Używasz nowego ngo.pl Widzisz błąd lub chcesz się podzielić z nami swoją opinią? Pisz na adres redakcja@portal.ngo.pl

Okres przechowywania dokumentów w NGO. RODO i inne przepisy

Każda organizacja pozarządowa ma dokumenty zawierające dane osobowe. RODO nakłada szereg obowiązków związanych z ochroną danych osobowych, m.in. pojawia się wymóg ograniczenia czasowego przetwarzania danych. Przez jaki czas NGO jest zobowiązane do przechowywania dokumentów?

1

RODO zaleca możliwie jak najkrótsze przechowywanie danych osobowych

Ograniczenie czasowe przetwarzania (a więc i przechowywania) danych osobowych to jedna z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych wymieniona m.in. w art. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wskazuje okresu, przez jaki dane można przetwarzać, a tym samym nie wskazuje po jakim czasie dane te należy zniszczyć. Okres przechowywania danych osobowych ma wynikać z celu, dla jakiego te dane są przetwarzane. Cel ten może wynikać wprost z przepisów prawa, ale nie zawsze tak jest. Tak jak są różne cele przetwarzania danych, tak będą też różne okresy ich przechowywania. Niekiedy do jednej kategorii danych (np. z umów-zleceń) w różnych aktach prawnych widnieją różne wymogi dotyczące przechowywania danych – wtedy należy przechowywać dane przez ten najdłuższy okres.

Jak długo muszą być przechowywane poszczególne kategorie dokumentów związane z prowadzeniem fundacji czy stowarzyszenia (umowy-zlecenia, umowy wolontariackie, sprawozdania finansowe, listy władz, dokumentacja przeprowadzonych zadań związanych z celami statutowymi, dane darczyńców itd.). W jakim zakresie dotyczy to również dokumentacji w formie elektronicznej?

Przyjrzyjmy się wybranym kategoriom danych osobowych.

2

Dokumenty związane z realizacją projektu, na który NGO otrzymało dotację

Wiele organizacji pozarządowych otrzymuje dotacje na swoje działania (projekty). W takim przypadku pomiędzy NGO a grantodawcą zawierana jest umowa. To w tej umowie należy szukać informacji, jak długo organizacja jest zobowiązana do przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu.

W umowie może być zapisane wprost zobowiązanie do przechowywania dokumentów przez określony czas.

Zobowiązanie to może także wynikać z okresu, w jakim grantodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę realizowanych działań. Przez ten czas należy przechowywać dokumenty księgowe: umowy (o pracę, zleceń, o dzieło), faktury, rachunki, delegacje, ale też np. umów wolontariackie czy listy obecności.

3

Dokumenty podatkowo-rachunkowe

Każda organizacja pozarządowa podlega obowiązkowi rozliczania się z urzędem skarbowym. W związku z tym trzeba się liczyć z możliwością przeprowadzenia kontroli skarbowej. Takiej kontroli mogą podlegać zarówno dokumenty bezpośrednio związane z podatkami, jak i z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Ordynacja Podatkowa oraz ustawa o rachunkowości zobowiązują do przechowywania dokumentów przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą. Wobec tego np. deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe oraz dowody księgowe (umowy, rachunki, faktury, ale też przelewy czy umowy darowizny) muszą być przez ten czas przechowywane.

Wyjątkiem są sprawozdania finansowe – te powinny być przechowywane trwale (nawet po zakończeniu działalności organizacji) i nie powinny być niszczone.

4

Dokumenty dotyczące osób zatrudnionych

Najczęstszą formą zatrudnienia, także w NGO, są umowy o pracę, umowy-zlecenia i umowy o dzieło.

Rodzaj zawartej umowy determinuje obowiązek (lub brak obowiązku) odprowadzania określonych „danin” na rzecz państwa – składek do ZUS-u, zdrowotnych, podatków. A od rodzaju odprowadzanych składek i podatków zależy obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

  • Dokumentacja związana z opłacaniem składek emerytalno-rentowych powinna być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Składki emerytalno-rentowe zawsze są odprowadzane w przypadku zawarcia umowy o pracę, ale często jest też obowiązek odprowadzania tych składek w przypadku umowy-zlecenia.

Od 1 stycznia 2019 r. przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji związanej z ustalaniem emerytur i rent ulegną.

  • Dokumentacja związana z opłacaniem pozostałych składek (np. zdrowotnych, chorobowych, wypadkowych) i podatków powinna być przechowywana przez okres 5 lat (co do zasady licząc od końca roku kalendarzowego, w którym składki powinny zostać opłacone). Termin ten wynika zarówno z Ordynacji podatkowej (ze względu na okres po jakim przedawniają się roszczenia podatkowe), ustawy o księgach rachunkowych (są to dowody księgowe) oraz z ustawy o Systemie ubezpieczeń społecznych (określa termin przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne).
5

Porozumienia z wolontariuszami

  • Czasem porozumienia (umowy) z wolontariuszami mogą stanowić np. dokumentację projektową, którą należy przechowywać przez okres wymagany umową z grantodawcą.
  • Czasem mogą stanowić dokumenty księgowo-podatkowe (służą wykazaniu, że określone wydatki były prawidłowe np. w przypadku pokrycia kosztów niezbędnych szkoleń czy ubezpieczenia wolontariuszy).

Jeśli jednak nie ma zewnętrznego wymogu przechowywania dokumentów, to tym bardziej NGO powinna przemyśleć, do jakich celów te dokumenty te są jej potrzebne, czemu mogą służyć, a co za tym idzie – ile czasu należy je trzymać. Za przykład mogą posłużyć poniższe sytuacje i rozwiązania.

  • umowy z wolontariuszami można zniszczyć lub zanonimizować po rozwiązaniu umowy.
  • można zadecydować, że tego typu dokumenty będą przechowywane przez jakiś określony czas – bo np. z doświadczenia wiadomo, że byli wolontariusze potrafią zjawiać się po zaświadczenia o odbyciu wolontariatu przez jakiś czas po jego zakończeniu (NGO decyduje, że umowy przechowuje przez określony czas i informuje o tym wolontariuszy).
  • można sobie wyobrazić sytuację, że z tytułu zawieranych umów w grę może wchodzić odpowiedzialność odszkodowawcza (może jej dochodzić zarówno NGO od wolontariusza jak i na odwrót) - wtedy dokumenty powinny być przechowywana przez okres przedawnienia roszczeń o odszkodowanie.
6

Listy obecności na zebraniach, uchwały o wyborze władz, uchwały władz

W takich dokumentach jak uchwały władz znajdują się też dane osobowe (dane osób wchodzących do władz). Jednak uchwały władz należy raczej oceniać w kategorii dokumentowania prawidłowości działania organizacji pozarządowej. Wobec czego nie da się prosto odpowiedzieć, jak długo uchwały władz należy przechowywać.

Za każdym razem należy indywidualnie oceniać dokumenty. Po pierwsze nawet uchwały sprzed wielu lat mogą być jeszcze obowiązujące i są wciąż aktualną podstawą działania (np. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czy prowadzenia działalności odpłatnej pożytku publicznego). Z drugiej strony, nawet jak nie są obowiązujące, to mogą stanowić dowód na prawidłowość działań w poprzednim czasie, który może jeszcze podlegać kontroli (np. podatkowej).

Z jeszcze innej strony organizacja pozarządowa ma prawo decydować, które dokumenty są istotne dla dokumentowania działań statutowych (historycznych). Co absolutnie nie znaczy, że wszystkie dokumenty trzeba trzymać – tylko tyle, że za każdym razem należy to indywidualnie ocenić.

7

Kluczem jest odpowiedź na pytanie: dlaczego zbieram dane? 

Czas przetwarzania danych osobowych powinien być ograniczony, co oznacza, że dane nie powinny być przetwarzane „w nieskończoność”.

NGO ma obowiązek poinformować osoby, których dane przetwarza, o tym przez jaki okres dane będą przetwarzane (lub o kryteriach ustalenia tego okresu). Taka informacja powinna znaleźć się w klauzuli informacyjnej.

Okres przetwarzania danych należy określić indywidualnie dla poszczególnych kategorii danych. Może on wynikać:

  • z przepisów prawa,
  • z umów zawartych przez NGO, ale też
  • organizacja pozarządowa ma prawo taki okres ustalić samodzielnie – z tym, że zawsze okres ten powinien być zbieżny z celem przetwarzania danych.

To oznacza, że kluczową sprawą jest umiejętność odpowiedzenia sobie na pytanie – dlaczego dane są zbierane? Czy jest to wymóg prawa (jaki?), czy jest to decyzja NGO (z czego wynika, po co zbiera dane, do czego mają służyć)?

NGO samodzielnie określa czas przetwarzania danych zwłaszcza wtedy, gdy dane przetwarza na podstawie swojego uzasadnionego interesu prawnego (musi ten interes dookreślić) oraz wtedy gdy podstawą prawną zbierania danych jest zgoda.

Należy też pamiętać o obowiązku usunięcia danych – jeśli zachodzą ku temu przesłanki.

Podstawy prawne

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę tj. z dnia 7 kwietnia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 847)

Art. 8c.

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych tj. z dnia 14 czerwca 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1270)

Art. 125a ust. 4.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Od 1 stycznia 2019 r. zapis będzie brzmiał:

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a.

4a. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  1. ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
  2. został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

4b. Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego, o którym mowa w ust. 4a, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres, o którym mowa w ust. 4.

Ordynacja podatkowa tj. z dnia 23 marca 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 800)

Art. 70.

§ 1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Art. 86.

§ 1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

§ 2. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Ustawa o rachunkowości tj. z dnia 30 stycznia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 395)

Art. 74.

  1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
  2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe - 5 lat; 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych tj. z dnia 15 września 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm)

Art. 24 ust. 4. Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne, z zastrzeżeniem ust. 5-6.

Art. 36 ust. 8. W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Art. 47 ust. 3c. Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1)

Art. 5.

Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych.

ustęp 1. Dane osobowe muszą być:

(…)

e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);

(…)

Art. 13.

Informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą.

(…)

ustęp 2. Poza informacjami, o których mowa w ust. 1, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:

a) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

(…)

Motyw 39

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. (…) Dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum. Dane osobowe powinny być przetwarzane tylko w przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe.

(…)

Więcej z tego działu
Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.