Od 20 lat portal ngo.pl bezpłatnie pomaga organizacjom pozarządowym. Pomóż nam pomagać dalej. Wspieraj NGO w PL
Przydatne informacje na temat podróży służbowych po kraju osób związanych z organizacjami pozarządowymi.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Dokument rozliczający podróż służbową powinien zawierać wszystkie dane określające cel i koszty dotyczące danej podróży, a po jej zakończeniu powinien być zaakceptowany przez osobę upoważnioną.
Należy pamiętać, że podróż w nocy (z założeniem niemożności wyspania się w nocy): do 8 godzin po zakończeniu podróży przysługuje wolny dzień na odespanie.
Jeśli zwrot kosztów podróży dotyczy przejazdów samochodem nie będącym własnością organizacji, to rozliczenie takie powinno zawierać.
Ewidencję przebiegu pojazdu, w której muszą znaleźć się co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Maksymalne stawki za użytkowanie własnych środków transportu do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):
- samochód o poj. do 900 cm3: 0,5214 zł/km;
- samochód o poj. pow. 900 cm3: 0,8358 zł/km;
- motocykl: 0,2302 zł/km;
- motorower: 0,1382 zł/km.
Organizacja musi rozliczać podróż samochodem prywatnym na postawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz kwota zwrotu nie może przekraczać tej wynikającej z maksymalnych stawek za kilometr, w przeciwnym razie zwrot taki nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych a u odbywającego podróż nie będzie zwolniony z podatku dochodowego osób fizycznych i składek ZUS.
Wzór polecenia wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży - kliknij tutaj, aby przejść do wzoru.
Jak obliczyć wysokość diety krajowej?
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży od 1.03.2013 wynosi 30 zł (do 28.02.2013 wynosiła 23 zł) za dobę podróży.
UWAGA! Doba jest liczona w ciągu 24 godzin, liczonych od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.
Wysokość diet krajowych (od 1.03.2013)
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli aktualnie: 15,00 zł;
- powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta: 30,00 zł.
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety 15,00;
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 30 zł.
Przykład
Koordynatorka projektu „Mazowsze to lubię” Fundacji X z siedzibą w Warszawie odbyła podróż służbową na konferencję w Krakowie. Z Warszawy wyjechała pociągiem o 7.00 i wróciła tego samego dnia pociągiem, który przyjechał do Warszawy o godzinie 17.00. Jej podróż służbowa trwała 10 godzin, w związku z tym przysługuje jej dieta w wysokości 15,00 zł. Gdyby wracała do Warszawy pociągiem, który dojeżdżałby do tego miasta po godzinie 19.00 (czyli po ponad 12 godzinach) otrzymałaby dietę 30 zł. Zaś w sytuacji, gdy wracałaby następnego dnia należałoby doliczać kolejne diety i tak: jeśli wróciłaby przed 8.00 dieta wynosiłaby 15,00 zł a po 8.00 już 30,00 zł.
Jeśli podróż trwałaby kilka dni to według tej zasady należy wyliczać każdą kolejno zaczynającą się dobę.
Kiedy dieta nie przysługuje i nie powinna być zwrócona:
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego zatrudnionego;
- gdy osoba przebywająca w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
- jeżeli delegowanemu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie w czasie podróży służbowej.
Kwotę diety, zmniejsza się o zapewnionewnione bezpłatne wyżywienie, każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Nocleg i inne koszty (wysokości obowiązujące od 1.03.2013):
- ryczałt za nocleg wynosi: 45,00 zł (150% diety dobowej);
- zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów, bądź w wysokosci 20% diety dobowej: 6,00 zł.
Podstawa prawna:
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r.w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej