Przejdź do treści głównej

Zamknięcie roku

Najważniejsze informacje o księgowym zamykaniu roku w organizacji pozarządowej.

O czym trzeba pamiętać przy zamykaniu roku?

Koniec roku to czas porządków i podsumowań nie tylko w gospodarstwie domowym, ale i w organizacjach. Po zakończeniu roku finansowego, jeszcze przed zrobieniem bilansu i ostatecznego sprawozdania należy wykonać szereg dodatkowych czynności i podjąć kilka decyzji na koniec roku.

Koszty roku minionego
Wszyscy księgowi to pewnie potwierdzą, że niemożliwe jest całkowite zaksięgowanie operacji finansowych należących do roku mijającego do 31 grudnia włącznie, zawsze pozostaną koszty, które będą dotyczyć roku mijającego, a będą faktycznie zapłacone w roku następnym – tak jest np. w przypadku opłaty za telefon, gdzie rachunek telefoniczny otrzymujemy w miesiącu następnym, czy za zużycie energii. Również będą koszty, które będą należały do roku mijającego (np. zostanie podpisana umowa zlecenie i wykonana praca do 31 grudnia), a zostaną fizycznie wypłacone w roku następnym. W obydwu tych przypadkach, koszty te należą do roku minionego, chociaż zostaną wypłacone dopiero w roku następnym.
Zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów należy stwierdzić, że dany koszt fizycznie poniesiony w roku następnym powinien być zaliczony do roku poprzedniego czy następnego. Taki koszt powinien być zaksięgowany memoriałowo.
Analogicznie, jeśli w roku minionym został poniesiony koszt, który tak naprawdę dotyczy roku następnego (np. został zakupiony bilet lotniczy na koniec stycznia), to powinien on być zaliczony w koszty roku następnego.
 
Przychody roku minionego
Wszystkie przychody, które fizycznie wpłynęły na konto organizacji w danym roku stanowią przychody danego roku. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt księgowania tych przychodów, z których tylko część będzie wykorzystana w danym roku, a pozostała w latach kolejnych. W takim przypadku, jeśli to wynika z Umowy o dotację, zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów, tylko część, która miała być wykorzystana w roku minionym powinna być zaliczona w przychody danego roku (do rachunku wyników), a pozostała część jako przychody przyszłych okresów.
 
Koniec roku to również czas inwentaryzacji szeroko rozumianej – czyli sprawdzania, porządkowania i uzgadniania.

Do obowiązków każdego księgowego należy:
  • uzgodnienie sald z kontrahentami: każda organizacja współpracuje z różnymi kontrahentami: drukarniami, dostawcami materiałów biurowych, firmami cateringowymi, itd. Na koniec roku z każdym kontrahentem, z którym było kilka transakcji w ciągu roku należy ustalić saldo, czyli stan wzajemnych zobowiązań / należności (kto komu ile jest dłużny);
  • rozliczenie rozrachunków z pracownikami: należy ustalić, kto z pracowników ma nierozliczoną zaliczkę i w jakiej wysokości i, o ile to możliwe, najlepiej rozliczyć wszystkie zaległości;
  • ustalenie zobowiązań (należności) wobec ZUS czy US – ZUS czy US to kontrahenci każdej instytucji, w dodatku kontrahent, który ma prawo kontroli swoich zobowiązań, dlatego radzimy uważnie na koniec roku (a najlepiej na bieżąco) przejrzeć swoje rozliczenia z tymi instytucjami i je wyjaśnić, zanim urzędnicy sami do nas się zgłoszą;
  • sporządzenie protokołu kontroli kasy: dyrektor organizacji pisemnie powinien wyznaczyć Komisję składającą się z 2-3 osób, która powinna przeliczyć wszystkie pieniądze w kasie oraz zgromadzone w niej inne papiery wartościowe (np. czeki); Komisja powinna spisać protokół kontroli kasy, a każdy z jej członków powinien się podpisać pod tym protokołem. Protokół powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia danego roku;
  • uzyskanie z banku potwierdzenia stanu posiadanych przez organizację kont bankowych;
  • jeśli organizacja posiada środki w walutach obcych powinna zostać dokonana wycena tych środków na dzień 31.12 według średniego kursu NBP z 31 grudnia danego roku;
  • jeśli organizacja posiada inwestycje finansowe w postaci papierów wartościowych (obligacje / bony skarbowe / bony komercyjne, itd.) powinna zostać dokonana wycena tych papierów na dzień 31 grudnia danego roku według ich wartości rynkowej.
 
Dopiero po dokonaniu tych operacji można przystąpić do przygotowania bilansu i rachunku wyników poprzez sporządzenie następujących zestawień:
  1. zestawienie przychodów i kosztów w ramach jednego źródła finansowania (programu, projektu);
  2. zestawienie wszystkich przychodów otrzymanych w danym roku finansowym; należy pamiętać, że jeżeli organizacja prowadzi odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego, to z zestawień przychodów i kosztów ma obowiązek wyodrębnić przychody i koszty poszczególnych rodzajów tej działalności. Musi więc przyporządkować przychodom np. za częściową odpłatność konkretne koszty, jakie z tych przychodów są pokrywane;
  3. zestawienie kosztów administracyjnych (do rachunku wyników).

Czy i kiedy fundacja / stowarzyszenie musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie musimy sporządzać co roku. Tego wymaga ustawa o rachunkowości. Ta sama ustawa określa też, jakie konkretnie informacje powinny się znaleźć w sprawozdaniu. Przedstawione w nim liczby wynikają z prowadzonej w organizacji księgowości, a ta obrazuje prowadzone działania.

  • Zatem czytając sprawozdanie, mamy okazję przyjrzeć się, jak w naszej organizacji wygląda jej majątek, jaki jest stan finansów, czy występują jakieś zadłużenia lub też innego rodzaju zobowiązania. Można powiedzieć, że sprawozdanie finansowe jak rentgen prześwietla organizację i pokazuje stan jej zdrowia.
  • Wreszcie, sprawozdanie finansowe jest niezbędnym dokumentem, składanym do wielu urzędów (np. urzędu skarbowego, KRS) lub – razem z opisem projektu – grantodawcom.
 
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy „wszystkich jednostek będących wyodrębnionymi samodzielnymi jednostkami”, czyli np. zarejestrowanych w KRS stowarzyszeń i fundacji (które mają osobowość prawną) oraz np. stowarzyszeń zwykłych i szkolnych klu­bów sportowych (które nie mają osobowości prawnej).
Wyraź opinię 68 5

na skróty / spis treści