku podatkowym utraciły prawo do tego zwolnienia w dalszym ciągu może przysługiwać prawo do zwolnienia ze względu na udział procentowy obrotu (podmiotowo-przedmiotowe), o którym mowa w dalszej części tekstu.

Od 2013 r. zakres zwolnienia podmiotowego został znacznie ograniczony przez ministra finansów zarówno dla kontynuujących (z 40 tys. na 20 tys. zł rocznie), jak i rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku (z 20 tys. do kwoty limitu obliczonej proporcjonalnie do okresu działalności).

Zakres zwolnień przedmiotowych, czyli zwolnień wg rodzajów wykonywanych czynności został określony w załączniku do rozporządzenia ministra finansów z dnia 29.11.2012 r. (oraz kolejnych). Zmiany w tym zakresie w porównaniu z wcześniejszym rozporządzeniem są niewielkie i raczej nie mają takiego znaczenia dla organizacji pozarządowych, jak opisane powyżej ograniczenie limitu zwolnień podmiotowych. Jedna ze zmian polega na wyłączeniu z katalogu zwolnień przedmiotowych podatników świadczących usługi jako szkoły nauki jazdy. Nie oznacza to, że organizacje, które prowadzą taką działalność, muszą automatycznie instalować kasy fiskalne. Mogą one w dalszym ciągu korzystać z przysługującego im zwolnienia podmiotowego do kwoty 20 tys. zł w ciągu roku.

Pełny katalog zwolnień przedmiotowych jest dość szeroki i pozwala korzystać z nich wielu organizacjom w większym zakresie, niż to umożliwia zwolnienie podmiotowe. Do zwolnień przedmiotowych, wymienionych w załączniku do rozporządzenia MF, z których dość często korzystają organizacje pozarządowe, można zaliczyć m.in. zaprezentowane poniżej.

Usługi organizacji członkowskich

Szerszego wyjaśnienia wymaga pozycja 31 – „Usługi świadczone przez organizacje członkowskie”, gdyż stosowanie tego zwolnienia w wielu przypadkach może zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy. Główną przyczynę stanowi zbyt dosłowne interpretowanie czynności wymienionych w tej pozycji przez niektóre organizacje.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania zawarte w poz. 31 dotyczy tylko działalności sklasyfikowanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług pod symbolem 94, na który niezbyt często organizacje zwracają uwagę i nie sprawdzają, jakie rodzaje usług wchodzą w ten zakres. Zgrupowane są tam usługi świadczone przez: „organizacje komercyjne i pracodawców, organizacje profesjonalne, związki zawodowe, organizacje religijne, organizacje polityczne, organizacje członkowskie mające na celu ochronę praw człowieka, środowiska, ochronę i poprawę sytuacji pewnych specjalnych grup społecznych, usługi wspomagające działania na rzecz poprawy warunków życia ludności i inicjatyw społecznych, usługi świadczone przez związki młodzieżowe, stowarzyszenia kulturalne i rekreacyjne oraz usługi świadczone przez pozostałe organizacje członkowskie, gdzie indziej niesklasyfikowane”. Jednak nie wszystkie usługi świadczone przez organizacje członkowskie mieszczą się w tej grupie, co pokazuje poniższy przykład.

Organizacje członkowskie przed skorzystaniem z 31 pozycji zwolnienia przedmiotowego powinny dokładnie sprawdzić, czy faktycznie usługi, które zamierzają świadczyć, mieszczą się wyłącznie pod symbolem 94 i nie są sklasyfikowane w innym dziale Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.

Wpłaty na konto

Z pozycji 37 załącznika wynika, że jeśli fundacja lub stowarzyszenie pobiera opłaty na rzecz pojedynczych osób za pośrednictwem banku (także bankowości internetowej), czyli w formie przelewów na konto (na zasadach określonych w poz. 37 cz. II załącznika do rozporządzenia), to opłaty za takie usługi jest zwolniona z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Z tego zwolnienia może korzystać dużo organizacji pozarządowych, szczególnie, że np. płatności przelewem na rachunek bankowy za wykonane usługi są obecnie bardzo powszechnie stosowane. Przy korzystaniu z tego zwolnienia warto przypomnieć naszym odbiorcom, aby w tytule zapłaty dokładnie określili, czego ona dotyczy.

Ten rodzaj zwolnienia określony jest w § 3 ust. 1 pkt. 3 i 4 rozporządzenia MF. Mogą korzystać z niego organizacje sprzedające towary lub świadczące usługi zwolnione z obowiązku ewidencjonowania, wymienione w części I załącznika do rozporządzenia (poz. 1-32), w przypadku, gdy udział obrotu z tytułu tych czynności, w całkowitym obrocie na rzecz osób fizycznych, był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%.

Do korzystania ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego uprawnione są także stowarzyszenia i fundacje rozpoczynające w 2013 r. sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, jeżeli przewidywany przez nie udział procentowy obrotu (czyli przychodu ze sprzedaży) zwolnionego w części I załącznika do rozporządzenia, za okres pierwszych 6 miesięcy prowadzenia takiej sprzedaży będzie wyższy niż 80%. Natomiast w przypadku, gdy przewidywany okres takiej sprzedaży w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy, zwolnienie przysługuje, jeśli przewidywany udział procentowy obrotu za okres do końca roku także będzie wyższy niż 80%.

Ewidencję obrotu i podatku za pomocą kasy rejestrującej (fiskalnej) muszą przede wszystkim prowadzić organizacje dokonujące sprzedaży wyłączonej ze zwolnień, wymienionych w § 4 rozporządzenia ministra finansów, czyli nie będą zwolnione w obowiązku ewidencjonowania m.in.:

1) dostawa:

(…)

i) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten,

j) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,

k) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku,

l) płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego,

2) świadczenie usług:

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

b) przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.

Oznacza to, że organizacja rozpoczynająca taką sprzedaż towarów i usług musi od początku ewidencjonować ją za pomocą kasy fiskalnej. Wyjątek stanowi sprzedaż prowadzona przez podatnika (np. organizację pozarządową) m.in. na rzecz pracowników (wymieniona w § 4. 1 pkt.1 lit. b-l).

Drugą grupę, która także musi prowadzić ewidencję obrotu za pomocą kasy fiskalnej, stanowią stowarzyszenia i fundacje, które utraciły prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego i podmiotowo-przedmiotowego. W tym przypadku obowiązuje zasada, że zwolnienie traci moc dopiero po upływie dwóch miesięcy. Co to oznacza?

• W przypadku utraty zwolnienia po przekroczeniu limitu 20 tys. zł (zwolnienie podmiotowe) traci ono moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył przysługujący mu limit (przykład 6).

• W przypadku utraty prawa do zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym podatnik korzysta z tego zwolnienia, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80% (przykład 7).

• Poza tym organizacje, które do końca 2012 r. korzystały ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a nie mają prawa do dalszego korzystania z tego zwolnienia na podstawie nowych przepisów, muszą 1 marca 2013 r. rozpocząć ewidencję za pomocą kasy fiskalnej. Dotyczy to głównie stowarzyszeń i fundacji, których obrót na rzecz osób fizycznych w 2012 r. był wyższy niż 20 tys. zł, ale nie przekroczył 40 tys. zł (przykład 8).

Należy jednak zaznaczyć, że organizacje, które w poprzednim roku utraciły prawo do zwolnienia podmiotowego mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego, jeśli spełniają warunki, natomiast te, które utraciły prawo do zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego, po spełnieniu warunków mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego

Zasady stosowania kas oraz odliczania wydatków na ich zakup zostały uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, a także w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

W przypadku, gdy organizacja nie ma możliwości skorzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, to pierwszą czynność, którą musi wykonać, stanowi złożenie do naczelnika urzędu skarbowego (US) pisemnego zgłoszenia, że zamierza rozpocząć ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Powinno być ono złożone przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży. Musi zawierać informację o liczbie kas rejestrujących, które organizacja zamierza stosować, i miejscu (adresie) ich używania. Jest to jeden z warunków uzyskania zwrotu (odliczenia) 90% wydatków, nie więcej jednak niż 700 zł za zakupioną kasę.

Pozostałe warunki niezbędne do skorzystania z odliczenia wydatków na kasę fiskalną to:

• rozpoczęcie ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku nie później niż w obowiązujących terminach (np. 2 miesiące następujące po miesiącu, w którym organizacja utraciła prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy),
• użycie kas rejestrujących zakupionych w okresie, kiedy były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne,
• posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Ponieważ nie określono wzoru zgłoszenia, organizacja, która zamierza stosować tylko jedną kasę rejestrującą, może skorzystać z formularza dotyczącego miejscu instalacji kasy rejestrującej, określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, o ile zgłoszenie zostanie złożone przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży (§ 2 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących).

Fiskalizacja kasy polega na wpisaniu do jej pamięci numeru NIP i danych organizacji oraz przestawieniu jej na tryb fiskalny. Jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Następnie można już za pomocą kasy rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych.

W ciągu 7 dni po fiskalizacji kasy trzeba jeszcze dokonać do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia o miejscu instalacji kasy w celu otrzymania jej numeru ewidencyjnego. Dokonuje się tego na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia. Ten sam obowiązek ma firma serwisująca kasę.

Do każdej kasy rejestrującej jest przypisana fabrycznie „książka kasy rejestrującej”, w której po dokonaniu fiskalizacji wpisuje się firma uprawniona do przeprowadzania serwisu. Podpisuje się także osoba reprezentująca właściciela kasy (organizację). Po otrzymaniu z urzędu skarbowego numeru ewidencyjnego kasy jej właściciel ma obowiązek wpisać go do książki oraz umieścić na obudowie.

Decydując się na stosowanie jednej kasy, musimy pamiętać, że w przypadku awarii nie możemy prowadzić sprzedaży do czasu jej usunięcia, co może potrwać kilka dni. W zależności od ilości sprzedaży warto też może zastanowić się, czy nie opłaci się zakup dodatkowej kasy.