Przejdź do treści głównej

Zgłoszenie obozu lub kolonii do kuratorium

Praktyczne informacje na temat tego jak zgłosić obóz lub kolonię do kuratorium.

Organizację obozu lub kolonii obowiązkowo zgłaszamy do kuratorium.

Aby zgłosić organizację obozu lub kolonii należy:

  1. wejść na stronę http://wypoczynek.men.gov.pl/
  2. zarejestrować się
  3. przy pomocy aplikacji internetowej dokonać zgłoszenia
  4. wypełnić on-line formularz, a następnie wydrukować go i złożyć, w wersji papierowej w kuratorium oświaty.  

Wydruk formularza wypełnionego on-line składamy do kuratorium właściwego ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora. Dokumenty można złożyć osobiście lub wysłać pocztą. Zgłoszenie musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania organizacji.

Internetowy wykaz kuratoriów oświaty: https://men.gov.pl/ministerstwo/dla-mediow/kuratoria-oswiaty.html

Istnieje możliwość zgłoszenia obozu lub kolonii elektronicznie, jeżeli dysponujemy podpisem elektronicznym. 

Przed wypełnieniem elektronicznych formularzy musimy przygotować kilka załączników (informacja o nich znajduje się dalej).

Aplikacja internetowa jest prosta. Na początku podajemy podstawowe dane o planowanym obozie lub kolonii, a system sam dobiera nam właściwą wersję formularza.

Osoby, które chcą zobaczyć jakie dane należy podać, a nie chcą się jeszcze logować do systemu, mogą zajrzeć do rozporządzenia dotyczącego wypoczynku. Formularz zgłoszenia stanowi jeden z załączników do aktu prawnego (jest na końcu): http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20160000452

Warto zajrzeć do wzorów, ponieważ ułatwia to zgromadzenie wszystkich informacji potrzebnych do wypełniania go w formie internetowej. Formularz zawiera wiele pytań dotyczących np. kwalifikacji kadry oraz pomieszczeń, w których organizowany będzie obóz lub kolonia.

Czy trzeba zgłosić każdy wyjazd?

Organizacja pozarządowa musi zgłosić każdy wypoczynek trwający minimum 2 dni. Jednodniowe wyjazdy nie wymagają zgłoszenia.

W przypadku szkół lub placówek zgłoszeniu nie podlega zamiar zorganizowania wypoczynku trwającego do 3 dni.

Czy konieczne jest zgłoszenie wypoczynku, który nie wiąże się z wyjazdem poza miejsce zamieszkania dzieci lub młodzieży?

Tak, wszelkiego rodzaju wydarzenia typu lato w mieście, także wymagają zgłoszenia.

W jakim terminie musimy zgłosić organizację obozu lub kolonii?

Wypoczynek letni - organizowany w okresie ferii letnich oraz wiosennej przerwy świątecznej zgłaszamy od dnia 1 marca w roku szkolnym, w którym organizowany jest wypoczynek, jednak nie później niż na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku.

W przypadku organizowania półkolonii lub wypoczynku za granicą wypoczynek zgłaszamy nie później niż na 14 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku.
Wypoczynek zimowy – organizowany w okresie ferii zimowych oraz zimowej przerwy świątecznej zgłaszamy od dnia 1 października w roku szkolnym, w którym organizowany jest wypoczynek, jednak nie później niż na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku.

W przypadku organizowania półkolonii lub wypoczynku za granicą – nie później niż na 14 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku.

W przypadkach uzasadnionych względami społecznymi organizator wypoczynku może zgłosić kuratorowi oświaty zamiar zorganizowania wypoczynku po upływie wskazanych wyżej terminów, ale nie później niż na 7 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. O tym, czy dana sytuacja może zostać uznana za sytuacje uzasadnioną względami społecznymi decyduje ostatecznie kuratorium oświaty, które rejestruje wypoczynek. Jeżeli uzna, że takie sytuacje nie zachodzą, to nie zostanie on zarejestrowany. Względy społeczne może stanowić np. konieczność zorganizowania wypoczynku dla dzieci z regionów objętych.

Czy poza zgłoszeniem do kuratorium trzeba kogoś jeszcze zawiadamiać? Np. sanepid, czy straż pożarną?

Nie. Przepisy stanowią, że niezwłocznie po umieszczeniu zgłoszenia wypoczynku w bazie kurator oświaty udostępnia z bazy wypoczynku państwowemu inspektorowi sanitarnemu, Państwowej Straży Pożarnej oraz kuratorowi oświaty, właściwym ze względu na miejsce lokalizacji wypoczynku, wersję elektroniczną zgłoszenia wypoczynku. 

Kto ma dostęp do bazy zawierającej zgłoszenia?

Każdy rodzic, opiekun może dowiedzieć się, czy wypoczynek, na który wybiera się jego dziecko, został zgłoszony w specjalnej bazie danych uruchomionej przez Ministerstwo Edukacji Narodowej dostępnej pod adresem: https://wypoczynek.men.gov.pl.

Dzięki temu każdy rodzic może sprawdzić wiarygodność organizatora albo zgłosić uwagi odpowiedniemu kuratorowi oświaty lub innym służbom, w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości w organizacji obozu lub kolonii.

Co, jeżeli coś w naszym planie ulegnie zmianie?

Jeżeli zmieni się jakiś element objęty zgłoszeniem organizator ma obowiązek zawiadomić o tym kuratorium oświaty właściwe ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania organizatora!

Jakie załączniki dołączamy do zgłoszenia?

Do zgłoszenia musimy dołączyć szereg załączników. Załączniki zależą od rodzaju wypoczynku. W każdym przypadku dołączamy:

  • oświadczenie organizatora, że posiada kopię dokumentów potwierdzających spełnianie przez osoby wchodzące w skład kadry kwalifikacji wymaganych ustawą (nie trzeba więc dołączać ich kopii, wystarczy oświadczenie),
  • oświadczenie organizatora wypoczynku, że organizuje wypoczynek w celu odpowiednio niezarobkowym albo zarobkowym i nie podlega obowiązkowi wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych,

Jeżeli wypoczynek organizowany jest w obiekcie hotelarskim lub innym obiekcie, w którym są świadczone usługi hotelarskie, należy dołączyć kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej.

UWAGA
Obiekt hotelarski lub inny obiekt, w którym są świadczone usługi hotelarskie to np. hotel, pensjonat, schronisko całoroczne (Art. 35 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych).

W przypadku organizowania wypoczynku w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku, z wyłączeniem wypoczynku organizowanego w szkołach i placówkach należy dołączyć:

  1. szkic poszczególnych pomieszczeń obiektu, z określeniem ich funkcji, w szczególności pomieszczenia do spania, stołówki, pomieszczeń do zajęć wychowawczo-rekreacyjnych i sanitariatów,
  2. kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej;

W przypadku organizowania wypoczynku bez stałej infrastruktury komunalnej, w szczególności wypoczynku organizowanego w formie biwaku:

  1. szkic sposobu zagospodarowania terenu przeznaczonego na wypoczynek, w szczególności rozmieszczenia poszczególnych części: mieszkalnej, żywieniowej, zespołu służby zdrowia i sanitariatów,
  2. kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej potwierdzającej spełnianie przez teren wymagań ochrony przeciwpożarowej;

W przypadku organizowania wypoczynku o charakterze wędrownym dołączamy mapę trasy ze wskazaniem terminów miejsc noclegów.

O udostępnienie opinii straży pożarnej powinniśmy poprosić osobę, która zarządza obiektem, w którym zamierzamy zorganizować obóz lub kolonię. Jeżeli obóz organizujemy w miejscu, w którym nie ma infrastruktury (obóz pod namiotami), o zgodę musimy najczęściej postarać się sami. Również plan obozu w takim przypadku rysujemy sami.

Załączniki dołączamy w wersji JPG lub PDF. Wszystkie strony dokumentu muszą być zeskanowane do jednego pliku, a ich wielkość nie może przekroczyć 2 MB.

Jak powinien wyglądać ramowy program wypoczynku przedstawiony we wniosku?

Przepisy nie określają, jak ma szczegółowo wyglądać program wypoczynku przedstawiony we wniosku. Należy w nim wskazać co, gdzie i kiedy będziemy robić podczas kolonii i obozu, jakie są cele wypoczynku, jakie działania będziemy wykonywać.

Przykładowe plany wypoczynku: http://zs119waw.pl/wp-content/uploads/program.pdf

Co jeżeli w naszym zgłoszeniu jest błąd?

Jeżeli w naszym zgłoszeniu jest błąd lub czegoś brakuje kuratorium wezwie nas do uzupełnienia i da nam termin. Jeżeli nie uzupełnimy, nasze zgłoszenie nie zostaje umieszczone w bazie, a tym samym nie będziemy mogli zorganizować kolonii, czy obozu. Warunkiem organizacji wypoczynku jest umieszczenie w bazie.

Uwaga
Za niedopełnienie obowiązków związanych ze zgłaszaniem obozu lub kolonii organizatorom grożą kary. Za zorganizowanie wypoczynku bez zgłoszenia do bazy danych grozi kara grzywny. Taka sama kara grozi za niepoinformowanie o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem.
 



Projekt „Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych” jest współfinansowany przez Miasto Stołeczne Warszawa.
 

Wyraź opinię 202 22

na skróty / spis treści