Przejdź do treści głównej

Ludzie w organizacji

Obowiązki wynikające z przepisów prawnych i rekomendowane przez ekspertów standardy dotyczące władz, wolontariuszy, współpracowników i pracowników w organizacjach pozarządowych.

Władze

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Organizacja pozarządowa zwołuje posiedzenia organów (zarządu, walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia, rady fundacji, komisji rewizyjnej itd.) zgodnie z zapisami w statucie, dotyczącymi trybu zwoływania i terminów spotkań.
  2. Członkowie organów (zarządu, walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia, rady fundacji, komisji rewizyjnej itd.) są skutecznie zawiadamiani o spotkaniach.
  3. Decyzje podjęte przez organy (zarząd, walne zgromadzenie członków stowarzyszenia, radę fundacji, komisję rewizyjnej itd.) są dokumentami organizacji pozarządowej. Mają formę pisemną i są przechowywane we właściwych warunkach.
  4. Jeżeli organizacja jest zapisami w statucie zobowiązana do przedstawienia rocznego sprawozdania zarządu z działalności organizacji właściwemu organowi (np. walnemu zgromadzeniu członków lub radzie fundacji), to zarząd organizacji sporządza i przedstawia takie sprawozdanie zgodnie z terminami określonymi w statucie.
  5. Właściwy, określony w statucie, organ do końca 6. miesiąca po końcu roku obrotowego zatwierdza sprawozdanie finansowe organizacji. 
  6. Jeśli organ kontrolny (najczęściej komisja rewizyjna) organizacji jest zapisami w statucie zobowiązany do przedstawienia opinii na temat działań organu wykonawczego (najczęściej zarządu) organizacji, to ma obowiązek zapoznać się z dokumentacją działań, zwłaszcza ze sprawozdaniem finansowym. Akceptacja działań ma postać uchwały.
  7. Organ zarządzający organizacją, zazwyczaj zarząd (którego kompetencje są określone w statucie) –ponosi odpowiedzialność za bieżące kierowanie organizacją, tj. m.in. za zawieranie umów,  rozporządzanie majątkiem,  zatrudnianie pracowników – także wtedy, gdy część swych kompetencji delegował innym osobom (np. dyrektorowi, koordynatorowi).
  8. Za decyzje i działania organu władz organizacji (np. zarządu lub komisji rewizyjnej)  odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie –nie tylko osoby sprawujące określoną funkcję (np. prezesa zarządu czy przewodniczącego komisji rewizyjnej).

Wolontariat

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Organizacja angażuje wolontariusza tylko do działań statutowych (z wyłączeniem działalności gospodarczej).
  2. Jeśli organizacja pozarządowa angażuje wolontariusza na dłużej niż 30 dni, to podpisuje z nim umowę (porozumienie).
  3. Jeśli organizacja pozarządowa angażuje wolontariusza na okres krótszy niż 30 dni, to ubezpiecza go od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).
  4. Jeśli organizacja angażuje wolontariusza, to informuje go o:
  • przysługujących mu prawach i ciążących na nim obowiązkach
  • ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa, które wiążą się z wykonywanymi przez niego zadaniami
  • zasadach ochrony przed zagrożeniami.
  1. Organizacja zapewnia wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania zadań – na takich samych zasadach, jakie stosuje się wobec pracowników.
  2. Organizacja pokrywa koszty podróży służbowych i diet wolontariusza, którego wydelegowała na takich samych zasadach, jakie stosuje się wobec pracowników. Wolontariusz może zwolnić z tego obowiązku organizację, formułując zgodę na piśmie (pod rygorem nieważności).
  3. Jeśli organizacja uzgodniła z wolontariuszem ponoszenie przez niego jakichś wydatków związanych z wykonywanym zadaniem, to zwraca mu ich koszty.
  4. Jeśli organizacja wydelegowała wolontariusza na szkolenie, które jest niezbędne do wykonania mu powierzonego zadania, to pokrywa jego koszty.
  5. Organizacja może – jeśli ma takie możliwości – zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie OC.
  6. Jeśli organizacja angażuje wolontariuszy niepełnoletnich (13 – 18 lat), to ma obowiązek uzyskania na to zgody rodziców lub opiekunów.

Rekomendowane standardy

  1. Organizacja pozarządowa angażuje w swe prace wolontariuszy.
  2. Organizacja powinna być przygotowana do współpracy z wolontariuszami (np. poprzez odpowiednie szkolenia lub wyznaczenie osoby odpowiedzialnej ze strony organizacji za współpracę).
  3. Organizacja pozarządowa, która angażuje wolontariuszy, powinna:
  • jasno określać zakres i czas pracy wolontariusza oraz cel, dla którego został zaangażowany w działania organizacji
  • poinformować wolontariusza o misji i zasadach, które są przyjęte w organizacji
  • podpisywać umowy (porozumienia) o współpracy z wolontariuszami
  • ewidencjonować czas zadań wykonywanych przez wolontariusza
  • wydawać zaświadczenia o wykonanych.
  1. Organizacja informuje, czy zadania wykonywane są w charakterze stażu (za który przysługuje stażyście wynagrodzenie), stażu wolontariackiego czy wolontariatu.

Współpracownicy. Umowy o dzieło (bez przeniesienia praw autorskich)

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja chce zlecić komuś wykonanie dzieła, które ma charakter materialny, podpisuje z taką osobą umowę o dzieło.
  2. Jeśli organizacja zleca wykonanie dzieła osobie prowadzącej działalność gospodarczą w zlecanym zakresie, to rozlicza się z tą osobą w ramach jej działalności (poprzez wystawienie przez tę osobę rachunku lub faktury).
  3. Jeśli organizacja angażuje współpracownika na umowę o dzieło, to podpisuje umowę, w której określa, jakie dzieło zleca do wykonania, jaki jest termin jego realizacji i jakie jest wynagrodzenie. 
  4. Jeśli organizacja angażuje współpracownika i podpisuje z nim umowę o dzieło, to uzyskuje od niego prawidłowe (kompletne) oświadczenie z danymi do celów podatkowych.
  5. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło, to wypłaca w terminie, po odebraniu dzieła: wynagrodzenie oraz terminowo opłaca podatki, związane z umową o dzieło.
  6. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło, której wartość nie przekracza 200 zł, to opodatkowuje taką umowę ryczałtowo.
  7. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło i zawarła w niej informację o tym, że w ramach danej umowy wysyła go w podróż służbową, to zwraca mu uzasadnione koszty delegacji (podróży). Jeśli nie ma własnych regulacji dotyczących rozliczeń wyjazdów służbowych, to  stosuje zasady zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W przypadku, gdy organizacja ma własne regulacje i stawki są wyższe niż w rozporządzeniu, od różnicy należy organizacja odprowadza podatek dochodowy od osób fizycznych.

Rekomendowane standardy

  1. Organizacja, podpisując umowę o dzieło, powinna świadomie stosować zapisy dotyczące prawa autorskiego, aby zabezpieczyć prawa autorskie organizacji związane z zamówionym przez nią dziełem.
  2. Dobrą praktyką jest pisemne sporządzenie umów również z osobami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą.
  3. Wskazane jest, aby od osób, wykonujących dzieła dla organizacji, które nie podają numer NIP w oświadczeniu z danymi osobowymi, uzyskać oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej.
  4. Organizacja powinna unikać sytuacji, gdy jedna osoba z organizacji podpisuje umowę z samym sobą.

Współpracownicy. Umowy o dzieło (z przeniesieniem praw autorskich)

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja chce zlecić komuś wykonanie dzieła, które ma charakter materialny i do którego chciałaby mieć prawa autorskie (lub licencyjne), to podpisuje z taką osobą umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich. W umowie takiej znajduje się oświadczenie o autorstwie, o przeniesieniu praw autorskich (zdefiniowanie licencji) w określonym zakresie i wraz z określeniem pól eksploatacji.
  2. Jeśli organizacja zleca wykonanie dzieła osobie prowadzącej działalność gospodarczą w zlecanym zakresie, to rozlicza się z tą osobą w ramach jej działalności (poprzez wystawienie przez tę osobę rachunku lub faktury).
  3. Jeśli organizacja angażuje współpracownika na umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, to podpisuje umowę, w której określa dzieło, termin jego wykonania, konieczność samodzielnego wykonania, potwierdzenie autorstwa, przeniesienie praw autorskich wraz z polami eksploatacji oraz wynagrodzenie. Umowę taką podpisuje przed rozpoczęciem pracy.
  4. Jeśli organizacja angażuje współpracownika i podpisuje z nim umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich (lub licencyjną),  uzyskuje od niego prawidłowe (kompletne) oświadczenie z danymi do celów podatkowych.
  5. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich (lub licencyjną), to wypłaca w terminie, po odebraniu dzieła,  wynagrodzenie oraz terminowo opłaca podatki, związane z umową o dzieło.
  6. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło, której wartość nie przekracza 200 zł, to opodatkowuje taką umowę ryczałtowo.
  7. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich (lub licencyjną) i zawarła w niej informację o tym, że w ramach danej umowy wysyła go w podróż służbową,  to zwraca mu uzasadnione kosztów delegacji (podróży).Jeśli nie ma własnych regulacji dotyczących rozliczeń wyjazdów służbowych, to  stosuje zasady zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W przypadku, gdy organizacja ma własne regulacje i stawki są wyższe niż w rozporządzeniu, od różnicy należy organizacja odprowadza podatek dochodowy od osób fizycznych.

Rekomendowane standardy

  1. Organizacja, podpisując umowę o dzieło, powinna świadomie stosować zapisy dotyczące prawa autorskiego, aby zabezpieczyć prawa autorskie organizacji związane z zamówionym przez nią dziełem.
  2. Wskazane jest, aby od osób, wykonujących dzieła dla organizacji, które nie podają numer NIP w oświadczeniu z danymi osobowymi, uzyskać oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej.
  3. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą i wystawiających rachunek lub fakturę za wykonanie czynności o charakterze autorskim organizacja powinna pamiętać o uzyskaniu oświadczenia przenoszącego na nią prawa autorskie (licencję).
  4. Dobrą praktyką jest pisemne sporządzenie umów również z osobami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą.
  5. Organizacja powinna unikać sytuacji, gdy jedna osoba z organizacji podpisuje umowę z samym sobą.
  6. W przypadku zawierania umów z przeniesieniem praw autorskich organizacja powinna zadbać o to, żeby osoba upoważniona do tego w organizacji (lub w projekcie) potwierdziła jego odebranie (na rachunku powinno być potwierdzenie odebrania dzieła).
  7. Jeśli to możliwe, rekomendowane jest zawieranie umów na licencji Creative Commons.

Współpracownicy. Umowy zlecenia

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja chce zlecić komuś wykonanie czynności, przy czym wykonywana praca nie będzie spełniać warunków, które sprawiają, że staje się ona umową o pracę czyli nie będzie to:
  • praca pod nadzorem,
  • oraz praca w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę

to podpisuje z taką osobą umowę-zlecenie.

  1. Jeśli organizacja zleca wykonanie czynności osobie, która prowadzi działalność gospodarczą w zlecanym zakresie, to rozlicza się z tą osobą w ramach jej działalności (poprzez wystawienie przez tę osobę rachunku lub faktury).
  2. Jeśli organizacja angażuje współpracownika na umowę-zlecenie, to podpisuje z nim umowę, w której określa charakter i zakres prac do wykonania, termin ich wykonania oraz wynagrodzenie. Umowę taką podpisuje przed rozpoczęciem pracy.
  3. Jeśli organizacja angażuje współpracownika i podpisuje z nim umowę-zlecenie, to uzyskuje od niego prawidłowe (kompletne) oświadczenie z danymi do celów podatkowych i rozliczeń z ZUS. Czytaj więcej: o umowie-zlecenie
  4. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę zlecenie, to w ciągu 7 dni zgłasza go do ZUS.
  5. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę-zlecenie, to wypłaca w terminie: wynagrodzenie oraz terminowo opłaca wszystkie stosowne składki i podatki, związane z zatrudnieniem danego pracownika.
  6. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę-zlecenie, której wartość nie przekracza 200 zł, to opodatkowuje taką umowę ryczałtowo.
  7. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę-zlecenie i zawarła w niej informację o tym, że w ramach danej umowy wysyła go w podróż służbową, to zwraca mu uzasadnione koszty delegacji (podróży). Jeśli nie ma własnych regulacji dotyczących rozliczeń wyjazdów służbowych, to stosuje zasady zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W przypadku gdy organizacja ma własne regulacje i stawki są wyższe niż w rozporządzeniu, od różnicy należy organizacja odprowadza podatek dochodowy od osób fizycznych.

Rekomendowane standardy

  1. Jeśli organizacja zatrudnia współpracowników na umowę-zlecenie, powinna śledzić zmiany wysokości składek ZUS (ze względu na częste zmiany regulacji w tym zakresie).
  2. Wskazane jest pisemne sporządzenie umów-zleceń również z osobami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą (i wystawiającymi rachunki lub faktury).
  3. Organizacja powinna unikać sytuacji, gdy jedna osoba z organizacji podpisuje umowę z samym sobą.

Pracownicy etatowi

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja zleca komuś pracę, w ramach której spełnione są łącznie następujące warunki:
  • osoba pracuje za wynagrodzeniem
  • pod nadzorem
  • w miejscu i czasie wskazanym przez organizację – pracodawcę

to organizacja ma obowiązek podpisać z osobą zatrudnianą na takich warunkach umowę o pracę.

  1. Jeśli organizacja zatrudnia pracownika na etat, to podpisuje z nim umowę o pracę, której załącznikiem jest zakres obowiązków. Umowę taką zawiera się przed rozpoczęciem pracy.
  2. Jeśli organizacja zatrudnia pracownika na umowę o pracę, staje się pracodawcą i przestrzega wszystkich przepisów, które obowiązują pracodawców, w szczególności przepisów Kodeksu Pracy oraz rozporządzeń do niego, w tym m.in przepisów : dotyczących BHP, urlopów, składki na PFRON, a także przepisów przeciwpożarowych, antydyskryminacyjnych, antymobbingowych. 
  3. Jeśli organizacja podpisuje z pracownikiem umowę o pracę, to przed dopuszczeniem go do pracy, otrzymuje od niego zaświadczenie od lekarza medycyny pracy o zdolności do pracy na określonym stanowisku.
  4. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o pracę, to w ciągu 7 dni zgłasza go do ZUS.
  5. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o pracę, to wypłaca w terminie wynagrodzenie oraz terminowo opłaca wszystkie stosowne składki i podatki, związane z zatrudnieniem danego pracownika.
  6. Jeśli organizacja, która podpisała z pracownikiem umowę o pracę, jest zarejestrowana w KRS (rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej), to korzysta ze zwolnienia z opłacania składki na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych.
  7. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o pracę, to zakłada mu teczkę osobową.
  8. Jeśli organizacja zatrudnia pracownika na umowę o pracę, to przechowuje jego  teczkę osobową oraz dokumentację księgową związaną z przebiegiem jego zatrudnienia przez okres 50 lat od daty rozwiązania umowy o pracę.
  9. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o pracę i wylicza jego czas godzinowo, to prowadzi ewidencję jego czasu pracy.
  10. Jeśli organizacja zatrudnia pracownika na umowę o pracę i wysyła go w podróż służbową, to zwraca mu uzasadnione koszty delegacji (podróży). Jeśli nie ma własnych regulacji dotyczących rozliczeń wyjazdów służbowych, to stosuje zasady zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W przypadku, gdy organizacja ma własne regulacje i stawki są wyższe niż w rozporządzeniu, od różnicy należy organizacja odprowadza podatek dochodowy od osób fizycznych.

Rekomendowane standardy

  1. Jeśli organizacja zatrudnia pracowników na umowę o pracę, powinna śledzić zmiany wysokości składek ZUS (ze względu na częste zmiany regulacji w tym zakresie).
  2. Organizacja dba o wykorzystanie urlopu przez pracowników.
  3. Sposób rekrutowania pracowników przez organizację (procedura, etapy, wyniki) powinny być znane osobom rekrutowanym.
  4. Wskazane jest, aby pracownicy, angażowani specjalnie do projektów, byli zatrudniani na umowę o pracę na czas określony lub na umowy cywilnoprawne (nie na umowy na czas nieokreślony).
  5. Organizacja może wprowadzić elastyczne formy zatrudnienia np. zadaniowy czas pracy lub telepracę wtedy, gdy np. nie można ustalić stałych godzin pracy i gdy jest to możliwe dla danego stanowiska.
  6. Organizacja powinna unikać sytuacji, gdy jedna osoba z organizacji podpisuje umowę z samym sobą.
  7. Jeśli organizacja zatrudnia osobę niepełnosprawną, to może uzyskać dofinansowanie jej wynagrodzenia z PFRON.
Wyraź opinię 11 1

na skróty / spis treści