Poradnik - ngo.pl

Tryb udzielenia zamówienia publicznego to forma prowadzenia postępowania o zamówienie publiczne, przy spełnieniu określonych warunków. Jest kilka trybów wymienionych w ustawie. Każdy tryb ma ściśle określone wymagania co do sposobu prowadzenia postępowania i okoliczności, w jakich może być zastosowany.

Postępowanie to proces udzielenia zamówienia publicznego. Postępowanie o zamówienie publiczne ma ściśle określoną formę i wymaga prowadzenia odpowiedniej dokumentacji.

Podstawowe tryby postępowań o zamówienia publiczne to przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony, które mogą być stosowane we wszystkich przypadkach zamówień:

1. przetarg nieograniczony – polega na tym, że w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy;
2. przetarg ograniczony – w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert;

Tryby te są z jednej strony „bezpieczne” – można je stosować w każdym przypadku zamówienia publicznego, bez względu na wartość, rodzaj zamówienia, czy inne brane pod uwagę w ustawie kryteria. Z drugiej strony jednak mają największe wymagania proceduralne, nie ma więc potrzeby, żeby np. w przypadku zakupu usług informatycznych o wartości 130.000 zł netto, do którego można zastosować uproszczony tryb zapytania o cenę, prowadzić przetarg nieograniczony.

Pozostałe tryby mogą być stosowane w przypadkach spełniających szczególne uwarunkowania, są to:

1. negocjacje z ogłoszeniem – jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert;
2. negocjacje bez ogłoszenia – to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert;
3. dialog konkurencyjny – jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert;
4. zamówienie z wolnej ręki – jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą;
5. zapytanie o cenę – to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert;
6. licytacja elektroniczna – jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji;

Osobnym postępowaniem jest konkurs (art. 110 pzp): jest to publiczne przyrzeczenie, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej, w szczególności z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego oraz przetwarzania danych.

Przede wszystkim musimy określić nasze zamówienie – np. zakup usług informatycznych . Następnie należy wyznaczyć planowaną wartość zamówienia, a więc cenę, którą jesteśmy gotowi zapłacić za daną usługę np. 130.000 zł netto. I musimy znać warunki, przy których można stosować uproszczone tryby np. zapytanie o cenę jest trybem dla zamówień do wysokości 207.000 euro, stanowiących usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakości. W sytuacjach wątpliwych, czy dany tryb można zastosować do danego postępowania, należy się skonsultować z prawnikiem, mającym doświadczenie w zakresie stosowania ustawy pzp.

Należy zwrócić uwagę, że w SIWZ można określić kryteria oceny, wraz z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert. Najczęstszym stosowanym kryterium jest cena, gdyż jest najprostszym kryterium do uzasadnienia. Warto pamiętać, że przy wyborze innych kryteriów należy dobrze je określić tak, aby nie pozostawiały wątpliwości dla ewentualnej kontroli.

Przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert.

1. Organizacja tworzy ogłoszenie i umieszcza je:

• zawsze na własnej stronie internetowej oraz w miejscu dostępnym publicznie w swojej siedzibie;
• w przypadku zamówień o równowartości w złotych poniżej 207.000 euro – ogłoszenie umieszcza również w Biuletynie Informacji Publicznej;
• w przypadku zamówień o równowartości w złotych powyżej 207.000 euro – organizacja przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Publikacji Wspólnot Europejskich.

W ogłoszeniu organizacja musi umieścić opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

1. Wyznaczony termin na złożenie ofert to min. 7 dni (w przypadku zamówień o wartości poniżej 207.000 euro);
2. Zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5 i nie większej niż 20.
3. Organizacja tworzy specyfikacja Istotnych warunków zamówienia (SIWZ) czyli opis zamówienia, zgodnie z art. 36, wyznaczającym minimum informacji zawartej w SIWZ i wysyła ją do wybranych wykonawców.
4. Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty.
5. O wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków zamawiający niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

Jest to tryb, który można stosować w szczególnych okolicznościach – gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
2. w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;
3. nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;
4. przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
5. wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 (a więc równowartości 207.000 euro dla dostawy i usług).

Minimalna liczba zaproszonych do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu – trzech, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 czyli 207.000 euro – nie mniej niż 5.

Po etapie negocjacji z wykonawcami, zamawiający może doprecyzować SIWZ (nie może jednak zmienić przedmiotu zamówienia) i zaprosić wszystkich wykonawców do składania ofert.

Minimalny termin składania ofert: 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych.

Dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

Zamawiający może przeprowadzić postępowanie w tym trybie, jeśli zachodzą łącznie następujące okoliczności:

1. nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia;
2. cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

Minimalna liczba wykonawców zaproszonych do udziału w dialogu: trzech – w przypadku zamówień poniżej 207.000 euro; pięciu – w przypadku zamówień powyżej 207.000 euro.

Minimalny termin na złożenie ofert: 10 dni.

Negocjacje bez ogłoszenia to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
2. został przeprowadzony konkurs, o którym mowa w art. 110, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;
3. przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
4. ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Minimalna liczba wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniu – 5, chyba że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza, jednak nie mniejsza niż 2.

Ustawa nie określa minimalnego terminu na złożenie ofert.

Postępowanie to polega na tym, że toczy się z jednym wybranym wykonawcą.

Oto okoliczności, w których można skorzystać z tego trybu:

1. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. Na przykład zlecenie usług szkoleniowych może się odbyć w tym trybie.
2. przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 110, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej;
3. ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia;
4. w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
5. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego;
6. w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było prze-widziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego;
7. w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia pod-stawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego;
8. możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;
9. zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
10. zamówienie jest udzielane przez placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów o służbie zagranicznej, a jego wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.
11. zamówienie jest udzielane na potrzeby własne jednostki wojskowej w rozumieniu przepisów o zasadach użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, a jego wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

W przypadku zamówień powyżej 207.000 euro zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia.

Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.

Przedmiotem zamówienia w tym trybie mogą być dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, a więc równowartości kwoty 207.000 euro.

Minimalna liczba wykonawców, do których należy wysłać zapytanie: pięciu. W przypadku, gdy mniej niż dwóch wykonawców złoży swoje oferty, postępowanie należy unieważnić.

Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.

Licytacja elektroniczna to tryb udzielenia zamówienia, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (tzw.? postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny. Postępowanie wygrywa wykonawca, który w terminie trwania licytacji zaproponował najniższą cenę.

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie licytacji elektronicznej, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 czyli równowartości 207.000 euro.

Minimalny termin składania wniosków o udział w licytacji: 7 dni.

Minimalny termin otwarcia licytacji od dnia przekazania wykonawcom zaproszenia do składania ofert: 5 dni.

Jeśli w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji albo nie została złożona żadna oferta postępowanie to należy unieważnić.