Poradnik - ngo.pl

Program współpracy to dokument programowy, określający zasady polityki realizowanej przez organ administracji publicznej wobec sektora pozarządowego. Przyjmowanie rocznych programów współpracy z organizacjami pozarządowymi jest, zgodnie z przepisami Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, obowiązkiem każdej jednostki samorządu terytorialnego (art. 5a ust 1). Ponadto samorządy mogą przyjmować (nieobligatoryjnie) programy wieloletnie.

W przypadku administracji rządowej ma ona prawo wybrać przyjmując program współracy roczny albo wieloletni na okres do 5 lat.

W samorządach program współpracy jest uchwałą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (np. rady miasta, gminy, powiatu, sejmiku wojewódzkiego) – podstawowym dokumentem, który opisuje zasady współpracy pomiędzy władzami samorządowymi a działającymi na danym terenie organizacjami pozarządowymi.

Przepisy wymagają (art. 5a ust 1), aby przed uchwaleniem program był konsultowany z organizacjami pozarządowymi. Wprowadzając ustawowy obowiązek konsultowania programu współpracy, do ustawy wpisano, że sposób tych konsultacji musi być opisany w przyjmowanym przez radę dokumencie (art. 5a ust 4 pkt 10).

Innym wymogiem, który również ma wpływ na powstawanie programu współpracy jest możliwość tworzenia rad działalności pożytku publicznego. W przypadku istnienia takiej rady w województwie, powiecie lub gminie program musi być obowiązkowo zaopiniowany przez taką radę.

Opinia rady działalności pożytku publicznego musi zostać dołączona i przedstawiona organowi uchwalającemu program współpracy. Przepis obowiązuje od 9 listopada 2015 r.

Przyjęcie zasad opiniowania programu współpracy wynika także z nowego obowiązku – przyjęcia przez organ stanowiący uchwały dotyczącej konsultowania aktów prawa miejscowego z organizacjami pozarządowymi (art. 5 ust. 5). Ponieważ wszystkie te uchwały zazębiają się, najprostszym rozwiązaniem wydaje się opisanie zasad konsultacji właśnie w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Przyjęte zasady konsultacji będą zależały od lokalnych uwarunkowań. Ważne jest jednak by w sprawie programu współpracy mogli się wypowiedzieć przedstawiciele jak największej liczby lokalnych organizacji.

Projekt programu dla rady/sejmiku będzie najczęściej przygotowywany w urzędzie, stąd powinność przeprowadzenia takich konsultacji spoczywa na organie wykonawczym (wójcie, burmistrzu, prezydencie, zarządzie powiatu lub województwa). Inną możliwością jest powołanie przez władze lokalne wspólnego zespołu samorządowo-pozarządowego, który będzie miał za zadanie stworzyć program współpracy.

W dalszej części prac nad uchwałą jest ona dyskutowana w komisjach rady lub sejmiku, które opiniują ją i mogą wnioskować o wprowadzanie poprawek. Wreszcie dokument trafia na sesję, gdzie – po ewentualnej dyskusji – musi uzyskać większość w głosowaniu. Dopiero po przejściu całej procedury, program wchodzi w życie, wyznaczając reguły współpracy samorządu z trzecim sektorem na kolejny rok.

Przepisy wymagają, by roczny program współpracy był uchwalony do 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu (art. 5a ust.1). Oznacza to, że prace nad programem należy zaplanować tak, aby korespondował on z pracami nad budżetem samorządu. Program powinien stanowić wytyczną przy opracowywaniu budżetu, a nawet zawierać konkretne kwoty, które dany samorząd chce w następnym roku przeznaczyć na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe.

Ustawa przewiduje także co program powinien zawierać. W rocznym programie współracy muszą się znaleźć następujące elementy (art. 5a ust 4.):

• cel główny i cele szczegółowe,
• zasady współpracy,
• zakres przedmiotowy,
• formy współpracy,
• priorytetowe zadania publiczne,
• okres realizacji programu,
• sposób realizacji programu,
• wysokość środków planowanych na realizację programu,
• sposób oceny realizacji programu,
• informację o sposobie tworzenia programu oraz o przebiegu konsultacji,
• tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert.

Wieloletni program wspóółpracy jest dokuemntem nieobowiązkowym i ma charatker bardziej ramowy. Wyznacza pewnien kierunek kreowania polityki w zakresie współpracy między organizacjami a administracją. Zgodnie z ustawą wieloletni program współpracy pownien zawierać (art. 5a ust. 5):

• cel główny i cele szczegółowe programu;
• zakres przedmiotowy;
• okres realizacji programu;
• sposób realizacji programu;
• wysokość środków planowanych na realizację programu

W razie nie uchwalenia programu, każdy podmiot, który ma interes prawny w jego uchwaleniu (organizacja pozarządowa działająca na terenie danej jednostki samorządu) może – po bezskutecznym wezwaniu do uchwalenia programu – zaskarżyć jego brak do sądu administracyjnego (art. 101 a Ustawy o samorządzie gminnym, art. 88 Ustawy o samorządzie powiatowym, art. 91 Ustawy o samorządzie województwa).

Władze wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego nie tylko odpowiadają za przygotowanie programu współpracy i jego realizację. Mają także obowiązek (art. 5a ust 3) przedłożyć organowi stanowiącemu (radzie, sejmikowi) sprawozdanie z realizacji programu współpracy za rok poprzedni. Muszą to zrobić nie później niż do 31 maja każdego roku. Ponad to mają obowiązek opublikowania tego sprawozdania w Biuletynie Informacji Publiczne. Również do 31 maja każdego roku.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje także możliwość uchwalania przez samorządy wieloletnich programów współpracy (art. 5a ust. 2), przy czym ustawa nie określa, ile lat mogą obowiązywać programy uchwalane przez samorząd.

W przypadku przyjęcia programu współpracy, zarówno jego zawartość, jak i zasady przygotowywania są analogiczne jak dla samorządów. Organy administracji rządowej są zobowiązane do ogłaszania rocznego sprawozdania z realizacji programu współpracy w Biuletynie Informacji Publicznej do 31 maja każdego roku (art. 5b ust. 3).

W 2004 r. ówczesne Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej opracowało dokument „Zasady tworzenia programu współpracy jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”. Sformułowano nim m.in. podstawowe zasady dotyczące tworzenia programów współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Po nowelizacji Ustawy w 2010 r. zasady te nadal zachowują aktualność, z jedną poprawką: tworzenie programu współpracy musi być efektem współpracy administracji z organizacjami (a nie jedynie „powinno”).

Na podstawie art. 5a ustawy o działalności pożytku publicznego organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwala roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust 3 ustawy. Oznacza to, że program współpracy będzie dotyczył wielu typów podmiotów:

• organizacji pozarządowych;
• osób prawnych i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
• stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego;
• spółdzielni socjalnych;
• spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz klubów sportowych będących spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 stycznia 1996 o kulturze fizycznej o ile nie działają one w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich członków, udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.

Program współpracy ma charakter obligatoryjny

Dla jednostek samorządu terytorialnego (gmin, powiatów i województw) uchwalenie rocznego programu współpracy do 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu jest obowiązkiem. Brak takiego programu może być zaskarżony do sądu administracyjnego, ponadto naraża władze samorządowe na zarzuty dotyczące lekceważenia sektora obywatelskiego oraz łamania obowiązującego prawa.

Proces budowania programu współpracy musi być efektem współpracy dwóch podmiotów: właściwej jednostki samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych działających na jej obszarze

Najważniejszą zasadą tworzenia programów współpracy jest obowiązek ich konsultacji z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust.3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 5a ust 1). Obowiązujące przepisy kładą na ten element bardzo duży nacisk. Opis sposobu przeprowadzenia konsultacji jest obligatoryjnym elementem samego programu przyjmowanego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (art. 5a ust 4 pkt 10). W przypadku istnienia rady działalności pożytku publicznego na szczeblu danej jednostki samorządowej, program musi być także obowiązkowo zaopiniowany przez taką radę. Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że najbardziej pożądaną sytuacją, świadczącą o dojrzałości współpracy pomiędzy samorządem a organizacjami, jest wspólne tworzenie programu przez władze lokalne i sektor pozarządowy.

Program współpracy dotyczyć powinien różnorodnych form współpracy, a nie jedynie zlecania zadań

Ilość form współpracy pomiędzy administracją samorządową a organizacjami jest bardzo duża. Są to zarówno te formy, które opisano w art. 5 ustawy, jak i wiele innych – wypracowanych w różnych samorządach w przeciągu ostatnich lat. Istotnymi elementami rocznego programu współpracy jest jego zakres przedmiotowy, priorytetowe zadania publiczne, które mają być realizowane poprzez zlecenie organizacjom oraz wysokość środków przeznaczonych na ich realizację. Jednak program, oprócz podstawowych parametrów współpracy finansowej, musi odnosić się do form współpracy zawartych w art. 5 ust 2 ustawy, który to przepis opisuje również wiele niematerialnych możliwości kooperacji. Które z nich zostaną wybrane do realizacji oraz czy katalog zawarty w przepisach zostanie poszerzony o inne formy współpracy, powinno być przedmiotem dyskusji prowadzonej na etapie konsultowania programu z lokalnymi organizacjami pozarządowymi

Roczny program współpracy musi być przyjęty przez organ stanowiący każdej jednostki samorządu terytorialnego: radę gminy (miasta), radę powiatu, sejmik wojewódzki. Oznacza to, że w każdym z 2478 miast i gmin, w każdym z 314 powiatów oraz w każdym z 16 województw powinien co roku powstać, być skonsultowany z organizacjami oraz uchwalony program współpracy z organizacjami pozarządowymi.

W przypadku braku programu, wnioski o jego uchwalenie należy składać zarówno do organu stanowiącego – na ręce przewodniczącego rady lub stosownej komisji oraz do organu wykonawczego – wójta, burmistrza, prezydenta, zarządu powiatu, województwa, który powinien przygotować na posiedzenie rady stosowny projekt.

Nie są natomiast obligatoryjne wieloletnie programy współpracy przyjmowane przez władze samorządowe. Stanowią one raczej objaw strategicznego myślenia o kooperacji z sektorem pozarządowym. Ustawa sankcjonuje możliwość ich uchwalania, ale w kategoriach uprawnienia, a nie obowiązku.

Program współpracy musi przyjąć po konsultacjach z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - także organ administracji rządowej.

Gdy porównamy programy współpracy uchwalane przez różne samorządy, widać między nimi znaczące różnice. Treść uchwalanych programów zależna jest od lokalnych doświadczeń, wniosków wyciągniętych z lektury ustawy, wreszcie – wzorców przejmowanych od innych, bardziej doświadczonych samorządów. Programy różnią się przede wszystkim zakresem regulowanych spraw.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymienia podstawowe elementy, które muszą się znaleźć w rocznym programie współpracy. Jest to wymagane prawem minimum.

Program współpracy musi zawierać:

1. Cel główny i cele szczegółowe programu - program współpracy nie powinien być uchwalany tylko po to i dlatego, aby spełnić wymóg ustawy. Jego tworzenie, uchwalenie i realizacja musi mieć cel, który wpisuje się w samorządową strategię i odpowiada na potrzeby lokalnej społeczności;
2. Zasady współpracy – oprócz pryncypiów, które wymieniono w ustawie (art. 5 ust 3), istnieje cały szereg praktycznych zasad, które mogą stanowić przełożenie ustawowych zasad na praktyczne rozwiązania. Na przykład zasada jawności wymaga ustalenia w programie konkretnych rozwiązań dotyczących polityki informacyjnej i zapewnienia społecznej kontroli nad procesem podejmowania decyzji dotyczących współpracy z organizacjami. Zasady współpracy mogą też obejmować opis konkretnych narzędzi wymiany informacji, czy przewidywać powołanie pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych. W tym punkcie mieszczą się również obowiązki i prawa współpracujących podmiotów. Program współpracy może zawierać wymogi obowiązujące organizacje w relacjach z samorządem, jak również zobowiązania samorządu w kontaktach z organizacjami.
3. Zakres przedmiotowy – to zakres tematyki, która jest przedmiotem współpracy samorządu z organizacjami. Zakres ten może obejmować wyłącznie sferę pożytku publicznego określoną w art. 4 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Standardem powinna być współpraca we wszystkich dziedzinach należących jednocześnie do zadań własnych samorządu i do sfery pożytku publicznego. Program współpracy może jednak wprowadzać ograniczenia – wskazując, jaki będzie zakres współpracy i jakie zadania publiczne lokalne władze mają zamiar realizować we współpracy z sektorem pozarządowym.
4. Formy współpracy – w ustawie wymieniono przykładowe formy współpracy władz publicznych z organizacjami pozarządowymi. Ponieważ nie są one obligatoryjne, stąd zapis wymagający by w programie znalazły się formy współpracy, o których mowa w art. 5 ust 2, należy rozumieć jako prawo organu stanowiącego do wybrania, które z przykładowych form będzie stosował. Samorząd ma również prawo rozszerzyć współpracę z sektorem pozarządowym o inne elementy. Lektura programów przyjmowanych przez różne samorządy pokazuje, że możliwości w tym zakresie jest bardzo wiele. Obejmują one zarówno inne niż wymienione w ustawie formy kooperacji, jak i różne preferencje i udogodnienia, które samorządy oferują organizacjom działającym na ich terenie.
5. Priorytetowe zadania publiczne – określenie zadań, które samorząd przewiduje zlecić organizacjom pozarządowym. Należy jednak pamiętać, że również w ciągu roku organizacje mają prawo występować z inicjatywą przejmowania lub podejmowania nowych zadań (art. 12., ust 1). Stąd istotny jest zapis o możliwości rozszerzenia listy poprzez nowelizację programu lub stosowne upoważnienie dla organu wykonawczego.
6. Okres realizacji programu – dla programów rocznych będzie on tożsamy z rokiem budżetowym. W przypadku programów wieloletnich może obejmować dowolną perspektywę czasową. Uchwalenie programu wieloletniego obejmującego okres od 3 do 5 lat daje organizacjom poczucie stabilności w zakresie współpracy z samorządem.
7. Sposób realizacji programu – ten punkt jest silnie powiązany z formami współpracy, o których mowa w pkt 4. Intencją jest, by program był dla organizacji swego rodzaju instrukcją, która wskaże, kto po stronie administracji lokalnej jest odpowiedzialny za realizację programu i w jaki sposób organizacje mogą skorzystać z poszczególnych form współpracy. Zapisy te są szczególnie ważne w sytuacji, gdy wprowadzane są nowe formy współpracy. Ponadto, dzięki opisaniu sposobu realizacji programu ma on walor edukacyjny dla nowopowstających organizacji, których członkowie nie mają jeszcze doświadczeń we współpracy z władzami lokalnymi.
8. Wysokość środków planowanych na realizację programu – uchwalenie programu przed uchwałą budżetową (do 30 listopada) oraz wymóg określenia w nim wysokości środków finansowych daje możliwość zapewnienia w budżecie środków adekwatnych do planowanych zadań. Nowela ustawy o pożytku z 2011 r. zmieniła zawartość programu współpracy – zamiast środków „przeznaczanych” na współpracę należy zamieścić w sprawozdaniu wysokość środków „planowanych” na realizację programu. Zmiana ta ma umożliwić bardziej elastyczne formułowanie programów współpracy, gdy nie jest jeszcze znany ostateczny kształt budżetu na przyszły rok (w przypadku programów rocznych) lub na kolejne lata (w przypadku programów wieloletnich).
9. Sposób oceny realizacji programu (ewaluacji^1^) programu – w celu weryfikacji jego skuteczności oraz wprowadzania ewentualnych poprawek w kolejnych latach. W proces ewaluacji powinny być włączone zarówno organizacje, jak i przedstawiciele samorządu. Ważne jest, by przyjmowane w programie wskaźniki oceny nie zmieniały się co roku. Dzięki temu, zarówno samorząd, jak i organizacje będą miały możliwość monitorowania tendencji, które pojawiają się we współpracy obu sektorów, co będzie przydatne w planowaniu długofalowym (strategicznym). Przyjęte w programie sposoby oceny znajdą również odzwierciedlenie w sprawozdaniu z realizacji programu, które organ wykonawczy musi przedłożyć co roku organowi stanowiącemu (art. 5a ust 3).
10. Informację o sposobie tworzenia programu oraz przebiegu konsultacji – to opis w jaki sposób zrealizowany został wymóg konsultowania nowego programu z organizacjami pozarządowymi. Formy konsultacji muszą być dostosowane do lokalnych warunków – będą one zależały między innymi od szczebla samorządu. Inaczej konsultowany musi być program w małej gminie, gdzie jest kilka organizacji, zupełnie inaczej w województwie, gdzie działa ich kilka tysięcy. Główną determinantą będzie jednak stopień uspołecznienia procesu powstawania programu – najlepiej, gdy partycypacja nie będzie polegała tylko na możliwości zapoznania się z przygotowanym przez urzędników dokumentem, lecz na realnym współtworzeniu zapisów programu współpracy przez sektor pozarządowy.
11. Tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert – każdy konkurs na zlecanie realizacji zadań publicznych ogłaszany przez władze samorządowe wymaga powołania komisji, w skład której wchodzą nie tylko urzędnicy, ale również osoby reprezentujące organizacje pozarządowe (art. 15 ust 2d). Zasady na jakich powoływani są członkowie tych komisji, w szczególności reprezentanci sektora pozarządowego oraz sposób działania komisji muszą być opisane w programie współpracy.

Dodatkowo program może zawierać:

• Zasady konsultowania z sektorem pozarządowym projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej organizacji. Ustawa wymaga, by zasady te zostały przyjęte uchwałą organu stanowiącego (art. 5, ust 5). Nie ma przeciwwskazań, by były one uwzględnione w uchwale dotyczącej programu współpracy. Jest to uzasadnione merytorycznie, gdyż zbiera w jednym akcie prawnym większość kwestii dotyczących partycypacji społecznej. Rozwiązanie takie sprawia, że polityka władz lokalnych w stosunku do trzeciego sektora będzie spójna, zaś jej zasady łatwo dostępne dla zainteresowanych organizacji i obywateli.
• W przypadku gmin i powiatów w programie współpracy można zawrzeć tryb powoływania członków oraz organizację i tryb działania Rady Działalności Pożytku Publicznego (art. 41 g). Nie dotyczy to województw, gdzie jest to kompetencja zarządu (art. 41b ust 6). Podjęcie takiej uchwały jest wymogiem ustawowym, można ją jednak uspójnić z programem współpracy poprzez zawarcie tych zasad w uchwalanym programie (rocznym lub wieloletnim).
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami przewiduje (art. 37 ust 4a) możliwość bezprzetargowego użytkowania, najmu lub dzierżawy nieruchomości na okres dłuższy niż 3 lata dla organizacji pożytku publicznego. W programie współpracy można zawrzeć zasady udostępniania, użyczania, dzierżawy, najmu na preferencyjnych warunkach lokali i budynków komunalnych, stanowiących uszczegółowienie zasad, wynikających z przepisów Ustawy o gospodarce nieruchomościami.
• Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organ administracji publicznej może tworzyć i prowadzić jednostki organizacyjne, których celem jest działalność na rzecz organizacji pozarządowych. Takie centra wspierania dla sektora pozarządowego mogą powstawać po konsultacjach z organizacjami pozarządowymi. Program współpracy może zawierać zarówno zasady przeprowadzenia tych konsultacji, jak i zasady funkcjonowania takiego centrum, w tych samorządach, które podejmą decyzję o jego powołaniu.
• Jednostki samorządu terytorialnego mogą udzielać pożyczek i poręczeń organizacjom pozarządowym. Uprawniony do udzielania takiej pomocy jest organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego, jednak tylko na podstawie upoważnienia udzielonego przez organ stanowiący. Odpowiednie regulacje dotyczące tego zagadnienia winny się znaleźć w uchwale rady gminy, ustalającej maksymalną wysokość tych świadczeń. Natomiast w programie współpracy można zawrzeć ogólne zasady merytoryczne, dotyczące tej formy wsparcia. Nie mogą one naruszać kompetencji organu wykonawczego, który ponosi odpowiedzialność za udzielone w tym trybie pożyczki lub poręczenia. Program współpracy może na przykład wskazać cele na jakie pożyczki czy poręczenia dla organizacji pozarządowych będą udzielane.

O tym co ostatecznie znajdzie się w programie współpracy decyduje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, który go uchwali. Ostateczna zawartość dokumentu powinna wynikać z konsultacji i dyskusji pomiędzy samorządem a lokalnymi organizacjami pozarządowymi.

Warto też wspomnieć o tym, co nie może się znaleźć programie. Od wejścia w życie Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie samorządy nie mają prawa decydować o procedurach ogłaszania konkursów i przyznawania dotacji. Są one określone w ustawie i rozporządzeniach wykonawczych do niej.

Trudno odpowiedzieć jednoznacznie na tak zadane pytanie. Z jednej strony umowy o wykonanie inicjatywy lokalnej są w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymieniane jako jedna z form współpracy z organizacjami pozarządowymi. Przyjmując, że jest to forma równoprawna ze zlecaniem zadań, tworzeniem wspólnych zespołów czy konsultowaniem projektów aktów normatywnych z organizacjami pozarządowymi – należałoby ująć inicjatywy lokalne w programie współpracy. Z drugiej strony, czytając zamieszczoną w ustawie definicję inicjatywy lokalnej, mówiącą, że jest to forma współpracy jednostek samorządu terytorialnego z ich mieszkańcami, widać jedną zasadniczą różnicę. Wszystkie inne formy współpracy to współpraca z jednej strony organów administracji publicznej, z drugiej – organizacji pozarządowych oraz podmiotó wymienionych w art. 3 ust 3 ustawy. A więc jest to partnerstwo osób prawnych – po stronie sektora pozarządowego występują stowarzyszenia, fundacje, organizacje kościelne, spółdzielnie socjalne, spółki nie działające dla zysku. W przypadku inicjatywy lokalnej z jednej strony mamy do czynienia z jednostką samorządu terytorialnego – jej organami – stanowiącym (ustalającym zasady) i wykonawczym podejmującym decyzje w sprawie składanych wniosków. Z drugiej strony są mieszkańcy, a więc dla odmiany – osoby fizyczne, którzy postulują realizację przedsięwzięć i deklarują swój współudział. Nawet, gdy w inicjatywie lokalnej występuje organizacja, to tylko jako pośrednik pomiędzy samorządem a mieszkańcami. Ta różnica sprawia, że decyzja o tym, czy kwestia inicjatywy lokalnej ma się znaleźć programie współpracy nie jest oczywista. Zwłaszcza, że ustawa, określając obowiązkowe elementy tego dokumentu nie wskazuje kwestii związanych z inicjatywami lokalnymi.

Decyzję co do odpowiedzi na zadane pytanie należy pozostawić władzom lokalnym i w różnych gminach może być przyjmowana różna filozofia. Ważne jest jednak, by po podjęciu decyzji zachowywać się konsekwentnie.

Jeśli kwestia inicjatywy lokalnej znajdzie się w programie współpracy, to należy w nim również uwzględnić stosowne środki finansowe, które będą po stronie samorządu przeznaczane na ten cel. Konieczne jest w takim przypadku określenie w programie współpracy, jakie są priorytetowe zadanie publiczne i zakres przedmiotowy współpracy, co oznacza, że celowe staje się uwzględnienie w programie całości zagadnień związanych z inicjatywą lokalną, a więc także trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej.

W przypadku, gdy decyzja będzie przeciwna – inicjatywy lokalne nie znajdą się w programie współpracy - kwestia dotycząca trybu i kryteriów winna być uregulowana odrębną uchwałą, zaś środki na wkład samorządowy, zarezerwowane tylko w budżecie.

Bez względu na to, jaka forma zostanie przyjęta w danej jednostce samorządu terytorialnego ważne jest, by możliwość realizacji inicjatyw lokalnych oraz zasady wnioskowania o nie były upublicznione. Powinno to nastąpić zarówno poprzez informatory urzędowe (strona www, BIP, tablice ogłoszeń), informacje w lokalnych mediach, jak i poprzez dotarcie do organizacji pozarządowych, które mogą być skutecznym przekaźnikiem tego typu informacji do mieszkańców.

Głównym dokumentem, który określa w jaki sposób będą realizowane wszelkie zadania władz samorządowych jest budżet. Ustawa o finansach publicznych (art. 239) mówi o uchwalaniu budżetu przed rozpoczęciem roku budżetowego, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach – nie później niż do dnia 31 stycznia roku budżetowego.

W praktyce, moment uchwalenia budżetu przez samorząd zależy od lokalnych zwyczajów oraz możliwości.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dokładnie wyznacza nieprzekraczalny termin uchwalenia programu rocznego – do 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu (art. 5a ust. 1), a zatem program musi powstać przed uchwaleniem budżetu. Ustawa wymaga, by w rocznym programie współpracy zawarte były informacje o wysokości środków planowanych na realizację programu (art. 5a, ust 4, pkt 8).

Uchwalając program współpracy przed budżetem, władze lokalne mają możliwość wpisania jego konsekwencji, czyli kwot zapisanych w programie do projektu budżetu. Takie rozwiązanie ma pozytywny wymiar zarówno w sferze politycznej, jak i merytorycznej. Politycznie, zwiększa rolę programu współpracy – program staje się dokumentem wytyczającym kierunki, jego zapisy wpływają na kształt uchwały budżetowej. Merytorycznie – tworzy poprawną sytuację, w której planowanie rozpoczyna się od zdefiniowania działań, a następnie przekłada je na konsekwencje budżetowe.

Zgodnie z art. 13 ust 5 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie konkursy na kolejny rok budżetowy mogą być ogłaszane na podstawie projektu uchwały budżetowej. Ogłoszenie konkursów w listopadzie i rozstrzygnięcie ich pod koniec grudnia lub na początku stycznia zapewnia ciągłość finansowania tych zadań, które zostały zlecone organizacjom na jeden rok.

Obligatoryjny termin przyjęcia programu współpracy nie dotyczy organów administracji rządowej, które decydują się w ten sposób uregulować swoją współpracę z organizacjami pozarządowymi.

Ponadto każdy samorząd ma, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (art. 6., ust. 1, pkt 1, ppkt c oraz art. 8) obowiązek publikować program współpracy na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej.

• Ważna jest nie tylko jego zawartość, ale również sposób jego powstawania. Nie ma jednego właściwego wzorca zawartości, jest natomiast uniwersalna zasada, która mówi, jak powinien powstawać.
• Program współpracy, jak wskazuje jego nazwa, powinien uwzględniać oczekiwania obu stron. Ponieważ program nie jest porozumieniem, lecz uchwałą podejmowaną przez radę lub sejmik, może się zdarzyć, że nie będzie on do końca satysfakcjonujący dla organizacji.

Kluczem do sukcesu jest przygotowywanie programu w dialogu, a nie narzucanie lokalnym organizacjom rozwiązań przez samorząd.

Ustawa od działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nakłada na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek uchwalania rocznych programów współpracy (art. 5a ust. 1) oraz daje możliwość uchwalania programów wieloletnich (art. Art. 5a ust. 2).

W takiej sytuacji, optymalną sytuacją jest skorzystanie z obu możliwości. W programie wieloletnim należy zawrzeć te elementy, które budują wśród organizacji poczucie stabilności i nie zmieniają się co roku, na przykład zasady współpracy, czy formy współpracy. Z kolei program rocznym powinien zawierać priorytetowe zadania publiczne na dany rok czy wysokość środków planownaych na realizację programu w danym roku, natomiast w zakresie zasad i form współpracy będzie się on odwoływał do regulacji zawartych w dokumencie wieloletnim.

Ostateczna forma obu dokumentów i decyzja, które z obligatoryjnych elementów znajdą się w którym z programów  powinna być zdeterminowana na etapie ich tworzenia i konsultowania z organizacjami pozarządowymi.