Poradnik - ngo.pl

Organizacje pozarządowe mają coroczny obowiązek sprawozdawczy - przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd (lub jedną osoba z zarządu - pozostała oświadczają, że sprawozdanie spełnia wymogi), a także przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji).

• termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
• termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji - do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
• termin przekazania do Urzędu Skarbowego (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) przez organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej - w ciągu 15 od daty zatwierdzenia
• termin przekazania do KRS przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą - zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS - w ciągu 15 od daty zatwierdzenia

(podane tu terminy to terminy standardowe z ustawy o rachunkowości)

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

Wzór z załącznika 6 to wzór domyślny – podstawowy wzór sprawozdania organizacji pozarządowej. Więcej o wzorze dla NGO: Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej.

Organizacja może też wybrać wzór z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości (księgowość wg pełnych zasad - bez uproszczeń).

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (zazwyczaj zarząd NGO) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd).

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. Od 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona. Wszystkie organizacje pozarządowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w tzw. strukturze logicznej.

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być nie tylko sporządzone w formie elektronicznej (w strukturze logicznej) - musi być też podpisane elektronicznie. Sprawozdania można podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo podpisem zaufanym (ePUAP).

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli dla większości organizacji do 31 marca. Jest to termin sporządzenia czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujących organizacją (np. zarząd). W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji. 

Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego - czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.

Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej

Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej (Z WYJĄTKIEM organizacji prowadzącej uproszoną ewidencję przychodów i kosztów) wysyła sprawozdanie:

• najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
• do urzędu skarbowego - od 2020 r. sprawozdanie przekazujemy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych do "Szefa Krajowej Administracji Skarbowej". Do przesłania sprawozdania do szefa KAS można wykorzystać narzędzie Ministerstwa Finansów - e-Sprawozdania Finansowe.

Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana).

Zgodnie z przepisami nie trzeba wysyłać uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KAS. Mimo to rekomendujemy przesłanie uchwały: uchwała dokumentuje zatwierdzenie sprawozdania oraz podaje datę zatwierdzenia. Pozwala to urzędowi na ustalenie, że złożenie sprawozdania nastąpiło w określonym przepisami terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą

Organizacja prowadząca działalność gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła sprawozdanie:

• najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
• do Krajowego Rejestru Sądowego (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl). Sprawozdanie wysłane do KRS NIE JEST jest już składane do urzędu skarbowego (do szefa KAS).

Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana).

Organizacja pożytku publicznego

Organizacja pozarządowa, która ma zarejestrowany w KRS status organizacji pożytku publicznego, wysyła (dodatkowo) sprawozdanie:

• najpóźniej do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy do 30 listopada)
• sprawozdanie OPP umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego - bazę tę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.

Do bazy sprawozdań OPP trafia zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją.

Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.

Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2024 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny.

Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Ma też obowiązek załączyć opinię z badania przy składaniu sprawozdań do urzędu skarbowego czy KRS.

Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również OPP, jeśli spełniają łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:

• realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
• otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50 000 zł;
• osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.