Przejdź do treści głównej

Jakie są zasady udzielania urlopów?

Jakie są rodzaje urlopów? Kiedy i komu przysługują?

Co to jest urlop, komu i na jakich zasadach przysługuje?

Każdemu pracownikowi zgodnie z art. 152 kp przysługuje niezbywalne prawo do urlopu wypoczynkowego – płatnego, corocznego i nieprzerwanego (w dalszej części zamiennie używam „urlop” i „urlop wypoczynkowy”). Wymiar urlopu, tzn. liczbę dni, podczas których pracownik ma przysłowiowe „wolne”, określa Kodeks pracy i dokładnie reguluje, na jakich zasadach urlop może i powinien być udzielany:
  • pracownikowi, którego okres zatrudnienia wynosi mniej niż 10 lat przysługuje 20 dni urlopu;
  • pracownikowi, którego okres zatrudnienia wynosi co najmniej 10 lat przysługuje 26 dni urlopu.
Do okresu zatrudnienia (od którego zależy wymiar i prawo do urlopu) wlicza się okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców (niezależnie od przerw między nimi i sposobu ustania stosunku pracy) oraz okresy nauki. Art. 155 kp określa z tytułu ukończenia jakiej szkoły i ile lat wlicza się do okresu zatrudnienia:
  • zasadniczej/równorzędnej szkoły zawodowej – czas trwania nauki, przewidziany programem, nie więcej jednak niż 3 lata;
  • średniej szkoły zawodowej – czas trwania nauki, przewidziany programem, nie więcej jednak niż 5 lat;
  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych/równorzędnych szkół zawodowych – 5 lat;
  • średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
  • szkoły policealnej – 6 lat;
  • szkoły wyższej – 8 lat.
 
Okresy nauki nie sumują się – jeśli ktoś ukończył szkołę ogólnokształcącą i studia wyższe, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden, korzystniejszy okres – w tym przypadku studia wyższe czyli 8 lat.
 
PRZYKŁAD:
Pracownik był zatrudniony na umowę o pracę przez 3 lata, jest absolwentem studiów wyższych – też licencjackich – i chcemy wyliczyć jaki jest jego okres zatrudnienia do wyliczenia urlopu: 3 lata pracy + 8 lat studiów = 11 lat okresu zatrudnienia, czyli prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
 
W sytuacji, w której pracownik był zatrudniony w czasie studiów, do wyliczenia okresu zatrudnienia bierze się korzystniejszy okres (albo zatrudnienia, albo nauki).
 
 
PRZYKŁAD:
Pracownik był zatrudniony na umowę o pracę przez 3 lata, ale zatrudnił się na czwartym roku pięcioletnich studiów (w czasie pracy ukończył w terminie studia). Jego okres zatrudnienia (korzystniejszy) do wyliczenia urlopu to 8 lat studiów + 1 rok pracy (gdyż dwa, przypadają na czas studiów) = 9 lat okresu zatrudnienia, czyli ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego.

Jak ustalić wymiar urlopu?

Przy ustalaniu ile urlopu przysługuje pracownikowi jeden miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 urlopu, przysługującego danemu pracownikowi (czyli w przypadku 20 dni – 1,6 dnia, 26 dni – 2,2 dnia). Niepełny dzień zaokrągla się w górę, ale w skali roku nie może zostać przekroczony wymiar (czyli 20 lub 26 dni).
Pierwsza praca i pierwszy urlop
Jeśli pracownik podjął pierwszą pracę, to w danym roku kalendarzowym uzyskuje prawo do urlopu po każdym przepracowanym miesiącu, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po roku.
 
PRZYKŁAD:
Jeśli dla pracownika praca w naszej organizacji jest pierwszą pracą, po pełnym roku pracy będzie mu przysługiwało 20 dni urlopu. Sytuacja będzie prosta, jeśli zostanie zatrudniony z dniem 1 stycznia – wtedy już 1 lutego może wziąć 1/12 urlopu (czyli z 20 dni – 1,6 dnia – po zaokrągleniu 2 dni). Przez cały rok ma 20 dni do wykorzystania, jednak proporcjonalnie do upływających miesięcy (tzn. po 5 miesiącach pracy nie może wziąć więcej niż 5/12 urlopu). Jeśli pierwszą pracę rozpocznie w innym miesiącu (np. 1 kwietnia) to przez cały rok może wykorzystać 9/12 urlopu – 15 dni.
 
Proporcjonalność urlopu ma zastosowanie wyłącznie w pierwszym roku pracy pracownika. Z każdym kolejnym rokiem (nawet przy zmianie pracodawcy) prawo do urlopu nabywa się na początku roku i pracownik może nawet wykorzystać ten urlop od razu.
Przy niepełnym etacie
Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy (niepełne dni zaokrągla się w górę): osobie zatrudnionej na ¾ etatu, z okresem zatrudnienia dłuższym niż 10 lat przysługuje co roku ¾ z 26 dni urlopu – czyli 19,5 (po zaokrągleniu 20) dni urlopu.
Przy zmianie pracodawcy
Istotna sprawą jest również obliczanie urlopu, w przypadku zmiany pracodawcy w ciągu roku. Takie sytuacje reguluje art. 1551 kp. Jeśli w ciągu roku pracownik zmienił pracodawcę, to u dotychczasowego pracodawcy przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do tego, co przepracował u niego (chyba, że wykorzystał urlop wcześniej). U nowego pracodawcy przysługuje mu:
  • jeśli jest zatrudniony nie krócej niż do końca roku kalendarzowego – proporcjonalnie tyle, ile mu zostało do końca roku (inaczej mówiąc – musi wykorzystać resztę urlopu, która mu pozostała);
  • jeśli jest zatrudniony krócej niż do końca roku kalendarzowego – proporcjonalnie tyle, ile na ten okres przypada.
Jeśli natomiast zdarzyło się, że pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy więcej urlopu niż wypadałoby z proporcjonalnych wyliczeń – u kolejnego pracodawcy ma po prostu mniej urlopu. Prawo do urlopu jest bowiem prawem przypisanym do pracownika – niezależnie gdzie pracuje.
 
PRZYKŁAD:
Załóżmy, że wymiar urlopu pracownika to 26 dni. Zmienia pracę w ciągu roku – u dotychczasowego pracodawcy pracuje do 30 września. Zatem przysługuje mu 9/12 urlopu – 20 dni po zaokrągleniu. I tyle powinien wykorzystać do 30 września. Od 1 października jest zatrudniony w innej organizacji (umowa na czas nieokreślony). Zatem ma do wykorzystania pozostałe 6 dni urlopu. Jeśli natomiast jest zatrudniony na umowę na 2 miesiące (do końca listopada) to może wykorzystać 2/12 urlopu – co daje 5 dni.
 
Może też zdarzyć się, że pracownik nie wykorzysta u poprzedniego pracodawcy przysługującego mu urlopu (choć często pracownicy w okresie wypowiedzenia idą na urlop) i pracuje do ostatniego dnia wypowiedzenia. Wtedy „stary” pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za ten urlop (reguluje to Rozporządzenie MPiPS z dn. 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

Jak udzielić urlopu?

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy w wymiarze godzinowym, przy założeniu, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Pracodawca (zgodnie z art. 161 kp) ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – nie może mu zabronić wykorzystać urlopu. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale przynajmniej jedna część wypoczynku w roku powinna trwać minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych (2 tygodnie).
 
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca ustala plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy i podaje go do wiadomości pracowników. Opracowanie planu urlopów nie jest jednak obowiązkowe. Pracodawca może ustalić termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem – nie mniej jednak musi on uwzględniać wnioski innych pracowników oraz zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji.
 
Zaplanowany termin urlopu może zostać przesunięty zarówno na wniosek pracownika (powinien to umotywować ważnymi przyczynami) jak i pracodawcy (jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby zakłócenia toku pracy). Kodeks pracy dopuszcza również odwołanie pracownika z urlopu. Pracodawca może to zrobić, gdy pojawiły się okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu i wymagają obecności pracownika. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z odwołaniem pracownika z urlopu (np. jeśli pracownik przebywa za granicą i zostanie wezwany wtedy pracodawca musi pokryć mu koszty przelotu, rezygnacji z pobytu w hotelu itp.). Z tego też powodu odwoływanie pracowników z urlopu zdarza się rzadko i raczej dotyczy kadr zarządzających dużych przedsiębiorstw.
 
Jeśli zdarzy się, że pracownik nie wykorzysta do końca roku przysługującego mu urlopu, wtedy pracodawca ma obowiązek udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 kp).
Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Co to jest urlop na żądanie?

W ciągu roku kalendarzowego, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi na jego żądanie i we wskazanym przez niego terminie nie więcej niż 4 dni urlopu. Pracownik chęć wzięcia urlopu może zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Taki urlop nie musi być uwzględniony w planie urlopów i uzgodniony z pracodawcą. Jest on przewidziany na nagłe wydarzenia w życiu pracownika, które uniemożliwiają podjęcie pracy danego dnia.

Co to jest urlop bezpłatny?

Pracownik może wystąpić również na piśmie o udzielenie urlopu bezpłatnego (np. wybiera się na 2 miesiące za granicę, aby odwiedzić dawno nie widzianą rodzinę). Pracodawca może udzielić takiego urlopu. Jednak jeśli jest on dłuższy niż 3 miesiące, wtedy można określić, w jakim przypadku pracownik może zostać z niego odwołany. Należy pamiętać o tym, że urlop bezpłatny nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
 
Urlop bezpłatny może zostać udzielony również (za zgodą pracownika) w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. W takiej sytuacji musi zostać zawarte porozumienie między pracodawcami, a okres urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
 
Wyraź opinię 459 27

na skróty / spis treści