Przejdź do treści głównej

Władze stowarzyszenia

Najważniejsze władze stowarzyszenia to walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna. Sprawdź co musisz o nich wiedzieć.

Walne zebranie członków

W każdym stowarzyszeniu muszą zostać wyodrębnione trzy organy statutowe: walne zebranie członków, zarząd oraz organ kontroli wewnętrznej, najczęściej nazywany komisją rewizyjną. Wymaga tego ustawa Prawo o stowarzyszeniach. Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. Może ono podejmować decyzje we wszystkich sprawach dotyczących organizacji.
Prawo o stowarzyszeniach nie zawiera żadnych wskazówek ani wymagań mówiących, jak często powinny się spotykać poszczególne władze stowarzyszenia, jaki jest tryb zwoływania spotkań i jakie decyzje leżą w ich kompetencjach. O tym wszystkim decydują zapisy statutu, który stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie organizacji. W niektórych stowarzyszeniach istnieją ponadto szczegółowe regulaminy poszczególnych władz i ich posiedzeń (np. regulamin walnego zebrania członków, regulamin zarządu czy komisji rewizyjnej). Jeśli na przykład w statucie lub regulaminie zostanie przewidziana możliwość obrad przy użyciu nowych technologii (np. spotkanie na skypie, telekonferencja), to decyzje podjęte w takiej formie będą w pełni zgodne z prawem.
Wszystkie spotkania władz organizacji muszą być zwoływane i prowadzone zgodnie ze statutem lub regulaminami. Dotyczy to kwestii związanych z obecnością członków, sposobem ich powiadamiania, sposobem podejmowania decyzji i dokumentowania posiedzeń. Ze spotkań każdy z organów stowarzyszenia powinien sporządzić sprawozdanie, listę obecności oraz ewentualne uchwały.
 
Zwykle walne zebranie członków (czasem zwane walnym zgromadzeniem członków albo zebraniem delegatów – w stowarzyszeniach z dużą liczbą członków i, często, z oddziałami terenowymi) najczęściej jest zwoływane raz w roku, co wynika z konieczności zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego organizacji. Można jednak zatwierdzanie sprawozdań pozostawić do kompetencji innej władzy, np. komisji rewizyjnej. Wówczas walne zebranie musi zostać zwołane na koniec kadencji władz, np. raz na 3 lata. Jeśli jednak walne zebranie nie jest zwoływane w terminie przewidzianym w statucie, może to spowodować interwencję organu nadzoru. W skrajnych wypadkach może się to skończyć postępowaniem o rozwiązanie stowarzyszenia lub zawieszeniem zarządu w czynnościach przez sąd.
Wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia i uwzględniać: częstotliwości zebrań, organ zobowiązany do ich zwoływania, sposób powiadamiania członków, podmioty uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków oraz ewentualne konsekwencje wynikające z niedopełnienia obowiązków w którymś z powyższych zakresów.
 
PRZYKŁAD:
Zwyczajne walne zebrania zwołuje zarząd raz w roku, jako sprawozdawcze, i co pięć lat, jako sprawozdawczo-wyborcze, zawiadamiając członków o terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 14 dni przed datą walnego zebrania. Jeśli na zebraniu nie ma wymaganego kworum, zwołuje się zebranie w drugim terminie nie później niż w ciągu miesiąca od dnia zwołania walnego zebrania członków.
 
W niektórych dużych stowarzyszeniach lub związkach stowarzyszeń szczegóły zwoływania, prowadzenia, dokumentowania walnego zebrania członków precyzuje jego regulamin. To dodatkowy dokument, a jego uchwalenie należy do kompetencji walnego zebrania. Nie zgłasza się go do Krajowego Rejestru Sądowego.
 
PRZYKŁAD:
4. Walne Zebranie obraduje wg uchwalonego przez siebie regulaminu obrad.
5. Nadzwyczajne Walne Zebranie zwołuje Zarząd:
a. z własnej inicjatywy,
b. na żądanie członków Komisji Rewizyjnej,
c. na pisemny wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczby członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
6. Nadzwyczajne Walne Zebranie powinno zostać zwołane przed upływem 21 dni od daty zgłoszenia wniosku lub żądania i obradować nad sprawami, dla których zostało zwołane.
 
Członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z  regułami zapisanymi w statucie. W podanym przykładzie termin na powiadomienie członków o zwyczajnym walnym zebraniu to 14 dni. W statucie nie ma informacji, w jaki sposób członkowie są zawiadamiani, jednak w dalszej części dokumentu dowiadujemy się o istnieniu regulaminu walnego zebrania członków. To zapewne w nim będzie podany sposób powiadamiania. Zwykle odbywa się to za pomocą poczty elektronicznej, niekiedy SMS-ów czy rozmów telefonicznych. Coraz rzadziej organizacje korzystają z tradycyjnej poczty, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
W statucie lub regulaminie nie musi zostać opisana pełna procedura zawiadamiania członków. Musi jednak być jasna i akceptowalna dla wszystkich członków. Pamiętajmy, stowarzyszenie jest samorządne i samo wyznacza sobie swoje procedury, sposób postępowania w danej sytuacji. Zatem, jeśli w jednym stowarzyszeniu członkowie wolą maile, a w innym – SMS-y, ich zarządy jako organy zwołujące walne zebranie powinny się do tego dostosować. Ważne, by te zasady były przestrzegane przez wszystkich.
Warto stosować przy wysyłaniu zawiadomień takie rozwiązanie, jak potwierdzenie odbioru zawiadomienia (czy to w wersji mailowej, SMS-owej czy tradycyjnej). Dla celów dowodowych dobrze jest przechowywać w dokumentacji stowarzyszenia potwierdzenia  skutecznych powiadomień o walnym zebraniu członków.
W podanym przykładzie nadzwyczajne walne zebranie członków jest zwoływanie w terminie nie późniejszym niż 21 dni spotyka się ono i obraduje tylko w sprawach, dla których zostało zwołane. Może to być np. zmiana statutu stowarzyszenia. W takim przypadku dobrą praktykę stanowi przesłanie wraz z terminem i porządkiem obrad proponowanych zmian w statucie.
 
Pełnomocnictwo na walnym
W walnym zebraniu członków uczestniczą członkowie stowarzyszenia lub – jeśli statut tego nie zabrania – ich pełnomocnicy. Prawo do uczestnictwa i głosowania poprzez pełnomocnika wywodzimy z art. 95 Kodeksu cywilnego, ponieważ Prawo o stowarzyszeniach nie wprowadza w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji. Dopuszczalne jest reprezentowanie przez jednego pełnomocnika kilku członków stowarzyszenia oraz reprezentowanie członka stowarzyszenia przez członka zarządu lub komisji rewizyjnej. Aby nie było wątpliwości co do umocowania pełnomocnika i zakresu pełnomocnictwa, powinno ono mieć formę pisemną. W pełnomocnictwie określamy, do czego konkretnie dajemy pełnomocnictwo, w jakim zakresie, czego ono dotyczy (np. głosowanie w sprawie wyboru zarządu stowarzyszenia) oraz komu jest udzielone (imię i nazwisko tej osoby oraz inne dane umożliwiające ustalenie jej tożsamości, np. numer dowodu osobistego). Z przyczyn praktycznych należy zalecić dołączanie pełnomocnictw do protokołu walnego zebrania.
Podobnie, żaden przepis prawa nie wymaga, aby członek wybierany do władz organizacji był obecny na walnym zebraniu. Jeśli więc statut nie mówi wprost, że członków władz wybiera się spośród obecnych na zebraniu, można wysunąć kandydaturę nieobecnego. Należy jednak mieć zgodę takiej osoby na piśmie (lub choćby w mailu).
Walne zebranie (zwyczajne) obraduje nad sprawami, które określono w statucie. Można w nim zapisać, że to ogół członków (delegatów) zatwierdza roczne sprawozdania finansowe, a także sprawozdania zarządu z działalności własnej i działań całej organizacji oraz udziela zarządowi absolutorium na wniosek komisji rewizyjnej. Ponieważ przepisy Prawa o stowarzyszeniach w ogóle nie wprowadzają pojęcia absolutorium, konieczność jego udzielenia może wynikać jedynie z zapisów statutowych. Przyjmuje się, że udzielenie absolutorium oznacza akceptację przez walne zebranie sposobu sprawowania funkcji oraz podejmowanych działań przez członków zarządu (komisji rewizyjnej) jako zgodnych z przepisami prawa i postanowieniami statutu oraz interesem organizacji.
Niezależnie od postanowień statutu dobrą praktykę stanowi udostępnienie wszystkim członkom stowarzyszenia wszystkich rocznych sprawozdań (finansowego, merytorycznego, z działań zarządu i komisji rewizyjnej). Dostępność taką może zagwarantować umieszczenie odpowiednich dokumentów na stronie internetowej organizacji, powieszenie na tablicy informacyjnej w siedzibie stowarzyszenia lub wysłanie mailem do wszystkich członków.
Jak już wskazano, Prawo o stowarzyszeniach nie stanowi, jak mają przebiegać obrady walnego zebrania, kto może mu przewodniczyć ani jak udokumentować jego przebieg.
Przyjmuje się, że przewodniczącym walnego zebrania może być każdy członek organizacji, jeżeli tylko zostanie wybrany przez obecnych, a statut nie stanowi inaczej.
 
Protokół z zebrania
Przyjmuje się także, że należy sporządzić podpisany przez przewodniczącego obrad oraz protokolanta (i/lub inne osoby wskazane w statucie) protokół zebrania, dokumentujący jego przebieg. Do protokołu załącza się (lub zawiera się w nim) podjęte uchwały. Nie istnieje prawny wzór uchwały, nie ma też obowiązku ich numerowania. Warto jednak jakoś je oznaczać, by w przyszłości ułatwić sobie ich odnalezienie.
Protokół jest jawny dla członków. Warto go wysłać, np. mailem, do wszystkich nieobecnych. Prawo o stowarzyszeniach nie wskazuje, kto przechowuje dokumenty z walnego zebrania. Może być do tego zobowiązany zarząd lub inna władza stowarzyszenia określona w jego aktach wewnętrznych.
Istotny dokument z walnego zebrania członków stanowi lista obecności [link do wzoru] zawierająca imiona, nazwiska i podpisy osób będących na zebraniu (czasem do listy dołączane są pełnomocnictwa). To o tyle ważny dokument, że podaje informację o liczbie członków obecnych na spotkaniu, zatem stanowi dowód jego statutowej prawomocności.
 
PRZYKŁAD:
Stowarzyszenie liczy 20 członków, a w jego statucie widnieje zapis, że walne zebranie podejmuje uchwały przy obecności co najmniej połowy uprawnionych. Aby więc zebranie było prawomocne (mogło podejmować decyzje), musi w nim uczestniczyć minimum 10 osób. Jeśli na liście obecności będzie 9 podpisów, można zakwestionować ważność podjętych uchwał.
 
W statutach wielu stowarzyszeń przewiduje się tzw. drugi termin zebrania, w którym można podejmować prawomocne decyzje mimo braku statutowego kworum.
Warto sporządzać podwójne egzemplarze dokumentów, zwłaszcza w przypadku uchwalania zmian, które muszą zostać zgłoszone do Krajowego Rejestru Sądowego (np. zmiana statutu, składu władz). Jeden komplet dokumentów (lista obecności, protokół, uchwały) powinien zostać w dokumentacji stowarzyszenia i być przechowywany do końca istnienia organizacji w sposób chroniący przed zniszczeniem, a zarazem umożliwiający łatwy dostęp dla członków lub przedstawicieli organu nadzoru.
Odpowiedzi na wiele pytań szczegółowych dotyczących walnego zebrania: http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/832349.html
Wzór regulaminu walnego zebrania członków - kliknij tutaj
 
Lista członków organizacji
Ponieważ najwyższą władzę stowarzyszenia stanowi de facto ogół jego członków, ich aktualna lista powinna być zawsze dostępna w siedzibie organizacji. Na jej podstawie organ nadzoru wnioskuje, czy organizacja nadal spełnia wymogi formalne i może działać bez przeszkód. Art. 31 ustawy Prawo o stowarzyszeniach mówi: „Sąd wydaje postanowienie o rozwiązaniu stowarzyszenia na wniosek organu nadzorującego w przypadku gdy: 1) liczba członków stowarzyszenia jest mniejsza niż liczba członków wymaganych do jego założenia”, czyli w dniu pisania powyższego tekstu poniżej 7 osób. Dlatego posiadanie aktualnej listy członków, wraz z deklaracjami członkowskimi oraz uchwałami o przyjęciu i wykreśleniu z listy członków, są niezwykle istotne dla każdego stowarzyszenia.

Jak organizuje się i przeprowadza walne zebranie członków stowarzyszenia

Walne zebranie członków to najwyższa władza stowarzyszenia. Tworzą je wszystkie należące do stowarzyszenia osoby, które zbierają się w określonym miejscu i czasie, żeby podjąć w głosowaniu decyzje dotyczące spraw stowarzyszenia.
Zazwyczaj walne zebranie odbywa się jako:
  • sprawozdawcze (np. raz na rok, żeby zatwierdzić sprawozdanie finansowe)
  • sprawozdawczo-wyborcze – wybór zarządu i komisji rewizyjnej (np. raz na 3 lata)
  • nadzwyczajne (w razie potrzeby, np. gdy trzeba podjąć pilnie ważną dla stowarzyszenia decyzję)
PRZYKŁAD ZAPISU W STATUCIE:
Do kompetencji Walnego Zebrania należy:
  • określenie głównych kierunków działania i rozwoju Stowarzyszenia,
  • uchwalanie zmian statutu,
  • wybór i odwoływanie władz Stowarzyszenia,
  • udzielanie Zarządowi absolutorium na wniosek Komisji Rewizyjnej,
  • rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań władz Stowarzyszenia,
  • podejmowanie uchwały o rozwiązaniu Stowarzyszenia i przeznaczeniu jego majątku
Zasady zwoływania i przeprowadzania walnego zebrania reguluje statut stowarzyszenia (oraz regulamin walnego zebrania członków, jeśli stowarzyszenie go ma).
 
UWAGA!
Sprawdź, jakie zapisy dotyczące walnego zebrania ma statut (i regulamin) twojej organizacji.
 
Jak zwołać walne
W statucie zapisuje się kto zwołuje walne zebranie (np. robi to zarząd), w jaki sposób informuje o tym członków stowarzyszenia (np. listownie, mailowo), i w jakim terminie (np. 14 dni wcześniej).
 
Sposób głosowania
Walne zebranie podejmuje decyzje za pomocą uchwał. Za daną decyzją (uchwałą) lub przeciwko niej każdy członek oddaje głos w głosowaniu. Głosowanie może być  tajne (np. głosujemy na kartkach) lub jawne (np. przez podniesienie ręki).
 
Zasady głosowania
Ważny są zapisy w statucie określające, jaka liczba głosów jest potrzebna, żeby walne przyjęło uchwałę. Kworum, czyli minimalna liczba członków obecnych na zebraniu, konieczna, by podjąć uchwałę, to zazwyczaj co najmniej połowa wszystkich członków. W przypadku ważnych dla stowarzyszenia decyzji (np. zmiana statutu, rozwiązanie stowarzyszenia) podnosi się ten próg do 2/3 liczby członków stowarzyszenia, którzy winni stawić się na walnym.
Podejmować uchwały (decyzje) w głosowaniu można na trzy sposoby: większością zwykłą, większością bezwzględną lub większością kwalifikowaną.
  1. zwykła większość głosów – wystarczy, aby za uchwałą zagłosowało więcej osób niż przeciwko niej
  1. bezwzględna większość głosów – na uchwałę musi zagłosować ponad połowa członków stowarzyszenia
 
PRZYKŁAD:
Stowarzyszenie ma 15 członków. Na walnym obecnych jest 12 osób (wymagane kworum). Uchwała o zmianie statutu zapada bezwzględną większością głosów przy obecności przynajmniej połowy członków. Oznacza to, że aby przyjąć tę uchwałę „za” musi zagłosować min. 9 osób.
  1. kwalifikowana większość głosów – na uchwałę musi zagłosować określona liczba członków, np. 2/3
PRZYKŁAD:
Stowarzyszenie ma 15 członków. Na walnym obecnych jest 12 osób (wymagane kworum). Uchwała o rozwiązaniu stowarzyszenia zapada większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy członków. Oznacza to, że aby przyjąć tę uchwałę „za” musi zagłosować min. 8 osób (2/3 z 12).
 
Każda osoba ma jeden głos na walnym zebraniu (jeśli wybierane są władze można też głosować na samego siebie). Można też głosować przez pełnomocnika (konieczne jest jednak pisemne pełnomocnictwo, które dołącza się do protokołu walnego).
Czasem prawo rozstrzygnięcia głosowania w przypadku równego rozłożenia głosów daje się, np. prezesowi (prezesce) lub przewodniczącemu zebrania.
 
UWAGA!
Praktycznym rozwiązaniem jest zapis w statucie umożliwiający, w niektórych sytuacjach, zwoływanie walnego zebrania w drugim terminie (np. po pół godzinie), jeśli nie ma wymaganej liczby członków na zebraniu. Wtedy do odbycia się walnego i podjęcia uchwał nie jest już potrzebne kworum.
 
Na walnym – porządek obrad
Walne otwiera np. ktoś z zarządu stowarzyszenia. Konieczne jest wybranie przewodniczącego zebrania, który przedstawia porządek obrad i prowadzi spotkanie oraz sekretarza, który spisuje protokół z zebrania.
Warto, żeby przewodniczący miał pod ręką statut stowarzyszenia – na wypadek gdyby pojawiły się np. wątpliwości dotyczące sposobu głosowania.
 
UWAGA!
Obecni na walnym muszą podpisać listę obecności – liczba osób musi pasować do liczby głosów oddanych za lub przeciw danej uchwale. Warto przygotować 2 listy obecności (jedną dla stowarzyszenia, drugą dla Krajowego Rejestru Sądowego).
 
Możliwy przebieg zebrania:
  • Powitanie np. przez członka zarządu stowarzyszenia, przedstawienie celu walnego.
  • Wybór przewodniczącego i sekretarza z walnego).
  • Ustalenie porządku walnego, przypomnienie sposobu głosowania (co wynika ze statutu).
  • Podjęcie uchwał (uchwała nr 1, uchwała nr 2 itd.).
  • Wolne wnioski, dyskusja nad sprawami zgłoszonymi przez uczestników walnego.
  • Zamknięcie zebrania.
  • Sporządzenie protokołu i uchwał z walnego zebrania, podpisanie ich przez osoby upoważnione.
Po walnym – uchwały
Decyzje podjęte przez walne powinny być spisane w uchwałach (jako oddzielnie dokumenty lub w protokole). Uchwała zawiera: datę, przedmiot (czego dotyczy) oraz podpisy upoważnionych osób, czyli sekretarza i przewodniczącego zebrania. Nie musi mieć numeru.
 
UWAGA!
Jeśli na walnym zebraniu zmieniono, np. statut lub zarząd, komisję rewizyjną, to obowiązkiem jest zgłoszenie tych danych do Krajowego Rejestru Sądowego – robi się to na urzędowych formularzach, do których załącza się uchwały potwierdzające zmiany.

Zarząd stowarzyszenia

Sposób wyboru, kadencja, skład oraz sposób pracy zarządu muszą być określone w statucie danego stowarzyszenia.
 
PRZYKŁAD:
1. Zarząd jest powołany do kierowania całą działalnością Stowarzyszenia zgodnie z uchwałami Walnego Zebrania Członków, a także reprezentuje Stowarzyszenie na zewnątrz.
2. Zarząd składa się z 2 do 3 osób, w tym prezesa wybieranego na pierwszym posiedzeniu zarządu.
3. Członkowie zarządu mogą otrzymywać wynagrodzenie za pełnione funkcje.
4. Posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Posiedzenia Zarządu zwołuje prezes.
 
Zarząd działa zgodnie z wytycznymi statutu oraz decyzjami walnego zebrania członków. W statucie określony jest zakres spraw, za które odpowiada (np. wypowiadanie się w imieniu stowarzyszenia, dbanie o majątek, kierowanie działalnością stowarzyszenia). Musi postępować również zgodnie z obowiązującym prawem.
Zarząd obraduje podczas posiedzeń, w których powinna brać udział co najmniej połowa jego członków. Zwołuje się je zgodnie z zapisami statutu. Praktyka pokazuje, że spotkania takie powinny odbywać się w miarę potrzeb, ale w statucie należy określić minimalną częstotliwość zebrań. W podanym przykładzie jest to raz na kwartał, co oznacza, że zarząd odbędzie minimum 4 spotkania w ciągu roku. Dla jednych stowarzyszeń, np. dla aktywistów działających od akcji do akcji, ta liczba spotkań okaże się wystarczająca, a dla innych – zbyt mała.
Zawiadomienie o spotkaniu zarządu powinno być skuteczne podobnie jak w przypadku walnego zebrania członków i dostarczone z odpowiednim wyprzedzeniem w formie przyjętej przez organizację.
Dodatkowe wytyczne związane z pracą zarządu mogą być zawarte w jego regulaminie. Jest to dokument nieobowiązkowy, uchwalany zazwyczaj przez zarząd, precyzujący np. podział obowiązków między poszczególnych jego członków (odpowiedzialnych za reprezentowanie na zewnątrz, za dokumnetacje prac zarządu itd.).
Z każdego zebrania zarządu powinny być sporządzone następujące dokumenty:
  • lista obecności (może być zawarta w protokole ze spotkania, zwłaszcza jeśli zarząd jest niewielki, np. trzyosobowy),
  • protokół zawierający listę poruszanych podczas posiedzenia spraw i podjętych decyzji, dokumentujący intencje, które kierowały członkami zarządu przy podejmowaniu uchwał; uchwała bowiem to suchy tekst, a z protokołu można poznać przebieg dyskusji prowadzącej do jej podjęcia,
  • podjęte w trakcie posiedzenia uchwały precyzyjnie opisujące treść decyzji, opatrzone datą i podpisane przez upoważnione osoby (z reguły jest to prezes, sekretarz lub obie te osoby łącznie – dopuszczalne rozwiązania są bardzo różne). Warto je numerować, bo ułatwia to pracę i odszukiwanie uchwał po pewnym czasie od ich podjęcia.
Wszystkie to dokumenty są konieczne, bowiem nawzajem się uzupełniają. Lista obecności pozwala stwierdzić, kto podjął decyzje, protokół pokazuje szerszy kontekst tych decyzji, a uchwała to dokument, którym można się posługiwać w dalszej pracy stowarzyszenia i udostępniać na zewnątrz.
Dokumenty z zebrań zarządu, tak jak dokumentacja walnego zebrania, powinny być przechowywane we właściwych warunkach, chroniących je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. w zamykanej szafie, komputerze zabezpieczonym hasłem).  Warto pamiętać, że coraz częściej dokumenty produkowane są i przechowywane w postaci elektronicznej. Ważne, by były opatrzone datą spotkania i przechowywane w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zarządu.
Protokoły ze spotkań zarządu nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma komisja rewizyjna stowarzyszenia). Może ich natomiast zażądać organ kontroli zewnętrznej, czyli starosta powiatu, na którego terenie mieści się siedziba organizacji.
Decyzje podejmowane przez zarząd powinny być przekazywane zainteresowanym i tym, których konkretna decyzja dotyczy (np. konkretnemu pracownikowi) oraz komisji rewizyjnej na jej prośbę w celach kontrolnych.
Sposób przekazywania decyzji może zależeć od kilku czynników:
  • od struktury organizacyjnej i wielkości stowarzyszenia – kto na bieżąco kieruje zespołem, czy zespół spotyka się regularnie,
  • miejsca przebywania zarówno tych, którzy decyzje ogłaszają, jak i tych, których decyzja dotyczy – jeśli nasze stowarzyszenie jest rozproszone w terenie, nie mamy możliwości osobistego spotykania,
  • od przyjętych przez stowarzyszenie zasad – np. że wszystkie decyzje będą upubliczniane, czy to w przestrzeni wirtualnej czy na tablicy ogłoszeń w biurze,
  • od decyzji, którą chcemy przekazać – decyzję dotyczącą jednej osoby lepiej bezpośrednio przekazać zainteresowanemu, jeśli sprawa dotyczy ogółu, można wykorzystać narzędzia do kontaktu grupowego.
Dobrą praktykę stanowi również informowanie komisji rewizyjnej o posiedzeniach zarządu, wówczas jej członkowie mogą brać udział w spotkaniu z głosem doradczym. W posiedzeniach zarządu mogą brać udział także eksperci i inni zaproszeni goście. Czasem będą obecni tylko podczas fragmentu spotkania, a czasem na całym posiedzeniu.
 
UWAGA:  W związku z nowelizacją ustawy o stowarzyszeniach z dniem 20 maja 2016  weszły w życie przepisy, które zobowiązują stowarzyszenia do wyznaczenia pełnomocnika w organizacji do podpisywania umów z członkami zarządu, tak aby członkowie zarządu nie musieli podpisywać umów sami ze sobą.
 
Art 11 ust.4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach zobowiązuje stowarzyszenia, aby do umów podpisywanych z członkami zarządu przez organizację został wskazany w uchwale wyznaczony do tego członek organu kontroli lub pełnomocnik powoływany uchwałą walnego zebrania członków.
 
Stowarzyszenia zatem mają dwie możliwości:
 
1. wskazać członka organu kontroli wewnętrznej do podpisywania umów z zarządem przez podjęcie takiej uchwały na zebraniu komisji rewizyjnej
2. zwołać walne zebranie członków, wyznaczyć takiego pełnomocnika przez wszystkich członków organizacji i podjąć w tym zakresie stosowną uchwałę.
 

Komisja rewizyjna

Stowarzyszenie musi posiadać organ kontroli wewnętrznej, najczęściej zwany komisją rewizyjną. Komisja rewizyjna powinna obradować na podobnych zasadach jak zarząd, czyli z każdego swojego posiedzenia sporządzać listę obecności, protokół oraz podejmować decyzje w formie uchwał. Ogólne zasady zwoływania posiedzeń komisji są opisane w statucie stowarzyszenia. Dodatkowo, tak jak w przypadku zarządu, szczegóły mogą być zawarte w regulaminie komisji rewizyjnej przyjmowanym przez samą komisję albo przez walne zebranie członków.
 
PRZYKŁAD:
1. Komisja Rewizyjna powołana jest do sprawowania kontroli nad działalnością Stowarzyszenia.
2. Komisja Rewizyjna składa się z 2 do 3 osób, w tym przewodniczącego wybieranego na pierwszym posiedzeniu komisji.
3. Posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w roku. Posiedzenia Komisji zwołuje przewodniczący.
 
Dokumenty, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane, z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej – dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Samo sprawozdanie ze spotkania nie musi być jawne dla osób spoza komisji.
Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia, albo w formie mailowej, albo poprzez wywieszenie papierowej wersji w siedzibie stowarzyszenia, albo umieszczenie w dokumentach wirtualnych stowarzyszenia (jeśli organizacja takie posiada).
 
 
Wyraź opinię 448 17

na skróty / spis treści