Poradnik - ngo.pl

Podstawą działania każdej fundacji i stowarzyszenia jest statut albo regulamin (stowarzyszenie zwykłe). To najważniejszy wewnętrzny dokument Twojej organizacji – jej swoista „konstytucja”. Wszystkie działania, od prowadzonych projektów, poprzez podejmowanie decyzji,  podpisywanie dokumentów, po zasady likwidacji organizacji, muszą być z nim zgodne i z niego wynikać. Dlatego prowadzenie działalności zgodnej ze statutem (regulaminem) to jedna z najważniejszych zasad działania organizacji. Statut (regulamin) ma być użyteczny, dlatego też wraz z rozwojem organizacji czasem warto spojrzeć krytycznie na jego zapisy i w razie potrzeby zmienić je.  

Inne zasady, zwłaszcza te dotyczące obowiązków, wynikają z przepisów prawa. Dla organizacji najważniejszymi aktami prawnymi są ustawa - Prawo o stowarzyszeniach lub ustawa o fundacjach (w zależności od rodzaju prowadzonej organizacji). Określają one m.in. zasady tworzenia, działania, sprawozdawczości i nadzoru dla stowarzyszeń lub fundacji. Ważną ustawą jest również ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, regulująca m.in. takie kwestie jak zasady współpracy z administracja publiczną, prowadzenia działalności odpłatnej pożytku publicznego czy współpracy z wolontariuszami. 

Wiele aspektów pracy organizacji regulują także inne ustawy i rozporządzenia np. ustawa o podatku dochodowym opisuje warunki zwolnień podatkowych, ustawa o prawie autorskim określa zasady zawierania umów o dzieło z autorami projektów i korzystania ze zdjęć, a kodeks pracy reguluje kwestie związane z zatrudnianiem.

Warto pamiętać, że prócz zasad i obowiązków wynikających z przepisów, osoby tworzące organizację same wypracowują swoja własną kulturę organizacyjną. I tu nie ma jednej obowiązującej reguły. W naszych praktycznych wskazówkach podpowiadamy, o co warto dbać w codziennych działaniach.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Jakie akty prawne koniecznie trzeba znać?
• Statut – jak go zmienić?
• Jakie są podstawy prowadzenia stowarzyszenia lub fundacji?
• Praktyczne wskazówki

Sprawdź także👇

• Wideo 6 najczęstszych błędów w statutach fundacji i stowarzyszeń
• Wideo Nowa organizacjo: te wskazówki są dla Ciebie!
• Wideo 8 zasad działania NGO, które warto znać

Prowadzenie organizacji pozarządowej daje wiele możliwości, ale wiąże się także z obowiązkami, które należy znać i wypełniać. Obejmują one m.in. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, przygotowanie sprawozdania finansowego, składanie deklaracji CIT-8, organizowanie posiedzeń władz, a także prowadzenie księgowości i przestrzeganie przepisów prawa pracy.

Obowiązki związane z działalnością fundacji i stowarzyszeń są rozproszone w wielu aktach prawnych, a część z nich dotyczy wyłącznie określonych typów organizacji. Jednak nieznajomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności, a zaniedbania mogą skutkować m.in. karami finansowymi lub koniecznością zwrotu otrzymanej dotacji.

Dlatego zanim uznasz, że dany obowiązek ma lub nie ma zastosowania w przypadku Twojego stowarzyszenia czy fundacji, zobacz, jaka jest podstawa prawna, odetchnij i sprawdź nasze materiały, które pomogą Ci zrozumieć, na czym polega dany obowiązek i kogo dotyczy.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Cykliczne obowiązki 
• Roczny kalendarz obowiązków
• Dział o obowiązkach NGO

Sprawdź także👇

• Wideo Jakie są najważniejsze obowiązki NGO?
• Nagranie LIVE ngo.pl Księgowość i nie tylko. Poznaj podstawowe obowiązki NGO

Dostajemy pieniądze, wydajemy pieniądze. Tak się dzieje w życiu codziennym i tak się dzieje w organizacjach. Aby w Twoim stowarzyszeniu czy fundacji było widać, skąd są pieniądze (przychody) i na co zostały wydane (koszty), musisz prowadzić księgowość. Jest  to po prostu rejestrowanie zdarzeń finansowych wynikających z podjętych przez Was decyzji. Każde stowarzyszenie i każda fundacja musi prowadzić księgowość (to obowiązek), nawet jeśli działa społecznie, na niewielką skalę czy nie generuje zysku.

Twoja organizacja ma do wyboru dwie możliwości: pełną księgowość, opisaną w ustawie o rachunkowości, lub – jeśli spełniacie określone kryteria – uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK), której zasady określa ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dla wielu młodych fundacji i stowarzyszeń UEPIK bywa dobrym rozwiązaniem na początek, jednak przed wyborem formy prowadzenia księgowości warto wiedzieć, z czym ona się wiąże.

Księgowość to również narzędzie umożliwiające kontrolę nad finansami organizacji. Pozwala podejmować świadome decyzje, zaplanować wydatki, pomyśleć o oszczędnościach, a także  przygotować się na ewentualne kontrole. Księgowość może być prowadzona przez osobę z Twojej organizacji albo zlecona na zewnątrz. Pamiętaj jednak, że za prawidłowe prowadzenie księgowości odpowiada cały zarząd. Dlatego warto poświęcić czas na rozmowę z osobą, które będzie prowadziła księgowość – na ustalenie zasad współpracy, przekazywania i opisywania dokumentów, wprowadzania i akceptacji przelewów, po prostu na wspólne umówienie się co jest w tej współpracy ważne. 

I na koniec przypomnienie. Dwa coroczne obowiązki związane z finansami fundacji i stowarzyszenia to: deklaracja CIT-8 – obowiązkowa dla wszystkich organizacji oraz  sprawozdanie finansowe – obowiązkowe dla większości organizacji. Choć zazwyczaj ich  przygotowanie jest zadaniem księgowej, księgowego lub biura rachunkowego to także i za te dokumenty odpowiadają osoby kierujące organizacją. Dlatego warto poświęcić czas na rozmowę, na zrozumienie wpisywanych liczb, czy na ustalenie opisów w sprawozdaniu.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Pełna księgowość
• Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK) 
• Jak współpracować z księgowym, księgową
• CIT-8 obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej
• Sprawozdanie finansowe
• Dział o księgowości w NGO

Sprawdź także👇 

• Wideo Jak prawidłowo opisywać faktury?
• Kurs edu.ngo.pl Jak prowadzić księgowość stowarzyszeń i fundacji
• Nagranie LIVE ngo.pl Wszystko, co musisz wiedzieć o uproszczonej ewidencji
• Publikacja edu.ngo.pl Finanse organizacji pozarządowej. Co każdy zarząd powinien o nich wiedzieć
• Kurs edu.ngo.pl Jak zarządzać finansami w organizacji pozarządowej
• Plallista wideo o sprawozdaniu finansowym
• Publikacja edu.ngo.pl Poradnik o sprawozdaniu finansowym

Organizacje pozarządowe mogą korzystać z wielu źródeł finansowania działań m.in. konkursów dotacyjnych, małych grantów, zbiórek publicznych, darowizn od darczyńców indywidualnych i firm, 1,5% podatku. Stowarzyszenia i fundacje mogą też sprzedawać produkty i usługi, prowadząc działalność odpłatną pożytku publicznego lub działalność gospodarczą.

Planując sposób finansowania działań w Twojej organizacji, przyjrzyj się różnym możliwościom i zastanów się, które mogą sprawdzić się w Waszym przypadku. Zajrzyj też koniecznie do serwisu Fundusze.ngo.pl, gdzie znajdziesz ogłoszenia o konkursach grantowych z całej Polski. Jeśli informacje o aktualnych konkursach dotacyjnych chcesz dostawać prosto do swojej skrzynki, zamów ten newsletter >

A jeśli myślisz też o rozwijaniu fundraisingu np. poprzez zbieranie darowizn w internecie, to polecamy Ci skorzystanie z naszego bezpłatnego narzędzia wplacam.ngo.pl.  

Inną możliwością, która może mieć też wymiar finansowy jest nawiązanie współpracy z biznesem. Dlatego rozwijając swoją organizację warto patrzeć, jakie firmy działają na Waszym lokalnym rynku czy w branży bliskiej Twojej organizacji.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Dział o finansowaniu NGO
• Odpłatna działalność pożytku publicznego
• Chcemy rozpocząć działalność gospodarczą
• Dział o współpracy z biznesem

Sprawdź także👇

• Nagranie LIVE ngo.pl “Jak finansować działania NGO?
• Publikacja pdf Narzędzia fundraisingu w Polsce
• Kurs edu.ngo.pl Jak sprzedawać produkty i usługi
• Kurs edu.ngo.pl Jak zacząć zbierać pieniądze
• Publikacja edu.ngo.pl Działalność odpłatna organizacji pozarządowych. Praktyczny poradnik
• Wideo Działalność odpłatna. Fakty i mity 
• Wideo Jak przeprowadzić i rozliczyć zbiórkę publiczną?
• Aplikacja wplacam.ngo.pl do zbierania darowizn przez internet

Organizacja może szukać w swoim otoczeniu osób i firm, które ją wesprą, mediów, które pomogą nagłośnić działania, czy organizacji zajmujących się zbliżoną tematyką. Taka współpraca nie tylko umożliwi prowadzenie działań na większą skalę, ale da Wam też poczucie, że nie jesteście osamotnieni w tym co robicie.

Ważnym partnerem fundacji i stowarzyszeń jest samorząd (jednostki samorządu terytorialnego - JST), który ma obowiązek współpracy z organizacjami pozarządowymi. Zasady współpracy są zapisywane w obowiązkowym dokumencie, jakim jest roczny program współpracy JST z NGO. Warto sprawdzić, jak wygląda to w Waszej gminie czy powiecie. Zobacz m.in., czy są organizowane konkursy dotacyjne, małe granty, w których samorząd zleca realizację zadań publicznych organizacjom, czy działa rada pożytku, albo inne ciała dialogu (np. komisje), w których organizacje przy udziale urzędników zajmują się istotnymi kwestiami lokalnymi. Sprawdź też inne formy współpracy np. udostępnianie sali, miejsca na spotkania, wydarzenia czy wynajęcie lokalu na preferencyjnych warunkach.

Zacznij od zajrzenia na stronę urzędu miasta czy gminy, skontaktuj się z urzędem i dopytaj. W większych miejscowościach często jest wyznaczona osoba (pełnomocnik), czy wręcz wyodrębniona cała jednostka (np. wydział) ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Warto też zorientować się, czy w okolicy funkcjonują organizacje z Waszej branży. Może istnieje sieć lokalnych organizacji lub porozumienie czy federacja? Zorientuj się też, jakie media (portale, gazety, radio, itd.) działają w Twoim regionie. Porozglądaj się za osobami, które mówią, piszą, opowiadają o tematach związanych z działaniami bliskimi Twojej organizacji. Szukaj sojuszników, nawiązuj współpracę, korzystaj z doświadczeń innych społeczników! Razem możecie więcej dla Waszej społeczności.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Jak można współpracować z administracją publiczną 
• Programy współpracy 
• Rady działalności pożytku publicznego
• Dział o współpracy z administracją publiczną 
• Dział o współpracy z mediami

Dział o współpracy z biznesem 

Sprawdź także👇 

• Publikacja edu.ngo.pl Dotacja od administracji publicznej dla organizacji. Jak wypełnić formularz wniosku
• Publikacja pdf edu.ngo.pl O projekcie i wniosku. Poradnik dla początkujących i tych, którzy chcą uporządkować wiedzę
• Nagranie LIVE ngo.pl Jak NGO może ubiegać się o pieniądze od gminy?
• Wideo Napisz projekt społeczny zgodnie z logiką projektową
• Wideo Jakich 6 błędów unikać we wnioskach o dotację?
• Kurs edu.ngo.pl Jak przygotować mądry projekt społeczny i wniosek o dotację
• Kurs edu.ngo.pl Jak stworzyć budżet projektu społecznego

Promocja i komunikacja są podstawą budowania rozpoznawalności i zaufania wobec działań organizacji pozarządowej. To one pozwalają dotrzeć do różnych grup odbiorców – od osób korzystających z działań, przez wolontariuszy i wolontariuszki, po partnerów i darczyńców – z opowieścią o naszej misji, wartościach i osiągnięciach. 

Organizacje mogą korzystać z wielu kanałów promocji m.in. strony internetowej, profili w mediach społecznościowych, mediów (np. radia, prasy), newsletterów, wydarzeń. Polecamy również zaopiekowanie się profilem swojej organizacji w spis.ngo.pl

Zanim jednak zabierzecie się za tworzenie konkretnych komunikatów, warto zastanowić się m.in. nad tym, co chcecie osiągnąć poprzez promocję Waszej organizacji i jej działań, jaki wizerunek chcecie budować, jakie są Wasze główne grupy odbiorców i odbiorczyń, jakim językiem chcecie mówić.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Promocja czyli co…Definicja. Co i po co promujemy 
• Strona internetowa (www) organizacji
• Dział o promocji w poradnik.ngo.pl

Sprawdź także👇

• Publikacja edu.ngo.pl Mocni w promocji. Podręcznik dla organizacji pozarządowych
• Nagranie LIVE ngo.pl Jak budować wizerunek fundacji lub stowarzyszenia?
• Wideo 8 wskazówek, z którymi zbudujesz wizerunek organizacji społecznej
• Wideo Jak promować początkującą organizację pozarządową?
• Wideo Jak zarządzać promocją NGO i skąd brać na nią pieniądze?
• Triki komunikacyjne z cyklu #komunikacjaToDziała
• Rozmowa z Ksenią Maćczak-Szumską Jak zaistnieć w radiu?
• Odcinek podkastu #todziała Klątwa wiedzy, test nekrologu i opowieść o zapalniczce

Zespół to najważniejszy zasób każdej organizacji pozarządowej – to ludzie tworzą misję, realizują projekty i odpowiadają za codzienne funkcjonowanie fundacji czy stowarzyszenia. W jego skład mogą wchodzić osoby zatrudnione na etat czy współpracujące na umowach cywilnoprawnych, wolontariuszki i wolontariusze, stażystki i stażyści. 

O zespole można myśleć w różnych wymiarach. W wymiarze formalno-prawnym, gdzie ważne jest, by zadbać o prawidłowo skonstruowane umowy związane z zatrudnieniem czy wolontariatem. Ale równie ważne jest też dobre zarządzanie zespołem, które pozwala realizować misję organizacji oraz sprawia, że ludzie w organizacji wiedzą, jakie mają zadania, dobrze się ze sobą czują i są zmotywowani do działania.

Czytaj dalej w PORADNIK👇

• Dział o ludziach w organizacji pozarządowej 
• Dział o pracownikach, współpracownikach w NGO
• Dział o wolontariacie w NGO

Sprawdź także👇

• Publikacja edu.ngo.pl Ludzie w organizacji. Jak zarządzać zasobami ludzkimi
• Wideo 6 wskazówek dla NGO organizującej wolontariat
• Wzory i kalkulatory do umów o pracę, o dzieło i zlecenie
• Nagranie LIVE ngo.pl Jak zapobiegać wypaleniu aktywistycznemu?