Przejdź do treści głównej

Zasady udzielania zamówień publicznych

Najważniejsze dla organizacji pozarządowych zasady udzielania zamówień publicznych.

Jakie są ogólne zasady udzielania zamówień publicznych?

O tym mówią artykuły: 7, 8 i 9 ustawy o pzp:

  • Istotą udzielania zamówień publicznych jest zapewnienie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców.
  • Postępowanie jest jawne.
  • Informacje przekazywane przez instytucje biorące udział w postępowaniu w ramach składanych ofert mogą być zastrzeżone. Nie mogą być zastrzeżone informacje następujące: czyli nazwa (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach (art. 86 ust. 4).
  • W postępowaniu o zamówienie publiczne mogą brać udział osoby, które w żaden sposób nie wchodzą w konflikt interesów i zapewniają bezstronność i obiektywizm – osoby te podpisują specjalne oświadczenie w trakcie trwania procesu (art. 7 pkt2).
  • Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.

Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Jest wiele wymaganych formularzy, które w odpowiednim czasie całego procesu muszą być wypełnione i podpisane.

Czy postępowanie o udzielenie zamówienia może być prowadzone w obcym języku?

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Kto może brać udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia?

Za prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zwykle w organizacji odpowiedzialna wyznaczona osoba lub osoby. Ustawa określa, kto nie może brać udziału w postępowaniu (kto jest z niego wykluczony). I tak osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie mogą w nim brać udziału, jeżeli:

  1. ubiegają się o udzielenie tego zamówienia;
  2. pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
  3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
  4. pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób;
  5. zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

Osoby biorące udział w postępowaniu podpisują stosowne oświadczenie (druk ZP-11), które zawiera wyżej wymienione warunki.

Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia?

Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający – odpowiada za to kierownik zamawiającego. Według ustawy pzp „kierownik zamawiającego” to osoba lub organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego. Zgodnie z tą definicją funkcję zarządzającą w organizacji najczęściej pełni, zgodnie z zapisami statutu oraz aktualnym wypisem z Krajowego Rejestru Sądowego, zarząd.

Ustawa pzp przewiduje też możliwość powierzenia przygotowania lub przeprowadzenia (czyli można te czynności rozdzielić) postępowania o udzielenia zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (czyli niebędącej w strukturach danej organizacji). Jest ona wtedy pełnomocnikiem zamawiającego. Pełnomocnictwa udziela kierownik zamawiającego. Jego udzielenie powinno odbyć się z uwzględnieniem przepisów Kodeksu cywilnego. Z istoty pełnomocnictwa wynika iż pełnomocnik działa w imieniu własnym, ale ze wszystkimi skutkami na rzecz tego, który mu tego pełnomocnictwa udziela. Stąd też prawo przewiduje odpowiedzialność tych podmiotów, którym powierzono wykonywanie czynności, zakres tej odpowiedzialności odpowiada zakresowi udzielonego pełnomocnictwa.

Czy zawsze należy powoływać komisję przetargową?

Komisję przetargową trzeba powołać w przypadku zamówień w ramach dostaw i usług przekraczających równowartość 207.000 euro. Musi się ona składać wówczas z co najmniej 3 osób. W przypadku zamówień poniżej tego progu powołanie komisji przetargowej nie jest obligatoryjne.

Jak szacujemy wartość zamówienia?

Wartość zamówienia w przypadku organizacji najczęściej jest szacowana na podstawie na podstawie budżetów projektów, stanowiących załączniki do umów o dofinansowanie w ramach środków publicznych. Generalnie podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy (netto), bez podatku od towarów i usług (VAT), skalkulowane na podstawie cen rynkowych. Należy pamiętać, że zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

PRZYKŁAD:
Organizacja ma podpisane trzy umowy o dofinasowanie w ramach środków publicznych, w ramach każdej z tych umów jest zobowiązana do stosowania procedur ustawy pzp, w ramach każdej z tych umów ma w budżecie zakup sprzętu komputerowego:
  • w jednej umowie o wartości 40.000 zł (wartość budżetowa, a więc kwota brutto);
  • w drugiej umowie o wartości 50.000 zł (jw.);
  • w trzeciej umowie o wartości 70.000 zł (jw.).

Czyli łącznie organizacja ma w budżetach kwotę 160.000 zł na zakup sprzętu komputerowego w kwocie brutto, co daje kwotę. 130.081zł  zł netto (przy stawce VAT 23%).

PRZYKŁAD:
Organizacja ma już podpisane dwie umowy w ramach środków publicznych. Jedna umowa jest zawarta na 12 miesięcy, druga na 18 miesięcy. W budżecie w obydwu projektach znajduje się zakup komputerów: w projekcie pierwszym o wartości 30.000 zł netto, w projekcie drugim o wartości 130.000 zł.

Zamówienie stanowi zakup komputerów dla organizacji. Łączna wartość szacunkowa tego zamówienia będzie SUMĄ wartości budżetowej obydwu projektów pozycji zakupu komputerów czyli 30.000 zł + 1303.000 zł = 160.000 zł. Wartość ta netto wynosi ok. 130.081zł, więc przekracza próg 30.000 euro i stąd podlega postępowaniu o zamówienie publiczne.

PRZYKŁAD:
Organizacja ma podpisaną jedną umowę na podobnych warunkach jak w przykładzie 1. Drugi wniosek jest już złożony, umowa nie jest jeszcze podpisana.

Stąd w danym momencie wartość szacowana zamówienia zakupu komputerów będzie związana tylko z podpisaną umową i wynosić 30.000 zł, kwota netto ok. 24.390zł (przy VAT 23%). Wartość ta jest niższa niż równowartość 30.000 euro, jest więc zwolniona z konieczności stosowania procedur ustawy pzp (zgodnie z art. 4 ust. 8).

Jakie błędy może zamawiający poprawić samodzielnie w złożonych ofertach o udział w zamówieniu publicznym?

Zamawiający może poprawić w każdej ofercie:

  1. oczywiste omyłki pisarskie;
  2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
  3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
Zmawiający musi to zrobić niezwłocznie zawiadamiając o poprawkach wykonawcę, którego ofertę poprawiał.

Kiedy zamawiający ma prawo odrzucić ofertę?

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli (art. 89 pzp):

  1. jest niezgodna z ustawą;
  2. jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
  3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
  4. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
  5. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert;
  6. zawiera błędy w obliczeniu ceny;
  7. wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3;
  8. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Jakie mogą być kryteria oceny ofert?

Kryteriami oceny ofert są (art. 91 pzp):

  • cena;
  • albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia.

Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć „właściwości” wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

Co to znaczy, że cena podana w ofercie jest „rażąco niska”?

Cena „rażąco niska” to cena oferty, która znacząco odbiega od pozostałych ofert oraz od znanych zamawiającemu cen podobnych usług na rynku. W przypadku podejrzenia, że przedstawiona w ofercie cena jest rażąco niska, zamawiający powinien pisemnie poprosić wykonawcę o wyjaśnienie elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Wyjaśnienie to powinno być złożone w określonym przez zamawiającego terminie.

W jakich przypadkach można unieważnić postępowanie?

Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli m.in. wpłynęło mniej ofert niż to jest wymagane w danym trybie. Poniżej pełna lista przypadków z ustawy (art. 93 pzp):

  1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3;
  2. w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu;
  3. w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej albo nie została złożona żadna oferta;
  4. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może prze-znaczyć na sfinansowanie zamówienia;
  5. w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5 (w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny jest cena, zostały złożone oferty z tą samą ceną, co uniemożliwiło dokonanie wyboru), zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie (czyli po raz kolejny nie jest możliwy wybór najlepszej oferty);
  6. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
  7. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Jeśli wyjaśnienia potwierdzają, że przedstawiona oferta zawiera cenę rażąco niską, zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę.

 

Wyraź opinię 26 2

na skróty / spis treści