Poradnik - ngo.pl

Podróż służbowa to wyjazd związany tematycznie z charakterem wykonywanej pracy do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy (czyli miejsce wykonywania pracy przez zatrudnionego wpisane do umowy o pracę jako miejsce świadczenia pracy).

W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło, członka stowarzyszenia, wolontariusza.

Zasady, na jakich zatrudniony jest delegowany w podróż służbową zależą od sytuacji, w której się znajduje.

1. W przypadku umów zlecenie lub o dzieło należy zawrzeć w nich zapisy o ponoszeniu kosztów podróży przez zatrudniającego.

2. W przypadku zatrudnienia osób prowadzących działalność gospodarczą najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsza umowa między pracodawcą a taką osobą, na łączne rozliczenie tego typu kosztów wraz z pozostałą częścią wynagrodzenia na jednej fakturze (rachunku). Bezpośrednie koszty podróży są rozliczane w ramach działalności gospodarczej zatrudnionego.

3. Jeśli organizacja chciałaby wysłać w podróż służbową osobę z nią niezwiązaną umowami lub członkostwem (wolontariusza) to najlepiej jest podpisać z taką osobą umowę wolontariacką.

Jeśli organizacja chciałaby wysłać w podróż służbową osobę z nią niezwiązaną umowami lub członkostwem to najlepiej jest podpisać z taką osobą umowę wolontariacką – rozliczenie podróży w takim przypadku odbędzie się na zasadach dotyczących pracowników.

Oddelegowanie zatrudnionego najlepiej udokumentować poprzez wypełnienie formularza polecenia wyjazdu służbowego. Dokument ten wypełniany jest przez pracodawcę a podpisywany jest przez obie strony. W dokumencie tym określona jest też wysokość ewentualnej zaliczki, którą pracownik może dostać na pokrycie kosztów podróży.

Każda organizacja może w inny sposób ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej swoim pracownikom. Ogólnie większość stowarzyszeń i fundacji stosuje regulacje przygotowane dla sfery państwowej lub samorządowej, czyli stosuje się do zapisów:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
• zobacz też (ostania zmiana) rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Najczęściej wynika to z faktu, że na rozporządzenia te powołują się grantodawcy, którzy dopuszczają możliwość finansowania tego typu kosztów w ramach finansowanych przez nich projektów.

Jeśli stowarzyszenie lub fundacja zdecyduje się na ustalanie swoich zasad zwrotu kosztów podróży (czyli innych niż w rozporządzeniu), to zgonie z Kodeksem pracy (art. 77(5) par.5) musi to określić pisemnie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę. W przypadku wolontariusza w można to określić w porozumieniu w wolontariuszem. 
W zasadach tych należy pamiętać, że:

• diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej (czyli wynikającej z wymienionego rozporządzenia),
• jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę będzie wyższa niż wynikałaby z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkami na ubezpieczenie społeczne.

W sytuacji, gdy organizacja nie ustali wewnętrznych zasad automatycznie jest zobowiązana do przestrzegania zasad określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Najczęściej organizacje decydują się na stosowanie rozporządzeń nie tylko dlatego, że oszczędza im to konieczności tworzenia nowego dokumentu, ale również ze względu na fakt, że najczęściej jest to akt prawny honorowany przez sponsorów.

Jeżeli organizacja nie ustala zasad rozliczania kosztów podróży służbowych innych niż w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej, koszty podróży należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia.

Pracownik powinien wiedzieć, że to on ma obowiązek zbierania wszystkich biletów i rachunków dotyczących podróży oraz dokładnych informacji o godzinach odjazdów z jednego miasta i dojazdu do innego. To pracownik powinien wypełnić stosowny druk rozliczenia podróży służbowej. W druku tym najlepiej, żeby znalazły się następujące informacje:

• kto podróż odbywa i jego funkcja w organizacji;
• daty podróży służbowej (wraz ze szczegółową informacją o godzinach wyjazdu i przyjazdu);
• cel podróży służbowej;
• miejsce docelowe podróży służbowej;
• w przypadku gdy pracownik wyjeżdża na konferencję lub szkolenie informacje o świadczeniach zapewnianych przez organizatorów (np. o obiedzie, noclegu itp.);
• wysokość wypłaconej zaliczki;
• podpisy osoby delegowanej i osoby delegującej.

Koszty podróży, które mogą zostać poniesione i zwrócone/rozliczone to przede wszystkim: koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, diet czyli wyżywienia w czasie podróży oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłaty konferencyjne związane z podróżą służbową.

Podstawą rozliczenia jest dokument dwustronny: organizacja – delegowany (np. RKP). Załącznikiem do niego są dowody potwierdzające wysokość poszczególnych kosztów podróży służbowej, np. bilety, faktury. Mogą być one wystawione zarówno na organizację, jak i na osobę, która podróż odbywała. Środek lokomocji określany jest przez pracodawcę. Do dokumentów potwierdzających podróż służbową zalicza się zazwyczaj:

• bilety, paragony (PKP, autobusowe, lotnicze i inne);
• faktury za nocleg;
• opłaty konferencyjne.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu – z przepisów nie wynika więc konieczność przedstawiania jako dowodu poniesionego wydatku biletu, jednak jest on najlepszym i jednoznacznym określeniem kosztu przejazdu delegowanej osoby.

Bilety za przejazdy

Podstawą rozliczenia kosztów biletów nie są opłacone faktury (nie ma konieczności przedstawiania faktur za bilety PKP, autobusowe, lotnicze czy inne), ale bilety, dokumentujące, że podróż rzeczywiście się odbyła.

Przy podróży komunikacją publiczną (np. pociągiem)  zgodnie z rozporządzeniami pracownik ma prawo do zwrotu kosztów podróży danym środkiem lokomocji uzgodnionym z pracodawcą (np. pociągi Kolei Mazowieckich) . W przypadku biletów lotniczych są to tzw. boarding pass/card (czyli karta pokładowa wręczana każdemu pasażerowi podczas odprawy).

Rozporządzenia regulujące rozliczanie podróży służbowych nie określają limitów kwot przeznaczonych na transport.

Podróż samochodem służbowym organizacji

Jeśli organizacja posiada samochód rozliczenie może nastąpić na podstawie faktur za benzynę. Wówczas rozliczana jest całość kosztów utrzymania samochodu dla potwierdzenia zasadności kosztów utrzymania samochodu prowadzona jest ewidencja przejazdów samochodu.

Podróż prywatnym samochodem

W przypadku, gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach.

Noclegi

Koszty noclegów zwraca się na podstawie faktur z hoteli lub za pomocą ryczałtu określonego w rozporządzeniach lub w regulacjach wewnętrznych organizacji. W przypadku noclegów krajowych jest to kwota 67,50 zł (150% diety dziennej).

W przypadku noclegów zagranicznych obowiązują limity za noclegi różne w zależności od kraju podróży.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

W przypadku, gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów, które przedstawiamy poniżej. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach.

Rozliczenie odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu a kwota zwrotu kosztów podróży wyliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki lub na podstawie innych zasad przyjętych w organizacji (o ile przyjęto stosowną uchwałę o takim sposobie zwracania kosztów).

Jak dokumentujemy wyjazd

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
• opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
• stawkę za jeden kilometr przebiegu;
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W przeciwnym razie koszt nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.

Jak wyliczamy kwotę zwrotu na podstawie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)

Wówczas zwrot kosztów odbywa się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona stawka.

Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej, 
od 17.01.2023 roku:

• samochód o poj. do 900 cm3 – 0,89 zł/km;
• samochód o poj. pow. 900 cm3 – 1,15 zł/km;
• motocykl – 0,69 zł/km;
• motorower – 0,42 zł/km.

Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej,
od 14.11.2007 do 16.01.2023 roku:

• samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
• samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;
• motocykl – 0,2302 zł/km;
• motorower – 0,1382 zł/km.

Ilość przejechanych kilometrów zatrudniony podaje pracodawcy na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudno zrobić można skorzystać ze stron internetowych wyznaczających trasy i obliczających ilość kilometrów między miejscowościami.

Organizacja może przyjąć inne sposoby wyliczenia zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym. Może się to odbywać np. na podstawie kosztów paliwa, ceny przejazdu komunikacją publiczną, innej kwoty stawki za kilometr. Tak jak w przypadku wszystkich zasad podróży służbowej, zgonie z Kodeksem pracy (art. 77(5) par.5) musi to być określone pisemnie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę. W przypadku wolontariusza w porozumieniu w wolontariuszem. 
Ważne by z przyjętego sposobu wyliczenia kosztów przejazdy nie wynikała wyższa kwota niż z tzw. kilometrówki.

Przekroczenie tych kwot powoduje, że nadwyżka nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych a dla delegowanego będzie to przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych.