Poradnik - ngo.pl

Organizacje pozarządowe mają pełne prawo, aby zatrudniać pracowników. Ale jako pracodawca, organizacja przyjmuje na siebie nie tylko korzyści, płynące z pracy zatrudnionego pracownika, ale też bierze na siebie określone zobowiązania, jakie nakłada ta sytuacja i przepisy prawa pracy. Pracodawca ma obowiązek znać wszystkie przepisy, regulujące zatrudnianie.

Organizacje pozarządowe obowiązują te same przepisy, regulujące zatrudnianie pracowników, jak inne podmioty. Najważniejszym z nich jest Kodeks pracy (kp) – źródło prawa pracy – zbiór wszystkich przepisów, regulujących relacje między pracodawcą, a pracownikiem. Źródłami prawa pracy są również przepisy innych aktów wykonawczych i ustaw, określających prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców. Istnieje szereg rozporządzeń i ustaw, które regulują wybrane kwestie (np. sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej).

Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeśli zatrudniają one pracowników (art. 3 kp).

Pracodawca jest zobowiązany (art. 94, 97 kp) m.in.: do:

• zapoznania pracowników z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy
• organizowania pracy w taki sposób, aby optymalnie wykorzystać czas pracy i kwalifikacje pracowników
• przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnianiu
• zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz przeszkolenia pracowników w tym zakresie
• terminowej wypłaty wynagrodzenia
• ułatwiania podnoszenia kwalifikacji zawodowych
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
• wydania pracownikowi świadectwa pracy
• przeciwdziałania mobbingowi (definicję mobbingu określa art. 94 kp)
• udostępniania przepisów pracownikowi – m.in. powinien w formie pisemnej (lub w inny sposób przyjęty u pracodawcy np. na tablicy ogłoszeń, drogą mailową) udostępnić tekst przepisów dotyczących równego traktowania.

Pracodawca powinien również informować pracowników o możliwościach zmiany wymiaru etatu (zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy), a pracowników zatrudnionych na czas określony – o wolnych miejscach pracy.

Jeśli organizacja pozarządowa zdecyduje się na zatrudnianie pracowników, za prawidłowe wypełnianie obowiązków pracodawcy wobec pracownika odpowiada zarząd organizacji lub osoba wyznaczona do prowadzenia spraw pracowniczych (np. prezes, inny członek zarządu, zatrudniona kadrowa, zgodnie z swoim zakresem obowiązków pracowniczych). Ważne, aby organizacja wyraźnie określiła, kto zajmuje się sprawami pracowników.

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 kp)

Ze stosunkiem pracy mamy do czynienia w sytuacji, w której łącznie są określone:

• zadania do wykonania
• miejsce wykonania pracy
• czas wykonania pracy
• wynagrodzenie
• oraz jest podporządkowanie (relacja między zwierzchnikiem, a podwładnym)

Jeśli pracownik ma określone zadania, wie z czego i przed kim musi się rozliczyć ze swojej pracy i komu podlega, ma określone gdzie i kiedy ma wykonywać dane zadania, to mamy do czynienia z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy. Bardzo ważne jest to, że właśnie zajście wszystkich powyżej opisanych przesłanek definiuje tę relację, a nie nazwa umowy, podpisanego dokumentu (lub nawet jego brak). Oznacza to, że jeśli pracownik wykonuje pracę w sposób powyżej opisany, a podpisze inny dokument (np. umowę o dzieło lub umowę zlecenie), to i tak mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.

Znajomość tego przepisu jest bardzo ważna, dla wszystkich pracodawców, a szczególnie dla organizacji pozarządowych, które często korzystają z umowy zlecenia i nie dostrzegają, że przy spełnieniu opisanych warunków mają pracowników pozostających z nimi w stosunku pracy, a to rodzi po stronie pracodawcy określone obowiązki. Sądy pracy są w tym zakresie dość bezwzględne i sprawy o ustalenie stosunku pracy rozstrzygają na korzyść pracownika, tym samym nakazując pracodawcom m.in. wypłacanie świadczeń, udzielanie urlopu itp.

Pracodawca, w oparciu o art. 22(1) kp, ma prawo zażądać od przyszłego pracownika następujących danych osobowych: imienia i nazwiska, daty urodzenia, informacji o danych kontaktowych, wykształceniu, kwalifikacjach oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Dane te pracownik udostępnia w formie oświadczenia, ale pracodawca może zażądać udokumentowania danych (np. prosząc o dyplom uczelni, świadectwa pracy, kserokopię dowodu osobistego). Dodatkowo, jeśli do wykonywania pracy są potrzebne uprawnienia (np. prawo jazdy danej kategorii przy zatrudnianiu kierowcy lub uprawnienia do prowadzenia praktyki psychologicznej), pracodawca ma prawo o nie poprosić.

zobacz też: RODO podczas rekrutacji oraz w umowach o pracę i umowach cywilnoprawnych

Pracownik może też przedłożyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności, osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzedniego okresu.

Pracownik, przed rozpoczęciem pracy, podlega wstępnym badaniom lekarskim – bez orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania zadań.

Pracodawca jest również zobowiązany (zgodnie z art. 237(2) par. 2 kp) zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) przed dopuszczeniem go do pracy. Co ważne badania wstępne (jak również badania okresowe) oraz szkolenia z zakresu BHP wykonywane są na koszt pracodawcy. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca jest zobowiązany uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się przez niego z regulaminem pracy oraz z przepisami BHP.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp). Zgodnie z tą definicją, nie sam fakt wykonywania pracy, czyni z danej osoby pracownika, ale (co bardzo ważne) rodzaj umowy wiążącej obie strony. Warto zwrócić na to uwagę, gdyż tylko pracowników (w rozumieniu kp) chronią i obowiązują przepisy prawa pracy. Oznacza to że osoba, która wykonuje zadania dla naszego stowarzyszenia lub fundacji na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenie nie jest pracownikiem.

Pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat. Istnieje możliwość zatrudniania osób poniżej 18 roku życia, ale na zasadach określonych w dziale dziewiątym kp „Zatrudnianie młodocianych”. W opracowaniu, nie będziemy omawiać tych przepisów, zainteresowanych odsyłamy do Kodeksu pracy, gdzie przepisy te są prosto i przystępnie opisane.

Kodeks pracy określa obowiązki pracownika (art. 100 kp). Przede wszystkim pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeśli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Obowiązkami pracownika są m.in.: przestrzeganie ustalonego czasu pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz regulaminu pracy, dbanie o dobre imię i mienie pracodawcy, przestrzeganie zasad współżycia społecznego.

Dla pracownika i pracodawcy, istotne są zapisy rozdziału II Kodeksu pracy „Podstawowe zasady prawa pracy”:

• zasada równości pracowników (pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania tych samych obowiązków; dotyczy to w szczególności równego traktowania kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu)
• zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu w szczególności ze względu na płeć, wiek, rasę, niepełnosprawność, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy
• prawo do wypoczynku
• pracy w bezpiecznych i higienicznych warunkach
• podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Zatrudnienie liczymy od dnia, określonego w umowie jako „dzień rozpoczęcia pracy” lub (jeśli tego dnia nie określono w umowie) od dnia zawarcia umowy o pracę. To znaczy, że umowę można podpisać wcześniej i np. określić w niej, że pracownik rozpocznie pracę w innym, określonym terminie.

Co to jest czas pracy? Jak oblicza się wymiar czasu pracy?

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 ust. 1).

Kodeks pracy określa wymiar czasu pracy – nie może on przekraczać 8 godzin na dobę, 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy – a to wszystko w nie dłuższym niż 4 miesięczny okresie rozliczeniowym. Wyjątkiem jest tutaj zastosowanie skróconego tygodnia pracy bądź pracy weekendowej.

Pracodawca ma za zadanie obliczyć obowiązujący dla pracownika wymiar czasu pracy w danym (maksymalnie 4 miesięcznym) okresie rozliczeniowym. Obliczenie jest konieczne, aby określić ile w danym okresie pracownik powinien pracować. Jak to zrobić?

Zatem w okresie styczeń-kwiecień pracownik powinien przepracować 672 godziny. Gdyby był zatrudniony np. na ½ etatu wymiar ten byłby odpowiednio mniejszy i wyniósłby 336 godzin.

Takie obliczanie wymiaru w 4 miesięcznym okresie rozliczeniowym pozwala dość elastycznie podchodzić do przepracowanych godzin. Może się zatem zdarzyć, że w jednym miesiącu pracownik pracuje więcej, a w kolejnym mniej – ważne, aby w okresie 4 miesięcy wszystko się „wyrównało”.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika – w celu ustalenia jego wynagrodzenia, świadczeń, itp., a pracownik ma prawo dostępu do niej. Przyjęty u danego pracodawcy okres rozliczeniowy oraz system i rozkład czasu pracy powinny być ustalone i podane w układzie zbiorowym, regulaminie pracy, obwieszczeniu (np. na tablicy ogłoszeń) lub jako dokument podpisany przez pracownika i pracodawcę.

Co to jest praca w godzinach nadliczbowych?

Każda praca, która wykracza poza obowiązujący pracownika dobowy wymiar czasu pracy jest pracą wykonywaną w godzinach nadliczbowych. Jest ona dopuszczalna (zgodnie z art. 151 ust. 1 pkt 2) w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć 150 w roku kalendarzowym (zgodnie z kp), jednak jest dopuszczalne określenie w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, bądź w umowie o pracę, innej liczby godzin. Jednocześnie, w umowie o pracę z pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy, której przekroczenie oznacza wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Należy jednak pamiętać o art. 131 kp, który określa, że w tygodniu (w danym okresie rozliczeniowym) pracownik nie może pracować łącznie z godzinami nadliczbowymi więcej niż 48 godzin.

Kodeks pracy reguluje również zasady rozliczania pracy wykonywanej w porze nocnej oraz w niedzielę i święta. Ze względu na małe zastosowanie tych przepisów przez pracodawców pozarządowych, nie zostały one omówione w poradniku. Jeśli jednak okażą się potrzebne w organizacji – odsyłamy do artykułów 151 – 151 kp.

Jaki odpoczynek i przerwy przysługują pracownikowi?

W każdej dobie pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 11 nieprzerwanych godzin odpoczynku, natomiast w skali tygodnia do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku . Oznacza to, że w ciągu doby pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin (czyli jeśli pracuje na pełen etat, to może mieć nie więcej niż 5 godzin nadliczbowych dziennie).

Jeśli pracownik jest zatrudniony na co najmniej 6 godzin dziennie, przysługuje mu 15 minutowa przerwa, wliczana do czasu pracy – jeśli przychodzi zatem na 10.00 i pracuje do 16.00, w ciągu tego czasu może mieć 15 minut przerwy.

Pracodawca może również wprowadzić (w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w umowie o pracę) jedną przerwę nieprzekraczającą 60 minut, na spożycie posiłku bądź załatwienie spraw osobistych. Przerwa ta nie wlicza się do czasu pracy.

Jakie systemy i rozkłady czasu pracy określa Kodeks pracy?

Kodeks pracy przewiduje kilka możliwych systemów czasu pracy – czyli rozłożenia czasu pracy w inny sposób niż określone normy w kp, w zależności od sytuacji, charakteru pracy czy ustaleń między pracownikiem, a pracodawcą. Wybrane omówimy szerzej ze względu na ich potencjalne wykorzystanie w organizacjach.

System zadaniowego czasu pracy (art. 140 kp) polega na ustaleniu między pracodawcą, a pracownikiem, ile czasu potrzeba na wykonanie powierzonych zadań (ale z uwzględnieniem norm dobowych i tygodniowych Kodeksu pracy).

Na przykład pracownik jest zatrudniony na pół etatu do udzielania porad klientom organizacji. Z dotychczasowej praktyki wiadomo, że w ciągu ostatnich 2 tygodni miesiąca porad jest dużo więcej, niż na początku. Powoduje to, że czasem pracownik nie ma co robić, a pod koniec miesiąca nie wyrabia się z pracą. Wykorzystując zadaniowy czas pracy może on przychodzić na krócej (bądź nie przychodzić, jeśli nie ma takiej potrzeby) w okresie gdy nie ma porad, a być odpowiednio dłużej w czasie większego zapotrzebowania na jego pracę – ważne aby w okresie rozliczeniowy „zgodziła” się liczba przepracowanych godzin.

Na pisemny wniosek pracownika może zostać ustalony również indywidualny rozkład czasu pracy pracownika (art. 142 kp), w ramach obowiązującego go systemu czasu pracy.

System skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp) dopuszcza wykonanie przez pracownika pracy przez mniej niż 5 dni w tygodniu, przy dłuższym wymiarze dobowym (ale nie przekraczającym 12 godzin), w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Ten system może być zastosowany na pisemny wniosek pracownika.

Pozostałe możliwe systemy czasu pracy to:

• system równoważnego czasu pracy: dobowy wymiar czasu pracy jest wydłużony maksymalnie do 12 godzin. Dłuższe dni równoważone są niższym wymiarem w inne dni; system stosuje się np. przy dozorze urządzeń, ochronie osób lub mienia;
• praca w ruchu ciągłym: czas pracy może zostać wydłużony do 43 godzin tygodniowo w 4 tygodniowym okresie rozliczeniowym, a dobowy wymiar może być przedłużony do 12 godzin; system stosuje się np. w fabrykach;
• przerywany czas pracy: dopuszcza jedną, maksymalnie 5 godzinną przerwę w ciągu doby, której nie wlicza się do czasu pracy, ale przysługuje za nią określone przepisami wynagrodzenie;
• system pracy weekendowej: polega na tym, że praca jest świadczona w piątki, soboty, niedzielę i święta, przy wydłużonym dobowym wymiarze do 12 godzin w okresie rozliczeniowym 1 miesiąca.

Niezależnie jednak od przyjętego systemu pracy, pracownik musi mieć zapewnioną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą przynajmniej liczbie niedziel, świąt i dni wolnych od pracy w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy, przypadających w tym okresie.

Ważnym wyjątkiem jest też ograniczenie czasu pracy do maksymalnie 8 godzin na dobę (poza systemem przerywanym, zadaniowym i indywidualnym) dla:

• pracownic w ciąży;
• pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 lat (chyba, że wyrazili zgodę na dłuższy czas pracy);
• pracowników zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia.

Co to jest regulamin pracy?

Przepisy związane z regulaminem pracy znajdują się w Dziale IV, rozdziale IV kp. Zgodnie z art. 104 ust. 1 kp regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Wprowadzenie regulaminu pracy nie jest obowiązkowe, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (a zatem nie będzie to obowiązkowe w większości organizacji pozarządowych) lub gdy w zakresie organizacji i porządku obowiązują postanowienia zbiorowego układu pracy. Nie oznacza to jednak, że nie można wprowadzić regulaminu pracy, gdy jest taka wola, nawet gdy zatrudniamy 2, 5 lub 10 osób.

Regulamin pracy powinien ustalać m.in. (art. 104 ust. 1 kp):

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały itp.
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe
• porę nocną
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, wykazy prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu przygotowania zawodowego itp.
• obowiązki dotyczące BHP oraz ochrony przeciwpożarowej
• sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Regulamin pracy wchodzi w życie w ciągu 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty przez pracodawcę (wysłanie e-mailem, powieszenie na tablicy ogłoszeń itp.). Każdego nowego pracownika, przed rozpoczęciem przez niego pracy, pracodawca ma obowiązek zapoznać z treścią regulaminu.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument, który informuje kto, kiedy, gdzie i na jakich warunkach pracował. Podstawowe zapisy znajdują się w kp oraz w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwo pracy powinien otrzymać każdy pracownik, który był zatrudniony na umowę o pracę (niezależnie od jej rodzaju). Obowiązek wydania świadectwa leży po stronie pracodawcy, a jego wydanie nie może być od niczego uzależnione.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego (Poczty Polskiej) albo doręcza je w inny sposób.

Świadectwo pracy powinno zawierać następujące informacje:

• na jaki okres pracownik był zatrudniony
• na jakim stanowisku pracownik był zatrudniony, jaki rodzaj pracy wykonywał (w przypadku zmiany stanowisk w czasie pracy w świadectwie powinien się znaleźć cały wykaz od kiedy do kiedy, jakie stanowisko było zajmowane)
• w jakim trybie i okolicznościach została rozwiązana, bądź wygasła, umowa o pracę (podstawy prawne)
• niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego (m.in. wymiar czasu pracy, okresy przebywania na zwolnieniu lekarskim, informacja o wykorzystanym i niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym oraz o innych świadczeniach, okresach nieskładkowych)
• o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia pracownika (w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym)

Dodatkowo, na życzenie pracownika, w świadectwie pracy mogą się znaleźć informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia (np. o wysokości premii) oraz o uzyskanych kwalifikacjach (nowe uprawnienia, skończone kursy itp.).

Świadectwo pracy jest „twardym” dokumentem, który potwierdza fakt zatrudnienia pracownika oraz warunki tego zatrudnienia.

Pracownik może otrzymać również od pracodawcy rekomendacje (referencje). Jest to dodatkowy dokument, którego wydanie nie jest obowiązkowe. Referencje to nic innego jak opinia (najczęściej pozytywna) pracodawcy na temat pracownika i wykonywanych przez niego działań. Może zawierać informacje o najważniejszych realizowanych projektach, szczególnych osiągnięciach czy zwracać uwagę na unikalne cechy pracownika. Nie ma określonej struktury takiego dokumentu, najczęściej wydaje się go na życzenie pracownika, jednak pracodawca nie ma obowiązku wydania referencji – może odmówić.

Co to jest regulamin wynagradzania?

Kolejnym dokumentem, który pracodawca ma obowiązek stworzyć (ale tylko jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników i nie są oni objęci zakładowym układem zbiorowym pracy) jest regulamin wynagradzania (art. 77 kp). Regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania za pracę, może również zawierać informacje o innych świadczeniach związanych z pracą i zasadach ich przyznawania (np. nagrody). W regulaminie wynagradzania określa się wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych składników wynagrodzenia. Regulamin ustala pracodawca, wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Co to są akta pracownicze?

Pracodawca jest zobowiązany w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzić dokumentację oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt. 9a kp).

Akta osobowe pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika, przechowuje w nich odpisy lub kopie związane z zatrudnianiem (oryginałów można żądać tylko do wglądu lub sporządzenia odpisów).

Akta składają się z trzech części (dokładną ich zawartość określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):

A – to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty dot. kwalifikacji zawodowych pracownika, orzeczenie lekarskie, inne dokumenty dostarczone przez pracownika)

B – to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności (umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka o wyrażeniu zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, dokumenty dotyczące powierzenia mienia, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji, oświadczenia związane z wypowiedzeniem bądź zmianą warunków umowy, dokumenty związane z przyznaniem nagrody bądź wymierzeniem kary, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych i kontrolnych, wnioski pracownika dot. ustalenia indywidualnego czasu pracy, inne)

C – to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy i inne)

Dokumenty w aktach osobowych powinny w każdej części zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Oprócz tych dokumentów pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika:

• kartę ewidencji czasu pracy (ewidencja pracy w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności, praca w godzinach nadliczbowych i inne);
• imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń;
• kartę przydziału roboczej odzieży i obuwia (jeśli dotyczy).

Pracodawca przechowuje dokumentację oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Za nieprowadzenie dokumentacji i akt pracowniczych, bądź pozostawienie jej w warunkach grożących zniszczeniem bądź naruszeniem, grozi pracodawcy grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Grzywna może zostać nałożona na podstawie art. 281 kp (wykroczenia pracodawcy przeciwko prawom pracownika).

Jak tworzy się Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ) powinny utworzyć (choć mogą z tego obowiązku zrezygnować) stowarzyszenia i fundacje zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego od przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku u danego pracodawcy, obliczonej zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dn. 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. Ustawowy odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego. W 2012 r. odpis na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1093,93 zł.

W organizacjach, które w dniu 1 stycznia zatrudniały minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na ZFŚS (zmniejszać lub zwiększać go). Może też postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ustawy o ZFŚS). Natomiast w przypadku, gdy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia dotyczące wysokości odpisu lub nietworzenia ZFŚS musi zawierać regulamin wynagradzania. Postanowienia tego regulaminu dotyczące: nietworzenia funduszu, niewypłacania świadczenia urlopowego lub wysokości odpisu na ZFŚS, wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Co to jest urlop, komu i na jakich zasadach przysługuje?

Każdemu pracownikowi zgodnie z art. 152 kp przysługuje niezbywalne prawo do urlopu wypoczynkowego – płatnego, corocznego i nieprzerwanego (w dalszej części zamiennie używam „urlop” i „urlop wypoczynkowy”). Wymiar urlopu, tzn. liczbę dni, podczas których pracownik ma przysłowiowe „wolne”, określa Kodeks pracy i dokładnie reguluje, na jakich zasadach urlop może i powinien być udzielany:

pracownikowi, którego okres zatrudnienia wynosi mniej niż 10 lat przysługuje 20 dni urlopu;

pracownikowi, którego okres zatrudnienia wynosi co najmniej 10 lat przysługuje 26 dni urlopu.

Do okresu zatrudnienia (od którego zależy wymiar i prawo do urlopu) wlicza się okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców (niezależnie od przerw między nimi i sposobu ustania stosunku pracy) oraz okresy nauki. Art. 155 kp określa z tytułu ukończenia jakiej szkoły i ile lat wlicza się do okresu zatrudnienia:

• zasadniczej/równorzędnej szkoły zawodowej – czas trwania nauki, przewidziany programem, nie więcej jednak niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej – czas trwania nauki, przewidziany programem, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych/równorzędnych szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki nie sumują się – jeśli ktoś ukończył szkołę ogólnokształcącą i studia wyższe, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden, korzystniejszy okres – w tym przypadku studia wyższe czyli 8 lat.

W sytuacji, w której pracownik był zatrudniony w czasie studiów, do wyliczenia okresu zatrudnienia bierze się korzystniejszy okres (albo zatrudnienia, albo nauki).

Jak ustalić wymiar urlopu?

Przy ustalaniu ile urlopu przysługuje pracownikowi jeden miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 urlopu, przysługującego danemu pracownikowi (czyli w przypadku 20 dni – 1,6 dnia, 26 dni – 2,2 dnia). Niepełny dzień zaokrągla się w górę, ale w skali roku nie może zostać przekroczony wymiar (czyli 20 lub 26 dni).

Pierwsza praca i pierwszy urlop

Jeśli pracownik podjął pierwszą pracę, to w danym roku kalendarzowym uzyskuje prawo do urlopu po każdym przepracowanym miesiącu, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po roku.

Proporcjonalność urlopu ma zastosowanie wyłącznie w pierwszym roku pracy pracownika. Z każdym kolejnym rokiem (nawet przy zmianie pracodawcy) prawo do urlopu nabywa się na początku roku i pracownik może nawet wykorzystać ten urlop od razu.

Przy niepełnym etacie

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy (niepełne dni zaokrągla się w górę): osobie zatrudnionej na ¾ etatu, z okresem zatrudnienia dłuższym niż 10 lat przysługuje co roku ¾ z 26 dni urlopu – czyli 19,5 (po zaokrągleniu 20) dni urlopu.

Przy zmianie pracodawcy

Istotna sprawą jest również obliczanie urlopu, w przypadku zmiany pracodawcy w ciągu roku. Takie sytuacje reguluje art. 155¹ kp. Jeśli w ciągu roku pracownik zmienił pracodawcę, to u dotychczasowego pracodawcy przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do tego, co przepracował u niego (chyba, że wykorzystał urlop wcześniej). U nowego pracodawcy przysługuje mu:

• jeśli jest zatrudniony nie krócej niż do końca roku kalendarzowego – proporcjonalnie tyle, ile mu zostało do końca roku (inaczej mówiąc – musi wykorzystać resztę urlopu, która mu pozostała);
• jeśli jest zatrudniony krócej niż do końca roku kalendarzowego – proporcjonalnie tyle, ile na ten okres przypada.

Jeśli natomiast zdarzyło się, że pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy więcej urlopu niż wypadałoby z proporcjonalnych wyliczeń – u kolejnego pracodawcy ma po prostu mniej urlopu. Prawo do urlopu jest bowiem prawem przypisanym do pracownika – niezależnie gdzie pracuje.

Może też zdarzyć się, że pracownik nie wykorzysta u poprzedniego pracodawcy przysługującego mu urlopu (choć często pracownicy w okresie wypowiedzenia idą na urlop) i pracuje do ostatniego dnia wypowiedzenia. Wtedy „stary” pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za ten urlop (reguluje to Rozporządzenie MPiPS z dn. 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

Jak udzielić urlopu?

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy w wymiarze godzinowym, przy założeniu, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Pracodawca (zgodnie z art. 161 kp) ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – nie może mu zabronić wykorzystać urlopu. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale przynajmniej jedna część wypoczynku w roku powinna trwać minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych (2 tygodnie).

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca ustala plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy i podaje go do wiadomości pracowników. Opracowanie planu urlopów nie jest jednak obowiązkowe. Pracodawca może ustalić termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem – nie mniej jednak musi on uwzględniać wnioski innych pracowników oraz zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji.

Zaplanowany termin urlopu może zostać przesunięty zarówno na wniosek pracownika (powinien to umotywować ważnymi przyczynami) jak i pracodawcy (jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby zakłócenia toku pracy). Kodeks pracy dopuszcza również odwołanie pracownika z urlopu. Pracodawca może to zrobić, gdy pojawiły się okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu i wymagają obecności pracownika. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z odwołaniem pracownika z urlopu (np. jeśli pracownik przebywa za granicą i zostanie wezwany wtedy pracodawca musi pokryć mu koszty przelotu, rezygnacji z pobytu w hotelu itp.). Z tego też powodu odwoływanie pracowników z urlopu zdarza się rzadko i raczej dotyczy kadr zarządzających dużych przedsiębiorstw.

Jeśli zdarzy się, że pracownik nie wykorzysta do końca roku przysługującego mu urlopu, wtedy pracodawca ma obowiązek udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 kp).

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Co to jest urlop na żądanie?

W ciągu roku kalendarzowego, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi na jego żądanie i we wskazanym przez niego terminie nie więcej niż 4 dni urlopu. Pracownik chęć wzięcia urlopu może zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Taki urlop nie musi być uwzględniony w planie urlopów i uzgodniony z pracodawcą. Jest on przewidziany na nagłe wydarzenia w życiu pracownika, które uniemożliwiają podjęcie pracy danego dnia.

Co to jest urlop bezpłatny?

Pracownik może wystąpić również na piśmie o udzielenie urlopu bezpłatnego (np. wybiera się na 2 miesiące za granicę, aby odwiedzić dawno nie widzianą rodzinę). Pracodawca może udzielić takiego urlopu. Jednak jeśli jest on dłuższy niż 3 miesiące, wtedy można określić, w jakim przypadku pracownik może zostać z niego odwołany. Należy pamiętać o tym, że urlop bezpłatny nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Urlop bezpłatny może zostać udzielony również (za zgodą pracownika) w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. W takiej sytuacji musi zostać zawarte porozumienie między pracodawcami, a okres urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.