Poradnik - ngo.pl

Ustawa o rachunkowości jasno określa, że to "kierownik jednostki", a więc najczęściej cały zarząd, jest odpowiedzialny za „wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru” (art. 4 ustawy o rachunkowości). Jest to odpowiedzialność ponoszona przez zarząd jako organ zarządzający.

Z formalnego punktu widzenia księgowi zatrudnieni w organizacjach nie muszą mieć uprawnień księgowych, gdyż faktycznie nie ponoszą odpowiedzialności za prowadzone księgi.  Odpowiedzialność ta spoczywa na zarządzającym bez względu na to, czy księgowy jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę, umowy cywilno-prawnej zawartej z biurem ksiegowym, czy też księgowość jest prowadzona przez wolontariuszy.

Wewnątrz organizacji obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych zarząd powierza osobie – księgowej (księgowemu) lub firmie rachunkowej. Jednak ze względu na ustawową odpowiedzialność zarząd powinien mieć podstawową wiedzę o rachunkowości, a co najmniej wiedzieć, co to oznacza.

Czasem w małych organizacjach, szczególnie takich, które mają niewielki budżet roczny i małą liczbę operacji finansowych, funkcję księgowego pełnią wolontariusze. Tę formę zatrudniania księgowego charakteryzuje brak stabilnego formalnego związku wolontariusza z organizacją. Możliwe jest co prawda zawarcie w tej sytuacji umowy wolontariackiej, jednak nie może ona stanowić podstawy prawnej do egzekwowania wykonywania zadań przez wolontariusza. Współpraca z wolontariuszem odbywa się na podstawie wzajemnego zaufania. Z tych więc przyczyn wolontariat należy traktować raczej jako formę przejściową obsługi finansowej organizacji i szukać innych jej form, trwalszych formalnie.

Tymczasowo ewidencję operacji finansowych może oczywiście prowadzić także prezes lub inny członek zarządu organizacji. W tym przypadku związek formalny osób pełniących tę funkcję jest klarowny. W takim układzie jednak może zabraknąć właściwej ścieżki kontroli, szczególnie, jeżeli ewidencję księgową prowadzi prezes zarządu. W dłuższej perspektywie rozwoju organizacji, członkowie zarządu mają inne zadania, więc lepiej, żeby funkcję księgowego pełnili tylko doraźnie.

Wybór formy współpracy zależy od doświadczeń i zasobności organizacji oraz rozmiaru i sposobu jej działań. We współpracy księgowego i zarządzającego finansami bardzo ważna jest chęć poszukiwania wzajemnego zrozumienia i uznania potrzeb drugiej strony. Prawidłowo prowadzone księgi nie zawsze umożliwiają proste przygotowanie sprawozdania finansowego, a z drugiej strony – niemożliwe jest podporządkowanie systemu księgowego tylko i wyłącznie celom sprawozdawczym. Konieczne jest szukanie kompromisu, który na pewno jest możliwy, jak pokazuje udana współpraca zarządzających i księgowych w wielu organizacjach.

Oto możliwe formy współpracy:

Umowa o pracę

Księgowy to niekiedy jedyna, a często jedna z pierwszych osób formalnie zatrudnionych w organizacji. Trudno jest rekomendować lepszą formę zatrudnienia księgowego. Celem prowadzenia księgowości w organizacji jest zapewnienie całej organizacji i zarządowi bezpieczeństwa finansowego poprzez rzetelne stosowanie obowiązujących przepisów. Jest to więc bardzo odpowiedzialne zadanie, związane z budowaniem wiarygodności organizacji. Rzetelność i przejrzystość prowadzonych finansów, gwarantująca właściwe rozliczanie przekazywanych środków finansowych, staje się często warunkiem sine qua non w otwartych konkursach prowadzonych przez różne instytucje finansujące. Księgowi zatrudnieni w organizacjach na podstawie umowy o pracę często utożsamiają się z jej działaniem i stają się oddanymi pracownikami. Z czasem nabywają dużego doświadczenia w prowadzeniu ksiąg, a przede wszystkim „uczą się” danej organizacji, co może być ich dużym atutem. Należy też pamiętać, że w dziedzinie finansów często dokonują się zmiany formalno-prawne, trzeba więc dbać o aktualizację wiedzy księgowych, inwestując w ich szkolenia i dostęp do właściwych źródeł informacji.

Umowa cywilno-prawna

Księgowi zatrudnieni na podstawie umowy cywilno-prawnej (np. umowy o dzieło, zlecenia) zawierają umowę okresową. Może być ona zawarta na dłuższy okres, ale może też być odnawiana comiesięcznie – wówczas obydwie strony co miesiąc mają możliwość zakończenia współpracy. Związek formalny księgowego z organizacją jest tu znacznie słabszy, niż w przypadku umowy o pracę. Przy stanowisku księgowego, które ma wysoką rangę odpowiedzialności w organizacji, perspektywa dłuższej stabilnej współpracy ma istotne znaczenie dla zarządzających strategią finansową.

Firma zewnętrzna

Dla firmy zewnętrznej zlecenie prowadzenia księgowości będzie zawsze jednym z prowadzonych projektów, trudno oczekiwać więc od zleceniobiorcy zaangażowania w działania całej organizacji. Z drugiej strony, firma zewnętrzna zapewnia ciągłość wykonania zlecenia, bez względu na wewnętrzne ruchy kadrowe oraz gwarantuje odpowiedni poziom kwalifikacji osób obsługujących klienta. I, co nie jest bez znaczenia, przejmuje odpowiedzialność za rzetelność prowadzonych ksiąg.

Specyfika zarządzania finansami organizacji pozarządowej wymaga wzajemnego zrozumienia oraz ścisłej współpracy księgowego i dyrektora (lub prezesa zarządu).

Komunikacja między księgowymi a osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie finansami w organizacjach (czyli dyrektorami lub prezesami zarządu) często nie jest prosta. Może dlatego, że każda ze stron mówi swoim językiem i jest skoncentrowana na osiągnięciu własnego celu: księgowy chce mieć porządek w księgach finansowych, umożliwiający proste wykonanie bilansu czy rachunku wyników; dyrektor/prezes, często nie znając się na księgowości, nie zwraca dostatecznej uwagi na wymogi rachunkowe czy podatkowe i po prostu chciałby mieć w każdej chwili „swoje” sprawozdanie.

Organizując sobie współpracę z księgowym warto wziąć pod uwagę następujące kwestie.

Zakres obowiązków księgowego – ustalenie reguł współpracy, podział obszarów odpowiedzialności

Każdy pracownik przy zatrudnianiu powinien otrzymać zakres swoich obowiązków. Jest to szczególnie ważne w przypadku księgowego, który musi dobrze znać swój obszar odpowiedzialności. Tradycyjnie księgowy odpowiada za prowadzenie dokumentacji i ksiąg finansowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości) oraz wypełnianie obowiązków sprawozdawczych wobec ZUS i urzędu skarbowego. Do rozstrzygnięcia pozostają zadania związane ze sprawozdawczością wobec instytucji finansujących (grantodawaców), zapewnienie płynności finansowej czy analiza finansowej kondycji organizacji. W małej fundacji czy stowarzyszeniu księgowy zazwyczaj odpowiada za finanse całej organizacji: księguje operacje, prowadzi dokumentację, przygotowuje analizy finansowe. W większej organizacji nie jest możliwe utrzymanie jednoosobowego zarządzania finansami.

Wspólny język

Aby księgowy i zarządzający finansami mogli szybko oraz skutecznie się porozumieć, powinni poznać katalog pojęć, którymi posługują się obydwie strony.

Księgowy powinien wyjaśnić i pokazać, czym jest np. obrotówka (tabelaryczny wykaz obrotów i sald na danych kontach księgowych), plan kont (hierarchiczna struktura porządkująca operacje finansowe), salda analityczne i syntetyczne (różnica między stroną „winien” i stroną „ma” w planie kont, czyli rodzaj wyniku operacji finansowych na danym koncie), zobowiązania (naliczony koszt, ale jeszcze niewydatkowany) czy rozrachunki (rozliczenia z danym kontrahentem lub pracownikiem, pokazujące kto komu ile jest winien).

Zarządzający powinni nie tyle poznać słownik księgowy, ale przede wszystkim wiedzieć, które elementy zapisów księgowych mogą być dla nich pożytecznym źródłem danych. Podobnie księgowy powinien zapoznać się z zagadnieniami ważnymi dla zarządzającego finansami takimi jak budżet, monitoring budżetu, przepływy finansowe itd. Księgowy powinien znać wszystkie obowiązki sprawozdawczości finansowej organizacji tak, żeby odpowiednio zaprojektować plan kont w księgach, w celu efektywnego przygotowania stosownych raportów i analiz. Aby dobrze ze sobą współpracować musimy znać swoje potrzeby i wiedzieć, co możemy sobie wzajemnie zaoferować.

Narzędzia pracy

Niezwykle istotne na początku współpracy z księgowym jest ustalenie, z jakich narzędzi pracy korzystamy, które umożliwią wzajemne przesyłanie danych. W większości komputerowych programów finansowo-księgowych jest możliwość eksportu danych księgowych bezpośrednio z ksiąg do arkusza kalkulacyjnego (np. Excel). Właściwe zaprojektowanie „współpracujących” ze sobą narzędzi pracy po stronie zarządzającego, umożliwiających korzystanie bezpośrednio z danych eksportowanych z programu finansowego, pozwoli na wzajemne wykorzystywanie danych i uniknięcie podwójnej pracy. Aby to zadziałało, musimy mieć jednak wzajemne zaufanie do rzetelności i – co bardzo ważne – aktualności przesyłanych danych.

Szacunek dla wzajemnych obowiązków

Niewątpliwie jednym z najważniejszym elementów wyznaczających pracę księgowych jest czas. Terminy zapłaty podatków, składek ZUS, złożenia sprawozdań itd. są nieprzekraczalne. Wyznaczone terminy służą porządkowi prowadzenia finansów i należy ich przestrzegać. W przypadku niedotrzymania terminu kary mogą być znaczące, np. opóźnienie w odprowadzeniu podatku od osób fizycznych do urzędu skarbowego może skutkować karą dla prezesa zarządu za nieterminowe odprowadzenie zobowiązań publicznych, a także koniecznością odprowadzenia podatku dochodowego od osób prawnych od odsetek od zaległości podatkowej. W skrajnym przypadku sytuacja ta może stać się pretekstem do przeprowadzenia kontroli urzędu w organizacji. Dlatego też należy szanować wymagania księgowych, co do terminowości składania podpisów, oświadczeń i dokonywania przelewów.

Niezwykle ważne jest też sprawne przekazywanie dokumentów, opisanych i kompletnych, i w odpowiednim czasie. Respektowanie przyjętego obiegu dokumentów organizacji zapewnia regularne księgowanie i bieżącą aktualizację zapisów księgowych. A to z kolei oznacza dla zarządzających finansami rzetelną wiedzę o stanie wydatkowania środków finansowych w organizacji. Ze względu na ważne terminy składania deklaracji, zapłaty podatków czy składek ZUS, czy innych zobowiązań organizacji, zarządzający powinien informować księgowego o planowanej nieobecności. Będzie on wówczas mógł wcześniej przygotować do akceptacji i podpisu płatności, które będą musiały być dokonane w czasie nieobecności prezesa lub dyrektora. Zarządzający finansami również pracuje w rytmie terminów sprawozdań okresowych dla instytucji finansujących lub dla zarządu.

Rozumiejąc potrzeby tej sprawozdawczości, księgowy powinien starać się tak planować swoją pracę, żeby w wymaganym terminie mógł dostarczyć rzetelne dane do przygotowywanych raportów.

Przepływ informacji

Niezwykle istotne jest, żeby zarówno księgowy, jak i zarządzający finansami mieli niezbędną wiedzę, umożliwiającą im właściwe planowanie swojej pracy.

I tak księgowy powinien na pewno:

• znać budżet organizacji – planowane działania (w tym plan zatrudnienia pracowników, spodziewane źródła finansowania itd.);
• wiedzieć, kto ma prawo podpisu dokumentów bankowych (akceptacja płatności);
• wiedzieć, kto ma prawo zaciągać zobowiązania finansowe w imieniu organizacji: prezes zarządu zwykle może udzielić koordynatorom pełnomocnictwa do określonej kwoty (pełnomocnictwo powinno mieć formę podpisanego dokumentu, należy je przechowywać w dokumentacji finansowej);
• wiedzieć kto w procesie obiegu dokumentów może zatwierdzać dokumenty finansowe;
• znać terminy i formę sprawozdawczości dla instytucji finansujących lub dla zarządu;
• znać wymagania instytucji finansujących, dotyczące ewidencji i opisu dokumentacji źródłowej;
• znać statut organizacji oraz wiedzieć, jakie są obowiązki sprawozdawcze, wynikające z przepisów obowiązujących organizacje pozarządowe.

A zarządzający (np. prezes, dyrektor) powinien być informowany m.in. o:

• terminach deklaracji i płatności okresowych zobowiązań (np. ZUS, podatku itd.);
• obowiązku przeprowadzenia audytu;
• zmianach w sposobie kalkulacji kosztów (np. naliczania kosztu całkowitego wynagrodzenia);
• aktualnym stanie środków finansowych na kontach bankowych organizacji.

Dobrą praktyką są regularne spotkania zarządzającego finansami i księgowego, podczas których wymieniają informacje istotne dla każdej ze stron. Jak pokazuje doświadczenie niektórych organizacji, pożyteczną zasadą jest także zapraszanie księgowych na spotkania merytoryczne zespołu organizacji, podczas których prezentowany jest cel, harmonogram działań i rezultaty projektu. Poznanie projektu pozwala księgowemu łatwiej tworzyć (razem z koordynatorem projektu) plan kont do budżetu projektu. Ponad to, znajomość harmonogramu działań pozwoli mu także poznać potrzeby „płynnościowe” danego projektu i zapewnić właściwe wsparcie dla zarządzającego przy planowaniu przepływów finansowych. Działania merytoryczne mają bezpośrednie przełożenie na wydarzenia finansowe, dlatego też określona wiedza księgowego na temat formalnej i merytorycznej realizacji projektu jest niezbędna do poprawnego, z punktu widzenia zarządzania projektem, prowadzenia ewidencji księgowej.

Zwykle zarząd nie chce ingerować w sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale jeśli ma wątpliwości co do jakości tej pracy, zawsze ma prawo i powinien sprawdzić pracę księgowości. Oto kilka podpowiedzi dotyczących podstawowych obszarów z zakresu rachunkowości.

• Czy w mojej organizacji są prowadzone księgi rachunkowe? Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w systemie finansowo-księgowym (w komputerze) lub w postaci np. ręcznych kartotek, księgi, np. tzw. amerykanki. Muszą być zawsze prowadzone niezależnie od wielkości organizacji, tego jak długo istnieje i sposobu działania.
• Czy księgi rachunkowe są przechowywane w miejscu zgłoszonym do urzędu skarbowego w dokumencie NIP-2? Jeśli nie, to należy złożyć aktualizację NIP-2.
• Czy jest dokument polityki rachunkowości przyjęty uchwałą zarządu? Czy przyjęta polityka rachunkowości jest aktualna – np. sprawdź plan kont, będący załącznikiem do polityki rachunkowości z planem kont obowiązującym w danym roku?
• Czy dokumenty finansowe są odpowiednio opisane? Dokumentacja finansowa: każdy dokument kosztowy (rachunek, faktura, rachunek umowy cywilno-prawnej) musi być opisany i zatwierdzony od strony merytorycznej i formalno-rachunkowej (podpisy co najmniej dwóch osób), może być też osobno zatwierdzony do zapłaty.

Księgowi wprowadzają grupy dokumentów finansowych (np. wyciągi bankowe, dokumenty kosztowe, faktury sprzedaży) w porządku chronologicznym. Do ksiąg finansowych wprowadzają otrzymane dokumenty. Sprawdź, z jaką datą jest zaksięgowany ostatni wyciąg bankowy / ostatni dokument kosztówy. Jeśli data ostatniego wprowadzonego wyciągu bankowego czy dokumentu kosztowego jest starsza niż 2 tygodnie / 1 miesiąc, zastanów się, z czego to wynika: czy księgowy nie ma czasu na księgowanie, czy może nie dostał wszystkich dokumentów do księgowania?

• Poproś o zestawienie rozliczeń z urzędem skarbowym: czy są należności, zobowiązania wobec urzędu czy też na bieżąco organizacja jest rozliczona?
• Sprawdź, czy są teczki osobowe pracowników, czy są odpowiednio przechowywane (w miejscu niedostępnym dla innych osób poza wyznaczonymi), czy w teczkach są następujące dokumenty: umowa o pracę, zakres obowiązków, dokumenty potwierdzające wykształcenie, zaświadczenie o przeszkoleniu BHP, zaświadczenie lekarskie o możliwości przystąpienia do pracy.
• Czy zostały sporządzone i wysłane deklaracje podatkowe np. VAT7 (jeśli twoja organizacja jest płatnikiem VAT), PIT-4R; dowiedz się, jakie deklaracje składa twoja organizacja.
• Czy sprawozdanie finansowe za ostatni zamknięty rok finansowy zostało wysłane do urzędu skarbowego w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia? Czy jest podpisane przez wszystkich członków zarządu (chyba, że ktoś z zarządu pisemnie odmówił jego podpisania)? Czy wynik finansowy z rachunku wyników jest taki sam, jak wynik finansowy wykazany w bilansie (po stronie pasywów)?
• Czy plan kont ujmuje koszty w zespole „5” – w jaki sposób? czy umożliwia to sporządzenie raportu zarządczego dla zarządu? Porozmawiaj z księgowym / księgową, jakich informacji potrzebujesz i w jakim czasie.
• Na koniec – kiedy ostatni raz rozmawiałeś z księgowym / księgową organizacji? Jeśli to było dłużej niż np. 2 tygodnie temu, to zaproś go na spotkanie. Warto rekomendować okresowe spotkania z księgowym, nawet przy ustalonym i dobrze funkcjonującym systemie współpracy.