Poradnik - ngo.pl

Przepisy nie są w tym zakresie jednoznaczne, w związku z tym i praktyka bywa różna.

W literaturze i w praktyce spotyka się stanowisko, że nowy zarząd może zacząć działać od momentu wybrania go na walnym zebraniu (w stowarzyszeniu) lub przyjęcia uchwały o jego wyborze przez właściwy organ (w fundacji).

Wydaje się, że w działającym już stowarzyszeniu/fundacji udzielnie absolutorium (czyli przyjęcie sprawozdania z działalności przygotowanego przez zarząd i uznanie go za poprawne), oznacza, że stary zarząd powinien oddać władze nowym członkom i że nie może dalej prowadzić działalności w imieniu organizacji.

Bywa jednak i tak, że nowy zarząd może rozpocząć działalność dopiero po zarejestrowaniu go (wpisaniu nazwisk) w KRS, bo np. sponsor nie chce podpisać umowy, dopóki nie zostanie wpisany aktualny skład zarządu do KRS.

Kiedy może pojawić się problem? W sytuacji gdy KRS nie zarejestrował jeszcze zgłoszonych przez nas zmian, a nowy zarząd musi wystąpić w imieniu naszej organizacji, np. podpisać umowę ze sponsorem. Skład zarządu będzie inny niż ten wynikający z wyciągu z KRS, co może budzić wątpliwość partnera. Jeśli więc nowy zarząd musi wystąpić w imieniu naszej organizacji, np. podpisać jakąś umowę, ale nie został jeszcze zarejestrowany w KRS, to do podpisywanej umowy możemy dołączyć uchwałę o jego wyborze, a jeśli zmianę zgłoszono już do KRS to załączamy też ksero tego dokumentu (wniosku do KRS).

Sprawdź o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Zarząd stowarzyszenia się zmienił. Kto podpisuje wniosek o dotację?

Jak skutecznie odejść z zarządu fundacji?

Co robić, gdy brak chętnych do zarządu?

Zarząd w stowarzyszeniu

Możliwość wynagradzania członków zarządu stowarzyszenia określiła ostatecznie nowelizacja ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, która weszła w życie 20 maja 2016 r.

Przed nowelizacją zatrudnienie członka zarządu do zadań związanych z tym co zwykle robi lub powinien robić zarząd było problematyczne. Nowelizacja pozwoliła na wynagradzanie za pełnienie funkcji (“możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją”), jednak musi to zostać opisane w statucie.

Nadal też (bez konieczności specjalnej statutowej regulacji) istnieje możliwości zatrudnienia członków zarządu stowarzyszenia do różnych zadań, które wynikają z realizowanych projektów. Zawsze należy więc starannie i precyzyjnie określić zakres obowiązków w umowie z takim pracownikiem.

Trzeba też pamiętać o nowym obowiązku (również wprowadzonym 20 maja 2016 r.) związanym z wynagradzaniem członków zarządu. Chodzi o konieczność wskazania osób - pełnomocników - do podpisywania umów z członkami zarządu (zobacz: Pełnomocnicy do podpisywania umów z członkami zarządu).

Zarząd w fundacji

W fundacji zarząd może otrzymywać wynagrodzenie za wykonywanie swoich obowiązków, a więc może być zatrudniony w fundacji. W umowie o pracę może być wpisane także takie stanowisko, jak „członek zarządu”.

Organy kontroli wewnętrznej

Członkowie organów kontroli i nadzoru wewnętrznego w stowarzyszeniu (czyli najczęściej komisji rewizyjnej) nie mogą pobierać wynagrodzenia za pełnienie swoich funkcji.

W fundacji nie ma takich przeciwwskazań wynikających z przepisów. Jednak w sytuacji, gdy byliby oni pracownikami organizacji, a więc podlegali by zarządowi (z tytułu zatrudnienia), mogłyby pojawić się zastrzeżenia co do rzetelności ich pracy jako członków organu wewnętrznego, np. oceniania dokumentów przedstawianych im przez zarząd. Chociaż zatem przepisy nie zabraniają tego wprost, taka sytuacja nie powinna mieć miejsca, gdyż budzi poważne wątpliwości związane z przejrzystością organizacji.

Wprost zakaz zatrudniania członków organów nadzoru wewnętrznego dotyczy natomiast organizacji pożytku publicznego (OPP). Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie muszą one mieć organ kontroli wewnętrznej (dotyczy to również fundacji), a ponadto jego członkowie muszą spełniać odpowiednie warunki. Zgodnie z art. 20 ust. 1 pkt 4a tej ustawy nie mogą oni być „członkami organu zarządzającego ani pozostawać w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej”. Jednocześnie jednak mogą otrzymywać z tytułu pełnienia funkcji w organie nadzoru zwrot uzasadnionych kosztów lub wynagrodzenie w wysokości nie wyższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni (art. 20 ust. 1 pkt 4c).

Od strony prawnej nie ma przeszkód, aby osobą zatrudnioną przez stowarzyszenie był członek zarządu. Stowarzyszenia często zatrudniają pracowników pełniących funkcje kierownicze na różne formy umowy o pracę.

Ustawa - Prawo o stowarzyszeniach nie zabrania zatrudniania członków zarządu stowarzyszenia. Jest to w dużej mierze decyzja dotycząca polityki stowarzyszenia i wymaga szczególnej dbałości o oddzielenie obowiązków członka zarządu od obowiązków pracownika (np. poprzez wyraźne zapisanie w zakresie obowiązków).

Trzeba pamiętać o nowym obowiązku (również wprowadzonym 20 maja 2016 r.) związanym z wynagradzaniem członków zarządu. Chodzi o konieczność wskazania osób - pełnomocników - do podpisywania umów z członkami zarządu (zobacz: Pełnomocnicy do podpisywania umów z członkami zarządu).

W przepisach nie ma wyraźnego wskazania, że fundacja może zatrudniać pracowników, ale nie ma też zapisu, który by sugerował, że członkowie zarządu fundacji pracują na jej rzecz tylko społecznie. Tak więc fundacja może zatrudnić zarząd nie tylko do wykonywania działań merytorycznych (czyli realizacji projektów), ale też do wykonywania pracy i obowiązków wynikających z bycia członkiem zarządu.

Najlepiej zawrzeć stosowne zapisy które określą kto z władz może podpisać umowę z prezesem, np. w statucie, uchwałach. Do podpisania umowy o pracę z członkiem zarządu organizacji uprawnione są osoby, które zgodnie ze statutem mają prawo jej reprezentowania. Sytuacja patowa może wystąpić, jeżeli sposób reprezentacji przewiduje konieczność działania prezesa i równocześnie to właśnie prezes ma być zatrudniony przez organizację. Wówczas dobrze byłoby, aby taka umowa była podpisana z bezpośredniego upoważnienia organu kontroli wewnętrznej, który określi warunki zawarcia umowy.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Kto podpisuje umowę w jednoosobowej fundacji

Decyzja o wyborze zarządu i komisji rewizyjnej stowarzyszenia jest zawsze zarezerwowana dla walnego zebrania członków.

W statucie podajemy dokładne informacje o sposobie wyboru:

• Czy wybór jest jawny czy tajny?

• Ilu członków musi być obecnych na walnym, aby decyzja była prawomocna?

• Czy zawsze musi być kworum1 by wybrać władze? Jak często wybierane są władze?

Ze względów praktycznych warto przewidzieć także możliwość uzupełnienia składu zarządu czy komisji rewizyjnej w trakcje trwania kadencji (o ile przewidujemy kadencję).

Ponadto, statut powinien określać warunki, kiedy członek zarządu albo komisji rewizyjnej może zrezygnować z pełnienia funkcji w organie oraz kiedy i na jakiej podstawie można odwołać członka zarządu czy komisji rewizyjnej, bądź cały organ z pełnionych funkcji.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy członek zarządu może wystąpić ze stowarzyszenia?

Władze organizacji powinny być organami kolegialnymi, a więc nie jednoosobowymi. Decyduje o tym zarówno praktyka, obowiązujące prawo, jak i społeczny charakter fundacji/stowarzyszeń – dlatego jedna osoba nie może decydować o działaniu organizacji.

Niekiedy w odniesieniu do fundacji pojawiały się wątpliwości czy zarząd ma być organem kolegialnym. W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w postanowieniu z 8 grudnia 1992 r. (I CRN 182/92, OSNC 1993 poz.139) stwierdzając, że „zarząd fundacji jest organem kolegialnym”.

• Przepisy nie określają maksymalnej liczby członków, ale powinno być to przynajmniej dwie osoby. Z praktycznych względów warto przyjąć liczbę nieparzystą, np. 3 lub 5. W wypadku nieparzystej liczby członków łatwiej jest ustalić większość w głosowaniu, przy podejmowaniu uchwał i decyzji przez nasz organ.
• Można też ustalić ilość członków w przedziale np. od 3 do 5. To pomoże, jeśli których z członków zrezygnuje, bądź z przyczyn niezależnych nie będzie mógł dalej pełnić funkcji. Nie będziemy musieli natychmiast zmieniać składu naszego organu i zgłaszać tej zmiany do KRS.

Te zasady dotyczą zarówno zarządu, jak i organu kontroli (np. komisji rewizyjnej). Ilość członków władz naszej organizacji musi być określona w statucie.

Członkowie jednego organu nie powinni być jednocześnie członkami innego organu w tym samym stowarzyszeniu bądź fundacji. Zwykle władze te pozostają w stosunku do siebie w różnych zależnościach, np. zarząd jest w jakiś sposób zależny od komisji rewizyjnej (bo ma ona prawo kontrolować zarząd), i dlatego łączenie funkcji w organach nie jest możliwe.

W przypadku organizacji pożytku publicznego przepisy nie tylko nie pozwalają na jednocześnie bycie w zarządzie i komisji rewizyjnej, ale też członków organu kontroli i członków zarządu nie może łączyć stosunek pokrewieństwa, powinowactwa czy zatrudnienia.

Warto jeszcze wspomnieć o roli fundatora w fundacji. Może ona być dwojaka. Fundator może ufundować fundację (być jej fundatorem), a następnie „umieścić siebie” w którymś z organów władzy (w zarządzie lub radzie) i w ten sposób dalej uczestniczyć w życiu tej fundacji. Wówczas będzie po prostu członkiem organów władzy i będzie miał kompetencje właściwe dla tego organu. Ta więc można być fundatorem fundacji, a później jej prezesem. Rola fundatora może też zakończyć się z chwilą założenia fundacji: fundator zakłada fundację, powołuje jej organy i dalej nie uczestniczy w jej życiu, czasem może się znaleźć w jakimś organie doradczym, opiniotwórczym.