Poradnik - ngo.pl

Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych (pzp) z dnia 2 grudnia 2009 r. (weszła w życie 29 stycznia 2010 r.) uchyliła art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. To na podstawie tego zapisu dotychczas organizacje często były zobowiązane do stosowania przepisów ustawy. Od końca stycznia 2010 r. artykuł ten jest uchylony, a więc podmioty prywatne (określone w ustawie jako "inne podmioty") – w tym organizacje pozarządowe – nie muszą stosować tych przepisów.

Celem ustawodawcy wprowadzającego zwolnienie podmiotów prywatnych z obowiązku stosowania skomplikowanych procedur zamówień publicznych było przede wszystkim usprawnienie wydatkowania środków europejskich. Wydatkowanie środków publicznych nie pozostało jednak bez żadnej kontroli, wprowadzono nowy artykuł 3 ust. 3. Daje on instytucjom publicznym możliwość wprowadzenia swoich ograniczeń w zakresie wydatkowania środków przyznanych przez nie innym podmiotom, a więc także organizacjom pozarządowym, zgodnie z zasadą równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości.

Jak te zasady mogą być stosowane? Przykład mamy już w umowach o dofinansowanie w ramach EFS, w których jest zapis o stosowaniu ustawy pzp bądź zasady konkurencyjności przy zamówieniach o wartości netto (bez VAT) powyżej 30.000 euro (a więc ustawowego progu zamówień publicznych), liczonej według obowiązującego kursu dla zamówień publicznych [w 2018 r. wynosi on: 1 euro = 4,3117 zł (aktualne dane).

Zasada ta ma tylko kilka wyznaczonych, koniecznych elementów takich, jak np.:

• wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia;
• upublicznienie powyższego zapytania ofertowego co najmniej na swojej stronie internetowej, o ile posiada taką stronę, a od dnia 7 określonego w komunikacie Instytucji Zarządzającej umieszczonym na stronie internetowej www.efs.gov.pl - Beneficjent jest zobowiązany do upublicznienia powyższego zapytania ofertowego co najmniej na stronie internetowej wskazanej w powyższym komunikacie;
• zapytanie ofertowe - powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oraz termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 10 dni roboczych 8 od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego;
• wybór najkorzystniejszej oferty spośród złożonych ofert powinien nastąpić w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny;
• udokumentowanie wyboru oferty protokołem.

Organizacja wewnętrznie może określić sposoby realizacji tej zasady, uwzględniając narzucone wymagania instytucji finansującej. Dokument opisujący daną procedurę oraz zgromadzona wymagana dokumentacja dotycząca konkretnych zamówień są dobrym potwierdzeniem wypełnienia zapisów umowy w tym zakresie.

Zgodnie z wytycznymi zasady konkurencyjności nie stosuje się do:

a) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu;

b) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym

Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

Dobrą praktyką wewnątrz organizacji jest przyjęcie zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości jako obowiązujących przy wyborze wykonawców różnych usług zlecanych przez organizację.

Każda instytucja przyznająca środki finansowe organizacjom ma prawo narzucić swoje zasady dokonywania zakupu usług czy towarów, włącznie z wyznaczeniem obowiązku stosowania wszystkich procedur zapisanych w ustawie prawo zamówień publicznych. Możemy więc spotkać się z zapisem w umowie o dofinansowanie, narzucającym nam konieczność stosowania procedur ustawy pzp.

Warto też zaznaczyć, że pozostał w mocy art. 3 ust. 1 pkt 5, który nakłada obowiązek stosowania ustawy w przypadku innych podmiotów, a więc w tym organizacji, jeśli łącznie spełnione są następujące okoliczności: zamówienie jest finansowane ze środków publicznych w ponad 50%, dotyczy robót budowlanych (określonych w ustawie), a wartość netto (bez podatku VAT) zamówienia wynosi ponad 5.186.000 euro (w przeliczeniu po obowiązującym od 1 stycznia 2014 r. kursie 1 euro = 4,2249 zł). Ale takie okoliczności praktycznie nie zachodzą w przypadku organizacji.

Z kolei art. 22 ust. 2 zawiera ważną informację w kontekście rozważanych w sektorze kryteriów społecznych, które powinni spełniać wykonawcy różnych usług. Otóż zamawiający może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne.

Jest więc możliwe wykorzystanie kryterium społecznego, zawężającego potencjalną grupę wykonawców.

Możliwe są dwie sytuacje, w których organizacje pozarządowe muszą zastosować Prawo zamówień publicznych (choć druga z nich zapewne rzadko może dotyczyć organizacji pozarządowych).

1. Każda instytucja przyznająca środki finansowe organizacjom ma prawo narzucić swoje zasady dokonywania zakupu usług czy towarów, włącznie z wyznaczeniem obowiązku stosowania wszystkich procedur zapisanych w ustawie prawo zamówień publicznych. Możemy więc spotkać się z zapisem w umowie o dofinansowanie, narzucającym organizacji konieczność stosowania procedur ustawy pzp.

2. Art. 3 ust. 1 pkt 5 nakłada obowiązek stosowania ustawy w przypadku podmiotów, a więc także organizacji, jeśli łącznie spełnione są następujące okoliczności: zamówienie jest finansowane ze środków publicznych w ponad 50%, dotyczy robót budowlanych (określonych w ustawie), a wartość netto (bez podatku VAT) zamówienia wynosi ponad 5.186.000 euro (w przeliczeniu po obowiązującym od 1 stycznia 2014 r. kursie 1 euro = 4,2249 zł). Ale takie okoliczności praktycznie nie zachodzą w przypadku organizacji.

Wartość „netto” zamówienia oznacza wartość wyłącznie „bez podatku VAT” (wartość brutto zamówienia to wartość netto + podatek VAT).

W przypadku umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi podstawowym progiem jest również równowartość 30.000 euro w złotówkach. Wartość netto w tym przypadku stanowi wartość całkowitą zamówienia wraz podatkiem dochodowym czy ewentualnymi składkami ZUS, ponieważ w przypadku tych umów nie jest naliczany podatek VAT.

Definicję środków publicznych możemy znaleźć w ustawie finansach publicznych. Zgodnie z tą ustawą środkami publicznymi są przede wszystkim:

• środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, niepodlegające zwrotowi, w tym pochodzące z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności UE, np. środki EFS, przychody budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
• przychody jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych uzyskiwane w związku z prowadzoną przez nie działalnością (zwłaszcza z tytułu należności za świadczone przez nie usługi publiczne, np. szpitalne, kulturalne, edukacyjne) oraz pochodzące z innych źródeł.

Po pierwsze czytamy dokładnie umowę o dofinansowanie i wyjaśniamy, w jakim zakresie jesteśmy zobowiązani do stosowania ustawy pzp.

Należy też sprawdzić każdą podpisaną i obowiązującą w danym momencie umowę o dofinansowanie w ramach środków publicznych, czy nie ma zapisów (i jak one brzmią) mówiących o pzp. Jeśli w danym momencie mamy zawartych kilka umów o dofinansowanie w ramach środków publicznych i w ramach każdej z nich jesteśmy zobowiązani do stosowania ustawy pzp, wówczas musimy sprawdzić, w jakich pozycjach budżetowych, wspólnych dla tych wszystkich projektów przekraczamy ustawowy próg wartości zamówienia (równowartość 30.000 euro w złotówkach). Należy więc wyznaczyć „przedmiot zamówienia” czyli określić rodzaj usługi czy zakupu towaru oraz sprawdzić wartość środków przeznaczonych na ten cel.

Przykład: Organizacja ma podpisane trzy umowy o dofinansowanie w ramach środków publicznych, organizacja jest zobowiązana do stosowania procedur ustawy w ramach każdej z tych umów. Budżet każdej umowy zawiera pozycję zakupu usług informatycznych:

• w jednej umowie o wartości 40.000 zł (wartość budżetowa, a więc kwota brutto);
• w drugiej umowie o wartości 50.000 zł (jw.);
• w trzeciej umowie o wartości 70.000 zł (jw.).

Czyli łącznie organizacja ma w budżetach kwotę 160.000 zł na zakup sprzętu komputerowego w kwocie brutto co daje kwotę 130.081zł zł netto (przy stawce VAT 23%) i przekracza limit ustawowy równowartości 30.000 EURO wg obowiązującego na dziś kursu 4,3117 zł - 129.351 zł.

Oznacza to więc, że mimo iż w zakresie poszczególnych projektów organizacja nie przekracza limitu ustawowego, to przy zsumowaniu kwot budżetowych w odniesieniu do jednego zamówienia – zakupu sprzętu komputerowego limit ten został przekroczony i dlatego organizacja musi w tym przypadku przeprowadzić postępowanie o zamówienie publiczne.

Właściwe określenie przedmiotu zamówienia jest często dość trudne. Ustawa pzp zabrania „dzielenia” zamówień w celu obniżenia wartości zamówienia i tym samym uniknięcia obowiązku przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne. Należy być więc ostrożnym w tym zakresie i w sytuacji niejasnej zasięgnąć porady prawnika.

Ustawy nie stosuje się m.in. do:

• umów z zakresu prawa pracy (a więc umów o pracę);
• zamówień o wartości netto (bez VAT) nieprzekraczającej równowartości w złotych 30.000 euro – czyli np. wg obowiązującego w styczniu 2014 r. kursu – do kwoty 126.747 zł netto (bez VAT).

Oto pozostałe wykluczenia wymienione w ustawie (art. 4 ustawy pzp – w nawiasie podajemy numerację z ustawy):

• (pkt 3 lit. e) usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego i których rezultaty nie stanowią wyłącznie jego własności;
• (pkt 3 lit. g) nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji przez nadawców radiowych lub telewizyjnych,
• (h) zakup czasu antenowego;
• (pkt 3 lit. i) nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu;
• (pkt 3 lit. j) usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem lub transferem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych, w szczególności związane z transakcjami mającymi na celu uzyskanie dla zamawiającego środków pieniężnych lub kapitału;
• (pkt 7) przyznawania dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustaw;
• nowy punkt 8a) zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;
• nowy punkt 8b) zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;
• (pkt 10) zamówień udzielanych przez podmioty wykonujące co najmniej jeden z następujących rodzajów działalności:

a) udostępnianie publicznej sieci telekomunikacyjnej;

b) eksploatacja publicznej sieci telekomunikacyjnej;

c) świadczenie publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych za pomocą publicznej sieci telekomunikacyjnej lub usług poczty elektronicznej za pomocą takiej sieci

– jeżeli zamówienie jest udzielane wyłącznie w celu wykonywania jednego z tych rodzajów działalności.

Dodanie punktu 8b do wyłączeń z konieczności stosowania ustawy pzp dotyczy organizacji prowadzących działalność kulturalną. Organizacje te, przy organizacji np. wystaw czy koncertów nie muszą przeprowadzać postępowania o zamówienie publiczne, jeśli wartość zamówienia jest niższa niż równowartości kwoty 207.000 EURO (wg aktualnego kursu – 4,2249 zł, daje to kwotę 874.512 zł), ale jednocześnie zamówienie to nie może dotyczyć zakupu ich środków trwałych (np. samochodu, urządzeń nagłaśniających o wartości powyżej 3.500 zł). Dla instytucji publicznych (np. domów kultury) próg jest niższy – jest to kwota niższa niż 134.000 EURO (a więc ca. 566.109 zł).

Zgodnie z art. 4 zamówienia o wartości netto (bez VAT) nieprzekraczającej równowartości w złotych 30.000 euro nie podlegają ustawie zamówień publicznych.

Wartość ta jest liczona wg obowiązującego kursu euro, ogłoszonego w rozporządzeniu Ministra Finansów http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;1079. Np. ostatnie rozporządzenie z grudnia 2013 r., obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Ogłoszony wówczas kurs euro wynosi 1 euro = 4,2249 zł.

Stąd max wartość netto zamówienia (bez VAT) może wynieść: 30.000 x 4,2249 = 126.747 zł.

Aktualny kurs euro wykorzystywany w zamówieniach publicznych można sprawdzić na stronie UZP: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;1079

Do 207.000 euro (art. 11 ust. 8 oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów art.1 ust. 2 pkt a) – w zamówieniach do tej wartości można stosować niektóre uproszczenia procedur podstawowych, np.:

• przeprowadzić postępowania w trybach uproszczonych: negocjacji z ogłoszeniem, zapytania o cenę i licytacji elektronicznej;
• wyznaczyć minimalny termin złożenia oferty (np. w przetargu nieograniczonym);
• uzyskać minimalną liczbę ofert.

Nowelizacja ustawy z marca 2014 r. wprowadziła pewne uproszczenia w zakresie zamówień z zakresu działalności kulturalnej. Jeśli organizacje prowadzące taką działalność chcą dokonać zamówienia usług czy towarów w związku z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzenia zbiorów muzealnych i bibliotecznych nie muszą stosować przepisów pzp, jeżeli:

• zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności a także
• wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, a więc dla organizacji pozarządowych jest to kwota niższa niż równowartość 207.000 euro (wg obecnego kursu 1euro = 4,2249 zł  jest to kwota 874.512 zł).

W przypadku instytucji kultury finansowanych w ramach finansów publicznych (np. domu kultury) zakup usług musi być przeprowadzony zgodnie z ustawą pzp przy zamówieniach dotyczących organizacji imprez kulturalnych o wartości równej lub wyższej niż 134.000 euro czyli 566.109 zł przy kursie 4,2249 zł.

Dodatkowo, zgodnie ze zmianą wprowadzoną do ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej dodatkowy rozdział określający wymagania przy zamówieniach powyżej równowartości 30.000 euro:

• obowiązek zamieszczenia ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej;
• obowiązek stosowania odpowiednich zasad przy udzielenia zamówienia: „zamówienie jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie”;
• obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa: podmiot prowadzący działalność kulturalną nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.
• obowiązek niezwłocznego zamieszczenia informacji na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej o udzieleniu zamówienia: należy podać nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym została zawarta umowa o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.