Przejdź do treści głównej

Oryginały dokumentów poza biurem

Wszystko co należy wiedzieć o przechowywaniu dokumentów finansowych poza biurem organizacji pozarządowej.

Kiedy może zaistnieć konieczność "wyniesienia" dokumentów z biura?

Instytucje finansujące działania organizacji pozarządowych mają swoje wymagania dotyczące sprawozdawczości z wykorzystania ich środków finansowych. O ile oczywiste wydaje się przedstawienie oryginałów dokumentacji sporządzonej bezpośrednio dla tych instytucji (np. wypełnionych formularzy wniosków o płatność, sprawozdań okresowych sporządzonych według ich wymagań), o tyle wymaganie oryginałów pozostałej dokumentacji finansowej źródłowej (np. faktur, umów itp.) budzi czasem wątpliwości. 
Przy sprawozdawczości finansowej instytucje finansujące oprócz zestawienia dokonanych wydatków często wymagają również przedstawienia kopii odpowiednio opisanych faktur, umów itp. Organizacje dostarczają więc do urzędów grube segregatory ze skopiowanymi setkami dokumentów i potwierdzeniami ich zapłaty.
Ale zdarza się też, że sponsorzy żądają przedstawienia oryginałów dokumentów. Organizacje spełniają te wymagania wynosząc ze swoich siedzib do sponsorów segregatory z oryginałami dokumentów. I często nie wiedzą, na jak długo.

Czy można „wynieść” dokumenty z biura?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 20 oraz art. 71-76) organizacja ma obowiązek przechowywania oryginałów dokumentów finansowych (zwanych dowodami księgowymi czy dowodami źródłowymi) w sposób staranny, zapobiegający dokonywania na nich jakichkolwiek zmian. 
Udostępnianie oryginałów tych dokumentów, osobie trzeciej (np. sponsorowi) jest możliwe (art. 75):
  • zawsze za zgodą osoby kierującej organizacją („kierownika jednostki”), np. prezesa zarządu organizacji;
  • a jeśli udostępniamy je poza siedzibą organizacji wymagana jest pisemna zgoda osoby kierującej organizacją oraz pozostawienie w jej siedzibie potwierdzonego spisu przejętych dokumentów (art. 75 pkt 2).
Tak więc w tej sytuacji osoba kierująca organizacją powinna na piśmie wyrazić zgodę na przekazanie dokumentów w odpowiedzi na żądanie określonej instytucji, według załączonego spisu dokumentów. Spis dokumentów przekazywanych danej instytucji powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację danego dokumentu źródłowego (np. nr faktury, data, nazwa instytucji, NIP, kwota). Zwykle i tak organizacje sporządzają zestawienie wydatków z odpowiednimi danymi dotyczącymi każdego dokumentu. Spis ten powinien być potwierdzony przez instytucję na dowód przyjęcia przez nią określonych dokumentów finansowych. 

Do czego mamy prawo?

Organizacja powinna uzgodnić z instytucją finansującą termin odebrania dokumentów źródłowych i przy odbiorze sprawdzić, czy są zgodne z pierwotnym spisem. Dokumentacja finansowa jest objęta tajemnicą poufności. Organizacja ma prawo zobowiązać instytucję, której przekazuje dokumenty do zachowania tajemnicy danych np. osobowych, bankowych. Zobowiązanie to może mieć formę pisemnego oświadczenia.

Kiedy organizacja musi się zgodzić na dostarczenie oryginałów dokumentów instytucji finansującej?

Obowiązki organizacji wobec instytucji finansującej powinny być opisane bezpośrednio w umowie o współpracy/dofinansowaniu. Mogą też wynikać z istniejących regulacji prawnych, do których dana umowa się odwołuje. 
Zwykle, ilekroć w umowie o dofinansowanie jest mowa o „dokumentach”, należy przez to rozumieć „oryginały dokumentów”, choć nie ma w tym zakresie jednoznacznej wykładni prawnej. Warto potwierdzić to z instytucją finansującą w momencie zawierania umowy. 
Oryginały razem ze sprawozdaniem – jeśli wymaga tego umowa
Zatem organizacja jest zobowiązana dostarczyć oryginały dokumentów finansowych, jeśli w umowie jest bezpośredni zapis mówiący o konieczności dołączenia dokumentów finansowych (faktur i potwierdzeń ich zapłaty) do wniosków o płatność czy sprawozdań okresowych. Organizacja zawierając umowę jednoznacznie zobowiązuje się do dołączenia do każdego sprawozdania czy wniosku o płatność oryginałów dokumentów finansowych, z zachowaniem procesu wydania dokumentacji.
Oryginały „na wezwanie” instytucji finansującej
W przypadku, gdy w umowie jest bezpośredni zapis mówiący o konieczności dostarczenia dokumentów finansowych na wezwanie instytucji finansującej, organizacja nie załącza dokumentów do sprawozdania czy wniosku o płatność, a jedynie ma obowiązek je dostarczyć na wyraźne wezwanie instytucji finansującej.
A jeśli w umowie o dofinansowanie nie ma wyraźnego zapisu mówiącego o konieczności dostarczenia dokumentów, ale umowa dotyczy realizacji zadania publicznego, wówczas organizację obowiązują zapisy Rozporządzenia MPiPS z dn. 27 grudnia 2005 r. określającego wzory oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
Rozporządzenie to mówi, że:
„Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych”. (zał. 2 – wzór sprawozdania, Pouczenie pkt 3)
I dalej Rozporządzenie mówi, że:
„…w ramach kontroli (…) upoważnieni pracownicy Zleceniodawcy mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania. Zleceniobiorca na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego”. (zał. 2 wzór umowy &8 pkt 2)
Tak więc tylko w sytuacji kontroli przedstawiciele instytucji finansującej mogą zażądać od organizacji dostarczenia oryginałów dokumentów w ramach umowy o realizację zadania publicznego, natomiast nie mogą żądać załączania oryginałów dokumentów do sprawozdań. 

Dokumenty „do wglądu”

Często w umowie o dofinansowanie w ramach „czynności kontrolnych” pojawia się obowiązek zapewnienia instytucji finansującej „prawa wglądu” do dokumentacji związanej z realizacją umowy. Tak jest np. w przypadku wzoru umowy w ramach EFS POKL, w której jednocześnie jest wyznaczone miejsce przeprowadzenia kontroli: jest to siedziba beneficjenta, siedziba partnerów jak i miejsce realizacji projektu. W interpretacji prawników to prawo „wglądu” nie oznacza dla organizacji obowiązku dostarczenia oryginałów dokumentów do instytucji finansującej, a raczej prawo do kontroli dokumentów w miejscu ich przechowywania, a więc np. w siedzibie organizacji. 

Sprawozdania

Na etapie składania wniosków o dofinansowanie organizacje często są proszone o załączenie sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej) za zamknięty okres rozliczeniowy czy też opinii audytora. Jeśli możliwe jest załączenie kopii tych dokumentów, to każda organizacja może ten wymóg formalny łatwo spełnić, potwierdzając dokumenty „za zgodność z oryginałem”. Zdarzyć się jednak może również wymaganie oryginałów tych sprawozdań. Ogólnie, dokumentację sprawozdań merytorycznych czy finansowych organizacji warto sporządzać w kilku podpisanych przez osoby zatwierdzające egzemplarzach, z których każdy będzie stanowić jednakowo brzmiący oryginał. Organizacja musi posiadać tę dokumentację w wersji oryginalnej, dlatego nigdy nie może oddać ostatniego oryginału dokumentacji sprawozdawczej. 

Wymagany opis na dokumencie finansowym

Wymagania dotyczące opisu dokumentu finansowego zawarte są często w samej umowie bądź dokumentach uzupełniających, do których się odnosi umowa (np. informacji o kwalifikowalności wydatków).
Jeśli umowa tego nie precyzuje, a dotyczy ona realizacji zadania publicznego, należy stosować cytowane wcześniej Rozporządzenie MPiPS. Podaje ono szczegółowy zakres danych, którymi powinien być opatrzony każdy dokument potwierdzający wydatek w ramach danej umowy:
„Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej* oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji”. (zał. 2 – wzór sprawozdania, Pouczenie pkt 3).
Nie ma tu więc mowy o  konieczności postawienia dodatkowej pieczątki bezpośrednio przez instytucję finansującą, czego niekiedy domagają się urzędnicy samorządowi. W sytuacji, gdy instytucja finansująca chce „opieczętować” dokumenty swoimi stemplami, organizacja ma prawo poznać podstawę prawną tego wymagania. 

Czy organizacja może zgodzić się na „opieczętowanie” dokumentów przez instytucję finansującą?

Instytucja finansująca nie może samodzielnie, bez poinformowania nas dokonać jakichkolwiek zmian na oryginałach dokumentów (np. dodatkowego opisu czy opieczętowania), kierujący organizacją może wyrazić zgodę na dokonanie dodatkowego opisu na dokumencie. 

Czego warto się domagać?

Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami czy aktami prawnymi, do których się odnosi (np. w ramach realizacji zadania publicznego czy w ramach stosowania prawa zamówień publicznych) określa prawa i obowiązki obydwu stron: organizacji i instytucji finansującej.
Organizacja podpisując umowę zobowiązuje się do wypełnienia wszystkich narzuconych na nią obowiązków. Instytucja finansująca na mocy podpisanej przez siebie umowy ma prawo wymagać tylko tego, co określa umowa i jej załączniki lub akty prawne, do których się odnosi.
Organizacja powinna mieć pełną wiedzę o swoich obowiązkach wobec instytucji finansującej. Na etapie podpisywania umowy powinna doprecyzować niejasne zapisy. W sytuacji, gdy zapisy umowy są standardowe i nie podlegają zmianom, organizacja ma prawo uzyskać dodatkowe wyjaśnienia ze strony instytucji finansującej. Ważne jest, żeby podpisując umowę kierujący organizacją miał świadomość, że będzie musiał np. na wezwanie instytucji finansującej przynieść określone oryginały dokumentów i pozostawić je na określony czas w jej biurze.
Organizacja zawsze ma prawo poprosić o podstawę prawną wymagań ze strony instytucji finansującej.
 

Kontrola z US

A jeśli urzędnicy skarbowi w ramach niespodziewanej kontroli z US będą chcieli obejrzeć dokumenty, których „nie ma w biurze”, bo zostały przekazane instytucji finansującej?
Okresowe przekazanie dokumentów finansowych instytucji finansującej na podstawie potwierdzonego spisu dokumentów i zgody osoby kierującej organizacją nie powoduje zmiany „miejsca przechowywania dokumentów”, o której należy informować urząd skarbowy.
Kontrola skarbowa ma prawo dokonywać kontroli „krzyżowej”, a więc np. sprawdzać dokument w organizacji kontrolowanej i w organizacji, która wystawiła daną fakturę. W tym przypadku na mocy protokołu przekazania dokumentów instytucji finansującej, urzędnicy skarbowi mają prawo udać się do niej i tam dokonać kontroli dokumentów organizacji. Choć chyba tyle „nieszczęść” naraz nie może się zdarzyć jednej organizacji… 

Kto odpowiada za dokumenty

Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów spoczywa na osobie kierującej organizacją. Odpowiedzialność ta pozostaje również w momencie przekazania oryginałów dokumentów finansowych do wglądu instytucji finansującej. W przypadku zagubienia dokumentu w instytucji finansującej należy sporządzić protokół wyjaśniający okoliczności zagubienia, podpisany przez obydwie strony (organizację i instytucję finansującą).
Pewną dodatkową, choć pracochłonną formą zabezpieczenia, może być sporządzenie kopii wszystkich oryginałów dokumentów przed ich przekazaniem na zewnątrz organizacji. 

Kłopotliwe zagubienie dokumentu VAT

Jednak w przypadku zagubienia dokumentu wykorzystanego do rozliczeń podatku VAT sytuacja się komplikuje: ani protokół, ani kopia dokumentu nie wystarczą. Tylko oryginał dokumentu VAT jest podstawą do skorzystania z odliczenia podatku, a więc w momencie jego zagubienia nie ma podstawy do odliczenia podatku. W tym przypadku organizacja powinna wystąpić o duplikat dokumentu, ale prawo do odliczenia podatku VAT uzyska dopiero w momencie uzyskania duplikatu, a więc z datą późniejszą, niż pierwotny dokument był wystawiony. W tej sytuacji powinna nastąpić korekta deklaracji VAT. Organizacja może też zwrócić się do swojego urzędu skarbowego opisując zaistniałą sytuację i wystąpić z prośbą o możliwość niedokonywania korekt podatku VAT. 
Wymagania instytucji finansujących dotyczące okazania oryginałów, np. faktur, mają na celu sprawdzenie, czy są to właściwe dowody wydatkowania ich pieniędzy. Ale zawsze wiąże się to z ryzykiem np. ich zagubienia. Dlatego też organizacje, o ile jest to tylko możliwe, powinny negocjować z tymi instytucjami warunki sprawozdawczości takie, żeby zapewniały bezpieczeństwo obu stronom i mieściły się w ramach przyjętych granic zaufania (np. dostarczenie kopii z potwierdzeniem „za zgodność z oryginałem”, dostarczenie dokumentów w określonym dniu i w obecności przedstawiciela organizacji dokonanie ich kontroli w siedzibie instytucji finansującej, czy też przegląd dokumentów przez przedstawiciela instytucji finansującej w siedzibie organizacji). Ale o to trzeba zadbać jeszcze na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie.
Wyraź opinię 44 0

na skróty / spis treści