Delegacja krajowa

Dokument rozliczający podróż służbową powinien zawierać wszystkie dane określające cel i koszty dotyczące danej podróży, a po jej zakończeniu powinien być zaakceptowany przez osobę upoważnioną.

Należy pamiętać, że podróż w nocy (z założeniem niemożności wyspania się w nocy): do 8 godzin po zakończeniu podróży przysługuje wolny dzień na odespanie.

Jeśli zwrot kosztów podróży dotyczy przejazdów samochodem osobowym rozliczenie takie powinno zawierać.

Ewidencję przebiegu pojazdu, w której muszą znaleźć się co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W przeciwnym razie nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.

Wzór polecenia wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży - kliknij tutaj, aby przejść do wzoru.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży od 1.03.2013 wynosi 30 zł (do 28.02.2013 wynosiła 23 zł) za dobę podróży.

UWAGA! Doba jest liczona w ciągu 24 godzin, liczonych od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Wysokość diet krajowych (od 1.03.2013)
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli aktualnie: 15,00 zł;
• powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta: 30,00 zł.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety 15,00;
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 30 zł.

Jeśli podróż trwałaby kilka dni to według tej zasady należy wyliczać każdą kolejno zaczynającą się dobę.

Kiedy dieta nie przysługuje i nie powinna być zwrócona:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego zatrudnionego;
• gdy osoba przebywająca w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
• jeżeli delegowanemu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie w czasie podróży służbowej.

Kwotę diety, zmniejsza się o zapewnionewnione bezpłatne wyżywienie, każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25% diety;
• obiad – 50% diety;
• kolacja – 25% diety.

Nocleg i inne koszty (wysokości obowiązujące od 1.03.2013):

• ryczałt za nocleg wynosi: 45,00 zł (150% diety dobowej);
• zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów, bądź w wysokosci 20% diety dobowej: 6,00 zł.

Maksymalne stawki za użytkowanie własnych środków transportu do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):

• samochód o poj. do 900 cm³: 0,5214 zł/km;
• samochód o poj. pow. 900 cm³: 0,8358 zł/km;
• motocykl: 0,2302 zł/km;
• motorower: 0,1382 zł/km.

Podstawa prawna:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r.w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej