Nie znalazłeś/-łaś w poradnik.ngo.pl odpowiedzi na swoje pytanie? Napisz info@ngo.pl, zadzwoń 22 828 91 21, pon.-pt. g. 9-13
Menu Na skróty
Pomogliśmy?
Pomóż nam pomagać dalej Wspieraj NGO.PL
Dzięki Twojej darowiźnie powstaną nowe artykuły, porady i specjalistyczne opracowania, dostępne bezpłatnie dla wszystkich organizacji.
Przydatne informacje na temat podróży służbowych po kraju osób związanych z organizacjami pozarządowymi.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Dokument rozliczający podróż służbową powinien zawierać wszystkie dane określające cel i koszty dotyczące danej podróży, a po jej zakończeniu powinien być zaakceptowany przez osobę upoważnioną.
Należy pamiętać, że podróż w nocy (z założeniem niemożności wyspania się w nocy): do 8 godzin po zakończeniu podróży przysługuje wolny dzień na odespanie.
Jeśli zwrot kosztów podróży dotyczy przejazdów samochodem nie będącym własnością organizacji, to rozliczenie takie powinno zawierać.
Ewidencję przebiegu pojazdu, w której muszą znaleźć się co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Maksymalne stawki za użytkowanie własnych środków transportu do celów podróży służbowej (od 14.11.2007, w lipcu 2022 nadal obowiązują):
- samochód o poj. do 900 cm3: 0,5214 zł/km;
- samochód o poj. pow. 900 cm3: 0,8358 zł/km;
- motocykl: 0,2302 zł/km;
- motorower: 0,1382 zł/km.
Organizacja musi rozliczać podróż samochodem prywatnym na postawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz kwota zwrotu nie może przekraczać tej wynikającej z maksymalnych stawek za kilometr, w przeciwnym razie zwrot taki nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych a u odbywającego podróż nie będzie zwolniony z podatku dochodowego osób fizycznych i składek ZUS.
Wzór polecenia wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży - kliknij tutaj, aby przejść do wzoru.
Jak obliczyć wysokość diety krajowej?
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży od 28.07.2022 wynosi 38 zł (do 27.07.2022 wynosiła 30 zł) za dobę podróży.
UWAGA! Doba jest liczona w ciągu 24 godzin, liczonych od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.
Wysokość diet krajowych (od 27.07.2022)
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli aktualnie: 19,00 zł;
- powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta: 38,00 zł.
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety 19,00;
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 38 zł.
Przykład
Koordynatorka projektu „Mazowsze to lubię” Fundacji X z siedzibą w Warszawie odbyła podróż służbową na konferencję w Krakowie. Z Warszawy wyjechała pociągiem o 7.00 i wróciła tego samego dnia pociągiem, który przyjechał do Warszawy o godzinie 17.00. Jej podróż służbowa trwała 10 godzin, w związku z tym przysługuje jej dieta w wysokości 19,00 zł. Gdyby wracała do Warszawy pociągiem, który dojeżdżałby do tego miasta po godzinie 19.00 (czyli po ponad 12 godzinach) otrzymałaby dietę 39 zł. Zaś w sytuacji, gdy wracałaby następnego dnia należałoby doliczać kolejne diety i tak: jeśli wróciłaby przed 8.00 dieta wynosiłaby 19,00 zł a po 8.00 już 38,00 zł.
Jeśli podróż trwałaby kilka dni to według tej zasady należy wyliczać każdą kolejno zaczynającą się dobę.
Kiedy dieta nie przysługuje i nie powinna być zwrócona:
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego zatrudnionego;
- gdy osoba przebywająca w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
- jeżeli delegowanemu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie w czasie podróży służbowej.
Kwotę diety, zmniejsza się o zapewnionewnione bezpłatne wyżywienie, każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Nocleg i koszty przejazdów miejscowych (wysokości obowiązujące od 28.07.2022):
- ryczałt za nocleg wynosi: 57,00 zł (150% diety dobowej);
- ryczałt za dojazdy komunikacją miejscową: 7,60 zł (20% diety dobowej)
Zwykle rozliczenie kosztów za nocleg odbywa się na podstawie rachunku albo faktury za nocleg osoby delegowanej. Ryczałt za nocleg stosowany jest gdy nie ma takiego dokumentu.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przysługuje a każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej. Wyjątkiem jest sytuacja gdy pracodawca wyraził zgodę na pokrycie kosztów takich dojazdów, na podstawie wydatków udokumentowanych np. biletami, czy rachunkami.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
oraz
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Prawo i obowiązki
Prawo i obowiązki