Poradnik - ngo.pl

Ważną zasadą w działaniu stowarzyszeń i fundacji jest trzymanie się zapisów statutu. Dotyczy to m.in. tego, w jakich obszarach działa organizacja, czyli jak zdefiniowane są jej „działania statutowe”. Jeśli w statucie jest zapisane, że organizacja prowadzi działania w zakresie sportu, nie może podejmować działań w zakresie ochrony zabytków, nawet jeśli pozyska osobę o takich kompetencjach. Innym przykładem jest zapis dotyczący majątku: jeśli organizacja nie ma zapisów dotyczących możliwości pozyskiwania środków z działalności odpłatnej, nie może jej prowadzić. Podobnie jest z działalnością gospodarczą - żeby NGO mogła ją prowadzić w statucie organizacji musi znajdować się zapis o prowadzeniu działalności gospodarczej i musi być określony przedmiot działalności gospodarczej.

więcej o statucie:

• Statut – jaką rolę pełni, jak go zmienić?
• Co musi zawierać statut stowarzyszenia?
• Co musi zawierać statut fundacji? Uchwalenie statutu fundacji
• (dla stowarzyszeń zwykłych) Co powinien zawierać regulamin?

Określa to statut stowarzyszenia czy fundacji. W działaniach bieżących jest to zarząd. Niekiedy decyzje podejmuje jednoosobowo prezes, czasami wszyscy członkowie zarządu, czasem osoby wymienione z nazwisk łącznie, a czasami dowolne dwie osoby z zarządu działające łącznie. W działaniach strategicznych głos decydujący w stowarzyszeniach mam zazwyczaj walne zebranie członków, w fundacjach jeśli jest powołana taką rolę może pełnić rada fundacji.

Należy odróżniać:

• reprezentowanie organizacji rozumiane potocznie jako np. wypowiadanie się w jej imieniu, relacjonowanie działań, informowanie w mediach (te sfery nie są zwykle sformalizowane i zależą od organizacji i podziału pracy w NGO),
• reprezentowanie organizacji rozumiane formalnie czyli np. przy podpisywaniu umów, startowaniu w konkursach,
• podejmowanie decyzji o różnym stopniu ważności i charakterze (z natury, te bardziej długofalowe i doniosłe, będą zapadały na najwyższym szczeblu władzy w NGO i będą zapadały w procesie, który może trwać dłużej, a te codzienne i mniej znaczące mogą być delegowane na poszczególne organy czy nawet konkretne osoby np. koordynatorów projektów).

Członkowie zarządu stowarzyszenia czy fundacji maja prawo i obowiązek reprezentowania organizacji, kierowania nią, w tym m.in.  zawierania umów, rozporządzania majątkiem organizacji, zatrudniania pracowników itp. Za swoje decyzje i działania ponoszą odpowiedzialność. Za długi organizacji powstałe, np. wskutek niepłacenia podatków, stowarzyszenie lub fundacja odpowiadają własnym majątkiem, a jeśli go nie mają, własnym majątkiem odpowiada solidarnie zarząd organizacji. 

Lekceważenie odpowiedzialności władz i członków organizacji może się dla nich źle skończyć. Przeczytaj więc koniecznie: Odpowiedzialność władz.

Stowarzyszenia muszą mieć „wewnętrzny organ nadzoru”, którym jest zazwyczaj komisja rewizyjna. Dla fundacji jest to nieobowiązkowe (taką rolę może pełnić w fundacji np. rada fundacji). Zadaniem komisji rewizyjnej jest kontrolowanie działalności zarządu (używa się w tym celu zazwyczaj sprawozdania finansowego i merytorycznego). Członkowie komisji rewizyjnej odpowiadają zatem za właściwe kontrolowanie. Szczegółowe kompetencje komisji powinny być określone w statucie organizacji.

Dla organizacji pozarządowej dokument potocznie nazywany „wyciągiem z KRS” jest jak dowód osobisty dla osoby prywatnej. Informuje on o tym, kto ma prawo reprezentować organizację (czyli o zarządzie) i w jaki sposób (np. tylko prezes ze skarbnikiem). Możemy być poproszeni o jego okazanie nawet na poczcie – gdy odbieramy list polecony, adresowany do organizacji. Zazwyczaj jest obowiązkowym załącznikiem do wszelkich umów, w tym dotacyjnych, zamówień (np. usług). Do codziennych działań wystarcza skrócony, czyli aktualny odpis z KRS (rozszerzona wersja to tzw. pełny odpis).

Od 2012 r. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia na swojej stronie nową wyszukiwarkę podmiotów w KRS – znajduje się ona pod adresem: https://ems.ms.gov.pl/

Po podaniu, np. numeru KRS danej organizacji można: sprawdzić jej dane oraz pobrać odpis i samodzielnie go wydrukować.

Jeśli chcemy uzyskać odpis bezpośrednio z KRS to trzeba za to zapłacić (skrócony kosztuje 30 zł), aby go uzyskać należy wypełnić odpowiedni formularz. Można go dostać od ręki w siedzibie właściwego sądu, można też zamówić pocztą, wysyłając odpowiedni formularz z potwierdzeniem złożenia opłaty. Teoretycznie jest ważny tak długo, dopóki nie zmienią się zawarte w nim informacje (np. o składzie zarządu), jednak wiele instytucji czy firm ma własne wytyczne (np. pół roku), o co za każdym razem lepiej się dopytać.

Organizacje, które nie rejestrują się w KRS, np. stowarzyszenia zwykłe czy kluby sportowe, uzyskują analogiczny dokument z właściwych sobie ewidencji (np. stowarzyszenia zwykłe z ewidencji starosty).

Trzeba pamiętać o obowiązku aktualizacji danych zgłaszanych do rejestrów i ewidencji. Pamiętajmy, że to nie tylko wymóg nakładany prawem - to, że rejestr lub ewidencja ma nasze aktualne dane, leży również w interesie samej organizacji. 

Zobacz informacje o zgłaszaniu zmian: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS.

Zarejestrowanie organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym nie wystarcza do prowadzenia działalności. Trzeba mieć także numery REGON (nadaje go urząd statystyczny) i NIP (nadaje go urząd skarbowy). Od 1 grudnia 2014 r. nadawane są przez te urzędy automatycznie po zarejestrowaniu, a potwierdzeniem nadania jest ujawniane ich w KRS. Widoczne są w “wyciągu z KRS”.

zobacz:

• Uzyskiwanie numerów NIP i REGON, zakładanie konta
• Obowiązki stowarzyszenia zwykłego: NIP, REGON, konto bankowe, księgowość, sprawozdania

Zarząd, walne zebranie członków czy komisja rewizyjna podejmują decyzje poprzez uchwały. Podpisane przez członków, np. zarządu, uchwały stanowią dokumentację organizacji i trzeba je przechowywać.

Przechowywane powinny być także protokoły ze spotkań decyzyjnych organów, np. z walnych zgromadzeń członków (wraz z podpisaną listą obecności i podpisami).

Jeśli w statucie stowarzyszenia lub fundacji jest wzmianka o tym, że np. zarząd lub komisja rewizyjna pracują wg regulaminu, to należy sporządzić taki regulamin.

Organizacji pozarządowej niezwykle trudno jest sprawnie funkcjonować, jeśli nie ma ona konta w banku. Podanie numeru jest konieczne podczas starania się o numer NIP (wymagają tego urzędy skarbowe). Po za tym, jeśli nie mamy konta w banku, nie dostaniemy dotacji, a nasi darczyńcy nie odliczą sobie darowizny od podstawy opodatkowania (nie są praktykowane lub ważne przekazy „gotówkowe”). Różne banki mają różne oferty dla organizacji pozarządowych, jednak zazwyczaj . posiadanie konta wiąże się z opłatami: za jego utrzymanie, za karty płatnicze, przelewy.

Organizacje pozarządowe – nawet te utrzymujące się ze składek czy darowizn – są zobowiązane do prowadzenia księgowości. Księgowy / księgowa prowadzi dokumentację i księgi finansowe oraz wypełnia obowiązków sprawozdawcze wobec urzędu skarbowego i ZUS. Niektórzy przygotowują ponadto części finansowe sprawozdań z realizacji projektów; dbają o zapewnienie płynności finansowej i analizują finansową kondycję organizacji. W małej fundacji czy stowarzyszeniu księgowy / księgowa zazwyczaj odpowiada za finanse całej organizacji, w większej nie jest możliwe utrzymanie jednoosobowego zarządzania finansami.

Księgowość może być prowadzona na zasadzie wolontariatu, na zasadzie zatrudnienia osoby do prowadzenia księgowości lub zlecenia prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu. Jeżeli nie mamy zaprzyjaźnionej osoby, która będzie społecznie prowadziła księgowość, musimy uwzględnić w budżecie organizacji koszty księgowości.

Jaką księgowość mogą prowadzić NGO-sy? Formalnie są tylko dwie możliwości – organizacje pozarządowe:

• stosują się do zasad opisanych w ustawie o rachunkowości ("pełna księgowość") albo
• stosują księgowość podatkową - uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK), opisaną w ustawie o pożytku i rozporządzeniu o sposobie prowadzenia UOKiK

Określenie „pełna księgowość” oznacza w rzeczywistości prowadzenie księgowości przez organizację, która nie zdecydowała się na uproszczoną ewidencję i stosuje przepisy z ustawy o rachunkowości. UEPIK jest dla mniejszych organizacji pozarządowych - żeby móc ją prowadzić trzeba spełnić określone warunki (zobacz jakie warunki trzeba spełniać, żeby prowadzić UEPiK).

Sprawozdanie finansowe

Stowarzyszenia i fundacje (z wyjątkiem tych, które wybiorą UEPIK) mają obowiązek sporządzenia i następnie wysłania do odpowiedniego urzędu sprawozdania finansowego. Sprawozdanie składa się z bilansu, z rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Są w nim zawarte dane o działaniach organizacji opisane od strony finansów. Sprawozdania sporządza się na wzorach, określonych w ustawie o rachunkowości (zobacz: Sprawozdanie finansowe).

Sprawozdanie wysyła się do szefa KAS do najpóźniej 10 lipca. Jeśli organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą, sprawozdanie finansowe musi wysłać do KRS – najpóźniej do 15 lipca.

Sprawozdanie OPP

Ponadto organizacje mające status OPP mają obowiązek umieszczenia sprawozdania w bazie sprawozdań OPP, prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności (NIW) - do 15 lipca.

Sprawozdania merytoryczne

Stowarzyszenia nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania merytorycznego, choć jest to nie tylko dobrym zwyczajem, ale i często wymaganym dokumentem, np. podczas starania się o dotacje.

Taki obowiązek mają natomiast fundacje, które muszą przesłać roczne sprawozdanie merytoryczne właściwemu ministrowi, np. organizacje kulturalne ministrowi kultury, do końca następnego roku za rok poprzedni. Sprawozdanie sporządza się wg wzoru określonego w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości (Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji).

Sprawozdania merytoryczne są także – obok finansowych – częścią obowiązkowych sprawozdań sporządzanych przez stowarzyszenia i fundacje, mające status OPP i umieszczanych umieszczanych w ministerialnej bazie internetowej w terminie do 15 lipca. Są one sporządzane wg wzoru określonego w rozporządzeniu w sprawie wzorów rocznego sprawozdania merytorycznego oraz rocznego uproszczonego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego.

Wypełnienie formularza CIT-8 oraz wysłanie go do 31 marca do urzędu skarbowego jest obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej (nawet jeśli zdecydowała się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów).

CIT-8 to informacja o tym, jakie organizacja miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości organizacji sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8.

przeczytaj: CIT-8 obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej

Choć w praktyce większość stowarzyszeń i fundacji nie płaci podatku dochodowego nie oznacza to, że organizacje są automatycznie zwolnione z tego obowiązku. I tak, wolne od podatku dochodowego są dochody organizacji, których celem statutowym jest: działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego. Istnieje jednak kilka okoliczności, które należy sprawdzić, zanim uzna się, że organizacja jest zwolniona z płacenia tego podatku.

Ponadto stowarzyszenia i fundacje, które zatrudniają pracowników (na etat, kontrakt, zlecenie, umowę o dzieło) płacą jako pracodawca podatek dochodowy od osób fizycznych.

Płatników VAT dotyczy podatek VAT, a wynajmujących lokale może dotyczyć podatek od nieruchomości. Istnieją ponadto inne szczegółowe przepisy podatkowe, związane np. z pożyczkami, które również dotyczą organizacji pozarządowych.

więcej o podatkach:

• PDOP (podatek dochodowy od osób prawnych) 
• PDOF (podatek dochodowy od osób fizycznych)
• VAT (podatek od towarów i usług)
• DZIAŁ: Podatki w NGO, CIT-8

Organizacje pozarządowe nie muszą mieć „lokalu” (czyli dostępnego publicznie miejsca działalności) aby prowadzić działalność. Jednak muszą mieć określoną siedzibę. W statucie wystarczy wskazanie nazwy miejscowości jako siedziby, natomiast aby zarejestrować organizację, należy już wskazać konkretny adres (w obrębie miejscowości wskazanej w statucie).  

Gdy organizacja ubiega się o numer NIP, zazwyczaj wymaga się od niej, aby miała dokument potwierdzający prawo do użytkowania miejsca, w którym ma „siedzibę” i na który może być kierowana korespondencja. Tym dokumentem może być odpowiednio np. umowa użyczenia mieszkania (części) lub domu przez członka organizacji na jej działalność lub umowa najmu lokalu. 

Ponieważ organizacja musi przechowywać dokumenty (księgowe, umowy, uchwały zarządu itp.), „adres siedziby” staje się „biurem” – miejscem ich przechowywania. Oczywiście „siedziba” czy też „biuro” i miejsce działań „lokal” mogą znajdować się w tym samym miejscu, ale może być też tak, że działania organizacji będą się odbywać pod innym adresem.

Niektóre samorządy wspierają działania organizacji pozarządowych, wynajmując im lokale po stawkach niższych niż komercyjne. Zdarza się też, że użyczane bezpłatnie, na określone projekty czy działania, są miejsca w samorządowych instytucjach – w świetlicach, szkołach, domach kultury.

Najważniejsze terminy dla organizacji wiążą się między innymi z obowiązkami dotyczącymi sprawozdawczości, podatków, zatrudniania i obowiązków wobec ZUS. Sprawdź co musisz wiedzieć na ten temat:  

• O jakich terminach trzeba pamiętać?
• Przesunięte terminy sprawozdań i CIT-8 [infografika]

Organizacje pozarządowe kojarzone są  powszechnie z działalnością społeczną. Mogą jednak korzystać również z płatnych pracowników i współpracowników. Większość organizacji tak robi i nie ma w tym nic złego. Trzeba jednak pamiętać, że z zatrudnieniem pojawiają się nowe obowiązki. Obowiązki pracodawcy opisane są głównie w kodeksie pracy, jednak zatrudnienie powoduje również  nowe obowiązki podatkowe, względem ZUS czy podleganie kontroli kolejnych instytucji (jak inspekcja pracy). Warto o tym wszystkim pamiętać, a przede wszystkim zdobyć wiedzę o zatrudnianiu ludzi w NGO-sach. 

Zachęcamy więc do zapoznania się z informacjami zgromadzonymi w DZIALE: Zatrudnianie w NGO i wolontariat.

Organizacja pozarządowa to podmiot, który musi stosować się do różnych regulacji prawnych, nie tylko tych skierowanych bezpośrednio do NGO-sów, ale też regulacji ogólnych. Część z nich już omówiliśmy: to zasady dotyczące księgowości, podatków czy kodeksu pracy. Są też jednak inne mniej oczywiste przepisy. Przykładem takiej regulacji mogą być przepisy o ochronie danych osobowych, czyli RODO, które w praktyce będą dotyczyły każdej organizacji.  Musimy też zwracać uwagę na przepisy dotyczące podmiotów działających na określonym polu - tu za przykład mogą posłużyć regulacje dotyczące turystyki. 

Więcej na ten temat znajdziesz w DZIALE: RODO, kolonie, prawo autorskie, zgromadzenia publiczne, oraz w DZIALE: Obowiązki NGO, sprawozdanie, statut.

Kontrola to sprawdzenie, czy stowarzyszenie lub fundacja działa zgodnie z prawem.

Do kontroli organizacji upoważniony jest sponsor lub urząd, który przyznał dotację – oczywiście w zakresie działań i finansów objętych dotacją. Ponadto w stowarzyszeniu lub fundacji kontrolę przeprowadzić mogą m.in.: urząd skarbowy w zakresie wywiązywania się z płacenia podatków; regionalne izby obrachunkowe oraz NIK w zakresie wydatkowania pieniędzy publicznych (poprawnego realizowania dotacji); Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie warunków pracy i zatrudnienia (teoretycznie nawet wtedy, gdy „zatrudniamy” wolontariuszy).

Nadzór jest pojęciem szerszym niż kontrola. Podmiot sprawujący nadzór może nie tylko przeprowadzić kontrolę, ale i dokonać ingerencji w działania stowarzyszenia lub fundacji. (Samo prawo kontroli nie daje takich uprawnień). Nadzór nad stowarzyszeniami i fundacjami mają: organy administracji publicznej i sąd. Konkretnie fundacją są nadzorowane przez ministra (który powinien być wskazany w statucie fundacji), a stowarzyszenia przez starostę lub prezydenta miasta na prawie powiatu.

Nadzorem objęta jest działalność organizacji pod względem legalności (zgodności z prawem i statutem). Nie powinien dotyczyć celowości, bądź rzetelności czy gospodarności wykonywanych działań.

Organizacje mające status organizacji pożytku publicznego (OPP) podlegają dodatkowemu nadzorowi sprawowanemu przez Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego oraz Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności, w zakresie prawidłowości korzystania ze szczególnych uprawnień przyznanych organizacjom pożytku publicznego.