Poradnik - ngo.pl

W polityce rachunkowości należy określić rodzaj dowodów księgowych (dowodów źródłowych) przyjmowanych do ewidencji, są to m.in.:

• dowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki;
• dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie/fundację, noty księgowe, rachunki;
• dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zalicz­ki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), dokumenty obrotu środ­ków trwałych (OT, PT, LT);
• dowody zbiorcze – np. raport kasowy.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy dokument księgowy powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu;
• określenie stron (nazwa, adres, numery indentyfikacyjne), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;
• treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jednostkową;
• datę operacji i sporządzenia dowodu;
• podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operacje, pozwalające je jednoznacznie zidentyfikować;
• zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych – zgodnie z zapisami w statucie.

Szczególnie opisanym w prawienie rodzajem dokumentów są rachunki i faktury.
Co musi zawierać rachunek, o jakich elementach nie można zapomnieć wystawiając fakturę, w jakich sytuacjach je wystawiamy piszemy w: Kiedy NGO może wystawiać faktury i rachunki?

Dokumenty powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacją do jakiego programu, konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Dodatkowo na dokumencie powinien być naniesiony numer księgowy, jakim został oznaczony w księgach. Dla wygody warto posługiwać się gotową pieczątką, dzięki której będzie można szybko nanieść te opisy.

Na przykład pod względem formalno-rachunkowym zatwierdzać może osoba odpowiadająca za prowadzenie księgowości, pod względem merytorycznym prezes organizacji lub upoważniony koordynator programu (składane podpisy muszą być zgodne ze stosownymi upoważnieniami zarządu). Dobrą praktyką jest wpisywanie daty zatwierdzenia dokumentu. Instytucje finansujące zwykle mają bardzo szczegółowe wymagania co do opisu, który musi być umieszczony na dokumencie, np. może być wymagany numer umowy grantowej, numer kategorii budżetowej, tytuł projektu, itd. Przed rozpoczęciem gromadzenia i opisywania dokumentacji projektowej musimy zapoznać się szczegółowo z wytycznymi w tym zakresie.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.

Dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym w podziale na miesiące dodatkowo w podziale na rodzaj kosztów: kasa, dokumenty kosztowe, wynagrodzenia, wyciąg. Można dodatkowo podzielić na projekty. Należy znaleźć swój praktyczny sposób odpowiadający naszej sytuacji.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.

W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją dokumentów księgowych oraz zapewnieniem należytej ochrony dokumentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych. Powinna się więc tu znaleźć informacja o systemie komputerowym, z którego korzysta organizacja lub o innej metodzie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Musi się tu też znaleźć informacja, w jaki sposób dane księgowe są chronione przed uszkodzeniem zbiorów (zasady archiwizacji zbiorów danych), a także jak dane są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych (np. hasła zabezpieczające dla poszczególnych użytkowników w przypadku systemu komputerowego).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji lub oddziału w oryginalnej postaci. Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
• księgi rachunkowe – 5 lat;
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Ustalone okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumenty księgowe można udostępniać do wglądu w siedzibie organizacji za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, poza siedzibą organizacji za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz pozostawienia w organizacji potwierdzonego spisu wyniesionych dokumentów. Więcej na ten temat także w serwisie wiadomosci.ngo.pl – kliknij tutaj: http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/450605.html

Dokumentację księgową musimy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera powinniśmy dokonać zabezpieczenia w dostępie do programu oraz należytej archiwizacji.

Księgi rachunkowe prowadzi się wyłącznie na terytorium Polski i to w siedzibie organizacji. W przypadku, gdy:

• organizacja posiada oddziały krajowe – księgi rachunkowe tych oddziałów można prowadzić w siedzibie głównej albo siedzibie oddziałów w języku polskim i w polskiej walucie;
• organizacja posiada oddziały za granicą – księgi rachunkowe tych oddziałów prowadzone są w ich siedzibie, tzn. w języku i walucie, a także według prawa obowiązującego w kraju siedziby oddziału.

Oznacza to, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w tej siedzibie, gdzie jest prowadzona działalność.

O miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych należy powiadomić w terminie 15 dni od wydania zlecenia właściwy urząd skarbowy oraz zapewnić dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie organizacji (oddziału, zakładu).

O przejęciu prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe zawiadamiamy urząd skarbowy w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy.

W przypadku dokumentów zewnętrznych organizacja, oprócz przyjmowania dokumentów potwierdzających przepływ i wydatkowanie środków wystawionych przez inne podmioty, sama też tworzy dokumenty potwierdzające, np. operacje kasowe lub przychody organizacji.

Przychody organizacji, które w większości są darowiznami, potwierdzane są zwykle przez deklarację samych darczyńców na wpłacie bankowej lub przekazywane są na podstawie odpowiednich umów między darczyńcą a organizacją.

W niektórych jednak sytuacjach organizacja zobligowana jest do wystawienia dokumentów potwierdzających konkretne zdarzenia, np. potwierdzenie przyjęcia opłaty za działania związane z odpłatną działalnością pożytku publicznego.

Jeśli płacący za odpłatne działania lub za usługi organizacji, żąda to organizacja musi wystawić mu rachunek lub fakturę. Dotyczy to także opłat pobieranych w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego.

Obowiązek wystawiania rachunku wynika z ordynacji podatkowej w art 87 pojawia się obowiązek wystawienia rachunku w ciągu 7 dni jeśli kupujący go zażąda.Nie ma automatycznego obowiązku wystawiania faktury, jednak jeśli nabywca zażąda faktury musi to być ona wystawiona (art 106b ust 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Wystawienie rachunku albo faktury zależy więc od ustaleń stron sprzedaży.

Jeśli organizacja korzysta ze zwolnienie podmiotowego VAT np ze względu na nieprzekroczenie 200 tyś zł. przychodów ze sprzedaży objętej VAT, to na fakturze musi a na rachunku dla porządku powinna, podać podstawę prawną tego zwolnienia np.:

“Podmiot zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9- nieprzekroczenie wartości 200 tyś zł. sprzedaży objętej podatkiem VAT.”

Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Podatnicy wystawiający rachunki są zobowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia przez 5 lat kalendarzowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek.

Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi jest wystawiany z kopią i zawiera co najmniej:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego, bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowej;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;

W przypadku, gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu lub zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera wyraz: DUPLIKAT oraz datę jego ponownego wystawienia.
Rachunki mogą być sporządzane odręcznie, maszynowo lub przy zastosowaniu techniki informatycznej.

Warto również zauważyć, że przepisy art. 87 Ordynacji podatkowej nakładają na podatnika obowiązek wystawiania rachunków na żądanie kupującego lub usługobiorcy, lecz nie zabraniają wystawienia rachunków w sytuacji, gdy takie żądanie nie jest zgłaszane. A zatem rachunki takie mogą być wystawiane i przekazywane odbiorcom również wtedy, gdy nie są przez nich żądane.