Poradnik - ngo.pl

Przedstawione tu pliki zbierają wszystkie informacje wymagane w sprawozdaniu finansowym, układ informacji został przystosowany do wymogów sporządzania i przekazywania sprawozdania finansowego, w określonej rozporządzeniem, strukturze logicznej.

Pliki te są pomocą w zebraniu i policzeniu wszystkich danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej, nie jest to jednak ostateczne sprawozdanie. Sprawozdanie musi być sporządzone w określonej rozporządzeniem, strukturze logicznej, np.  przy użyciu aplikacji e-Sprawozdanie finansowe ze strony podatki.gov.pl.

W pliku: Sprawozdanie-finansowe-zalacznik-6-wprow-bilans-rachunek.xls (Wprowadzenie, Bilans, Rachunek) zebrane są informacje, które trzeba przenieść do pól w aplikacji e-Sprawozdanie finansowe.

Plik: Sprawozdanie-finansowe-zalacznik-6-informacja-dodatkowa.xls (Informacja dodatkowa), wpisywane są w nim informacje, które załączane są w formie tego pliku, w czasie wypełniania sprawozdania finansowego w aplikacji e-Sprawozdanie finansowe.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że wzór sprawozdania z załącznika nr 6 przeznaczony jest „dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy”.

Są to więc:

• organizacje pozarządowe czyli osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia,

• tzw. organizacje kościelne czyli osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.

Sprawozdanie organizacji pozarządowej składa się z trzech części:

• bilansu
• rachunku zysku i strat
• informacji uzupełniającej, na którą składa się: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, informacja dodatkowa

Sporządzanie, analizowanie, czytanie czy po prostu przeglądanie sprawozdania finansowego najlepiej zacząć od rachunku zysków i strat.

Czym jest ten rachunek? Najczęściej ma formę tabeli, której wzór jest w miarę ujednolicony i ogólnie przyjęty. Zawiera zestaw informacji księgowych przedstawionych w postaci liczb. Zakres tych informacji dla sprawozdanie organizacji pozarządowej określa załącznik nr 6 do Ustawy o rachunkowości.

Najogólniej ujmując, liczby z rachunku zysków i strat informują o tym, jakie były wpływy, czyli przychody organizacji w danym roku oraz jakie były wydatki, czyli koszty tej organizacji w tymże roku. Na samym dole tabeli (rachunku) znajduje się podsumowanie, informujące o tym, czy w danym roku organizacja osiągnęła zysk, czy ma stratę. Zysk jest wtedy, kiedy przychodów było więcej niż kosztów (to nadwyżka przychodów nad kosztami), a strata w sytuacji odwrotnej – czyli kiedy kosztów było więcej niż przychodów. Ważną rzeczą jest też to, że i rachunek zysków i strat, i druga część sprawozdania, czyli bilans są sporządzane przez porównanie z rokiem poprzednim. Oznacza to, że w tabeli widać rok, za który się organizacja sprawozdaje, oraz rok poprzedni.

  A. Przychody z działalności statutowej

     I. Przychody z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

     II. Przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego

     III. Przychody z pozostałej działalności statutowej

  B. Koszty działalności statutowej

     I. Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

     II. Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego

     III. Koszty pozostałej działalności statutowej

C. Zysk (strata) z działalności statutowej (A-B)

  D. Przychody z działalności gospodarczej

  E. Koszty działalności gospodarczej

F. Zysk (strata) z działalności gospodarczej (D-E)

  G. Koszty ogólnego zarządu

H. Zysk (strata) z działalności operacyjnej (C+F-G)

  I. Pozostałe przychody operacyjne

  J. Pozostałe koszty operacyjne

  K. Przychody finansowe

  L. Koszty finansowe

M. Zysk (strata) brutto (H+I-J+K-L)

  N. Podatek dochodowy

O. Zysk (strata) netto (M-N)

Przepisy prawa dopuszczają, by lista wymienionych wyżej pozycji była uzupełniana o jakieś podpunkty i zazwyczaj księgowi korzystają z tej możliwości (art. 50. ust. 1. ustawy o rachunkowości). Co zrobić, jeśli w danym punkcie w roku bieżącym i poprzednim nie ma żadnych kwot? Można go opuścić lub wpisać tam zero (art. 50. ust. 3).

Podział przychodów i kosztów sprawozdania organizacji pozarządowej odpowiada rodzajom działalności, które mogą prowadzić organizacje.

Omówmy po kolei poszczególne pozycje.

A, B, C. Pierwszą grupą przychodów i kosztów jest działalność statutowa organizacji.

A. Przychody z działalności statutowej

Przychody działalności statutowej wpisywane są tu w podziale na rodzaje działalności statutowej, które mogą prowadzić organizacje.

I. Przychody z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego. Wpisywane są tu np. składki, darowizny i dotacje.

II. Przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego. Tu wykazywana jest np. odpłatność uczestników działań statutowych organizacji.

III. Przychody z pozostałej działalności statutowej. Tu wykazywane są przychody nie mieszczące się w poprzednich punktach, np. opłaty za czesne szkoły prowadzonej w ramach ustawy o systemie oświaty.

B. Koszty działalności statutowej

I. Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

II. Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego

III. Koszty pozostałej działalności statutowej

W wierszach I, II i III wykazywane są koszty działalności statutowej w analogicznym, jak w przypadku opisanych wcześniej przychodów, podziale. Takie pogrupowanie przychodów i kosztów działalności statutowej jest zgodne z wymogiem ich księgowego podziału na poszczególne rodzaje działalności i wymogiem wskazania źródła finansowania działalności statutowej organizacji.

D, E, F. W tej części wykazywana jest działalność gospodarcza, jeśli organizacja taką prowadzi (jest wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS).

D. Przychody z działalności gospodarczej. Wykazywane są tu wszystkie przychody ze sprzedaży prowadzonej w ramach działalności gospodarczej.

E. Koszty działalności gospodarczej. To koszty prowadzonej sprzedaży w ramach działalności gospodarczej.

F. Zysk (strata) z działalności gospodarczej (D-E). Tu podsumowuje się działalność gospodarczą organizacji w czasie objętym sprawozdaniem. Od przychodów działalności gospodarczej zostają odjęte jej koszty (D-E).

G. Koszty ogólnego zarządu. Są to koszty ogólne organizacji nie przypisane do żadnego wykazanego wyżej rodzaju działalności, czyli koszty obsługi organizacji nie związane bezpośrednio, ani z działalnością statutową, ani z gospodarczą. Nie należy ich utożsamiać z kosztami administracyjnymi służącymi realizacji konkretnych działań organizacji. Np. zarządzenie projektem w ramach działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, to koszt wykazywany w „Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego” (B. I.).

H. Zysk (strata) z działalności operacyjnej (C+F-G). Pokazuje się tu wynik działalności bieżącej organizacji, czyli działalności statutowej i gospodarczej, z uwzględniłem kosztów ogólnego zarządu.

I. Pozostałe przychody operacyjne. Tu wpisywane są przychody, które nie wynikają z działalności statutowej, ani gospodarczej. Może być to np. przychód ze sprzedaży wyposażenia, majątku organizacji, którego organizacja nie używa do działalności statutowej, wzrost wartości posiadanych środków trwałych oraz przychód ze zdarzeń losowych np. otrzymane odszkodowanie.

J. Pozostałe koszty operacyjne. Tu wpisywane są kwoty kosztów, które nie wynikają z działalności statutowej, gospodarczej, ani nie są kosztami ogólnego zarządu - np. koszty losowej utraty posiadanego majątku.

K. Przychody finansowe. Tu znajdą się przychody finansowe, które nie wynikają z działalności statutowej, ani gospodarczej - mają jednak określony charakter (w uproszczeniu: są związane z operacjami finansowymi). Może być to np. wzrost wartości posiadanych walut lub przychody związane z inwestycjami finansowymi (odsetki bankowe, lokaty, przychody z obligacji, zyski z różnic kursowych).

L. Koszty finansowe. Tu są wpisywane kwoty kosztów, ponoszone w związku z przychodami finansowymi i koszty operacji finansowych. Mogą to być np. prowizje i odsetki zaciągniętych pożyczek, czy utrata wartości posiadanych przez organizację walut obcych.

M. Zysk (strata) brutto (H+I-J+K-L). To podsumowanie całości działalności organizacji opisanej we wcześniejszych pozycjach, przed odjęciem kwoty należnego podatku.

E. Podatek dochodowy. W tej pozycji należy wpisać kwotę podatku dochodowego, która znajduje się w deklaracji CIT-8 (deklarację tę mają obowiązek składać wszystkie organizacje).

O. Zysk (strata) netto (M-N). Należy wykonać działanie matematyczne uwzględniając kwoty podane w poprzednich pozycjach. Jeśli wynik wyjdzie dodatni oznacza to zysk, jeśli ujemny stratę.

Obecnie wszystkie organizacje, bez względu na to czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie, tak samo prezentują zysk lub stratę w sprawozdaniu finansowym. Zysk lub strata roku poprzedniego, jeśli nie została przeniesiona do funduszy, jest pokazywana w bilansie - nie jest dodawana do przychodów albo kosztów następnego roku.

W rachunku zysków i strat mamy więc wykazane tylko przychody i koszty bieżącego roku.

Drugą częścią sprawozdania finansowego jest bilans. Bilans pokazuje, ile organizacja ma pieniędzy, czyli jaki jest stan majątkowy „zatrzymany w danym momencie” – w ostatnim dniu roku obrotowego - zazwyczaj 31 grudnia (jeśli sprawozdanie finansowe jest rozliczeniem pokrywającym się z rokiem kalendarzowym – tak jest w przypadku większości organizacji).

Bilans składa się z dwóch części – aktywów i pasywów. Ich opis ma zwykle formę tabeli z kwotami wskazanymi na koniec oraz na początek opisanego w sprawozdaniu roku.

Najkrócej rzecz ujmując – aktywa to nic innego, jak to, jakie pieniądze organizacja posiada, a pasywa to informacja o tym, skąd je ma.

Aktywa

A. Aktywa trwałe

I. Wartości niematerialne i prawne

II. Rzeczowe aktywa trwałe

III. Należności długoterminowe

IV. Inwestycje długoterminowe

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe

B. Aktywa obrotowe

I. Zapasy

II. Należności krótkoterminowe

III. Inwestycje krótkoterminowe

IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe

C. Należne wpłaty na fundusz statutowy

Pasywa

A. Fundusz własny

I. Fundusz statutowy

II. Pozostałe fundusze

III. Zysk (strata) z lat ubiegłych

IV. Zysk (strata) netto

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

I. Rezerwy na zobowiązania

II. Zobowiązania długoterminowe

III. Zobowiązania krótkoterminowe

IV. Rozliczenia międzyokresowe

AKTYWA

Aktywa to (upraszczając) pieniądze, które organizacja posiada. Tabela aktywów jest zbudowana według logiki zakładającej, że na górze tabeli z aktywami umiejscowione są te najbardziej „trwałe”. W żargonie księgowym powiedziałoby się, że pozycja w tabeli bilansu zależy od stopnia płynności. Najbardziej płynny (czyli łatwy do użycia, łatwo po niego „sięgnąć”, jest „pod ręką”) jest pieniądz w gotówce lub w banku. Informacja o tych środkach znajduje się na dole tabeli. Najmniej płynny jest majątek ulokowany w posiadanych nieruchomościach. Informacja o nich znajduje się na górze tabeli.

A. Aktywa trwałe. Aktywa trwałe, to te, do których trudno „sięgnąć” – najmniej płynny składnik majątku organizacji. Znajdą się tu takie składniki majątku organizacji jak: rzeczy, kapitały i prawa majątkowe, o znaczniej wartkości, które mają być w dyspozycji organizacji przez długi czas – powyżej 1 roku.

I. Wartości niematerialne i prawne. To prawa majątkowe z których organizacja może dłuższy czas czerpać korzyści. Mogą to być np. patenty, wynalazki (otrzymane lub nabyte przez organizację) lub wartość zakończonych prac rozwojowych mających służyć w przyszłości osiągnięciu korzyści ekonomicznych.

II. Rzeczowe aktywa trwałe. To rzeczowy majątek organizacji o znacznej wartości z przewidywanym długim okresem użytkowania. Wpisywane są tu wartości ruchomości (np. rzeczy, sprzętu) i nieruchomości (np. lokalu), które posiada organizacja, a także inwestycje podnoszące ich wartość. Ujmuje się tylko tę część wartości środka trwałego, która się nie zamortyzowała. Tak definiuje to zapis z Ustawy o rachunkowości.

Zasady amortyzacji określa przyjęta w organizacji polityka rachunkowości. Zazwyczaj organizacje przyjmują zasady amortyzacji zgodne z zasadami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W praktyce dotyczy to zwykle przedmiotów o znaczącej wartości, takich jak np. samochód.

W omawianej pozycji może być też wskazana wartość czegoś, co organizacja chce pokazać jako inwestycję długoletnią, np. amortyzowany koszt remontu lokalu, w którym organizacja prowadzi działalność. Szczegóły dotyczące tej kwoty powinny być opisane w informacji dodatkowej, w części „Aktywa trwałe”.

Przykładowo: jeśli w tej pozycji umieszczona jest inwestycja w remont lokalu, to w informacji dodatkowej opisana powinna być wartość początkowa tej inwestycji, wysokość rocznego odpisu (10% w skali roku), kwota dotychczasowego umorzenia.

Umieszczenie takiej informacji w tym miejscu tabeli jest często decyzją osoby zarządzającej organizacją, które z przyczyn m.in. wizerunkowych chce wykazać potencjał organizacji i pokazać jej inwestycje.

III. Należności długoterminowe. Składają się na nie należne płatności na rzecz organizacji, które nie są spłacone od dłuższego czasu lub wiadomo, że nie będą spłacone przez dłuższy czas (pow. 1 roku).

IV. Inwestycje długoterminowe. Wykazywane są tu udziały organizacji w aktywach innych podmiotów np. w nieruchomości, udziały w spółce kapitałowej, papiery wartościowe np. obligacje.

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Ta pozycja dotyczy poniesionych kosztów działań, których rozpoczęcie planowane jest w dalszej przyszłości.

B. Aktywa obrotowe. Aktywa obrotowe to „płynne” składniki majątku organizacji, czyli takie, które są łatwiej zbywalne.

I. Zapasy. Wpisywana jest tu wartość rzeczy i materiałów, które organizacja zakupiła, otrzymała i przeznaczy je na działania statutowe, jeszcze nie do końca ściśle określone. Dobrą ilustracją może być sytuacja organizacji charytatywnej, zbierającej w grudniu słodycze. Organizacja ma ich zapasy, których wartość da się wyliczyć. Słodycze będą dystrybuowane w następnym roku.

II. Należności krótkoterminowe. To należności, czyli pieniądze, które organizacja ma u jakiegoś podmiotu przez czas krótszy niż 12 miesięcy. Przykładem może być sytuacja organizacji działającej w lokalu, w którym woda jest rozliczana na podstawie szacunków. Jeśli szacunki były zbyt wysokie, to organizacja nadpłaciła. Nadpłata zostanie jej zwrócona na podstawie faktur korygujących w następnym roku, gdyż taki jest rytm rozliczeń z właścicielem lokalu. W tej pozycji wpisuje się także pobrane z organizacji i nierozliczone zaliczki.

III. Inwestycje krótkoterminowe. Środki finansowe, udziały i papiery wartościowe, po które łatwo sięgnąć lub które mają się zakończyć przed upływem 1 roku.

IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Ta pozycja dotyczy poniesionych kosztów przyszłych działań, których rozpoczęcie planowane jest w najbliższym roku.

C. Należne wpłaty na fundusz statutowy. Ten podpunkt jest wypełniany zazwyczaj przez fundacje i wpisywana jest tu należna (nie wpłacona) wpłata fundatora na fundusz statutowy. Nieobowiązujące w stowarzyszeniach.

Przykładowo: w momencie powstania fundacja posiada niewpłacony jeszcze fundusz statutowy, w całej wartości wykazywany w pasywach w punkcie „Fundusz statutowy”, równocześnie w „Należne wpłaty na fundusz statutowy” wpisujemy kwotę, którą ma wpłacić fundator.

PASYWA Druga część tabeli bilansowej to Pasywa – czyli informacja o tym, skąd (z jakich źródeł) organizacja ma pieniądze (majątek). Składa się z dwóch części: A. „Fundusz własny” – czyli informacji o wartości majątku, który jest własnością organizacji, oraz B. „Zobowiązań i rezerw na zobowiązania”.

A. Fundusz własny

I. Fundusz statutowy. W pozycji tej wpisywana jest kwota nadwyżki finansowej organizacji, która zostanie wydana w nieokreślonym jeszcze czasie na cele statutowe. Stanowi kapitał na późniejsze działania. Fundacje mają obowiązek posiadania funduszu statutowego, w momencie powstania tworzy go fundusz założycielski zapisany w akcie fundacyjnym.

Warto przypomnieć, że częścią funduszu statutowego mogą być np. poniesione wydatki na inwestycje, będące w procesie amortyzacji, a więc takie, których nie ma ani na koncie, ani w kasie organizacji, tylko są np. ulokowane w wyremontowanym lokalu (co widnieje wtedy w aktywach).

Trzeba też pamiętać, że środki znajdujące się w funduszu statutowym są wydawane za zgodą (uchwałą) zarządu (lub innego uprawnionego do tego organu organizacji), tak więc nie są to pieniądze, którymi dysponuje się na bieżąco. Każda zmiana w funduszu statutowym (zarówno zmniejszenie jak i zwiększenie) wymaga uchwały władz, podjętej w trybie wynikającym ze statutu organizacji.

II. Pozostałe fundusze. Wykazywane są tu fundusze wynikające z zastosowania przepisów ustawy o rachunkowości do wyceny posiadanego majątku.

III. Zysk (strata) z lat ubiegłych oraz IV. Zysk (strata) netto. Tu wykazywane są kwoty wyników, które nie zostały decyzją najwyższych władz organizacji przeniesione do funduszu. Zysk (strata) dzielony jest na narastający (zsumowany) wynik finansowy z lat ubiegłych, czyli do końca poprzedniego roku, oraz wynik finansowy roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zasada ta od początku 2017 roku obowiązuje wszystkie organizacje bez względu na to czy prowadzą działalność gospodarczą czy też nie.

Obecnie organizacje pozarządowe tak samo (wg jednej zasady) prezentują zysk lub stratę w sprawozdaniu finansowym. Zysk lub strata roku poprzedniego, jeśli nie została przeniesiona do funduszy, jest pokazywana w bilansie w punkcie „Zysk (strata) z lat ubiegłych” i nie jest dodawana do przychodów albo kosztów w rachunku zysków i strat.

B. Zobowiązanie i rezerwy na zobowiązania. To znajdują się informacje o długach organizacji lub kwocie, która jest na coś specjalnego odłożona.

I. Rezerwy na zobowiązania. Kwoty tu wpisane świadczą o tym, że organizacja w sposób celowy gromadzi środki rezerwowe, na przykład na planowane remonty.

II. Zobowiązania długoterminowe oraz III. Zobowiązania krótkoterminowe. Wykazywane są tu kwoty, które organizacja jest winna na koniec roku. Np. niezapłacone faktury, zaciągnięte pożyczki. Zobowiązana są tu podzielone w zależność do długości trwania zobowiązania (czy jest krótsze, czy dłuższe niż rok).

IV. Rozliczenia międzyokresowe. Miejsce to służy do wykazania przychodów podlegających rozliczaniu w czasie. Wykazywane są tu np. dotacje już otrzymane już przez organizację, ale zgodnie z umową dotacji przeznaczone na działania w następnych latach.

We wstępnych informacjach we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego wskazywane są wybrane opcje wzoru sprawozdania finansowego: wzoru sprawozdania z załącznika 6 do ustawy o rachunkowości oraz typu danych liczbowych: „w złotych”. 

Dalej zebrane są informacje o organizacji i ogólne informacje wprowadzające do sprawozdania. Zgodnie ze wzorem sprawozdania składa się na nie pięć punktów, nieco inaczej ułożonych niż w strukturze e-sprawozdania.

1. Nazwa, siedziba i adres oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji

W punkcie tym należy podać pełną nazwę organizacji, nr NIP, nr w KRS lub innym rejestrze, a także jej adres (zgodnie z danymi zawartymi w KRS / innym rejestrze).

2. Wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony

Zwykle organizacje nie mają ograniczonego „czasu trwania działalności jednostki” więc nie wpisują tu żadnych informacji.

Jeśli jednak organizacja w swoim statucie ma zawarte ograniczenie trwania działalności, to w tej części oznacza opcję „Wskaż okres, jeżeli jest ograniczony” i wskazuje datę kończącą jej dziania, a jeśli jest to także określone opisem, to podaje tu ten opis.

3. Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym

Najczęściej okres objęty sprawozdaniem to rok kalendarzowy: od 1 stycznia do 31 grudnia. Zdarza się jednak np. jeśli organizacja prowadzi szkołę, że okres ten liczony jest inaczej. W takim przypadku informacja o okresie obrotowym (rozmijającym się z rokiem kalendarzowym) jest określona w statucie organizacji i powinna być zawarta w polityce rachunkowości przyjętej przez organizację. W tym miejscu w e-sprawozdaniu podawana jest też data sporządzenia sprawozdania finansowego.

4. Wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności

W tym punkcie należy odnieść się do tego, czy organizacja będzie kontynuować działalność - odpowiadając „tak” lub „nie” i czy istnieją zagrożenia jej kontynuowania, także wskazując „tak” lub „nie”. Wskazanie, że „wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności” wymaga by opisania tych okoliczności, np. jeśli organizacja jest w trakcie likwidacji, to właśnie tu należy to opisać, wskazując daty podjęcia uchwały o likwidacji.

5. Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), pomiaru wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru

Tu opisuje się ogólnie zasady polityki rachunkowości. Szczególnie jest tu istotne wyjaśnienie, jakimi metodami księgowymi w organizacji wyceniono jej „majątek” – opisany w bilansie (w tabeli Aktywów i Pasywów). Metody wyceny są częścią polityki rachunkowości – dokumentu, którego posiadanie jest obowiązkiem każdej organizacji (i zazwyczaj odpowiedni fragment z polityki jest tu przytaczany). Wycena powinna odzwierciedlać rzeczywisty stan posiadania organizacji, a przyjęte metody powinny zależeć od rodzaju majątku posiadanego przez organizację.

Na co zwrócić uwagę? Często popełnianym błędem jest opisywanie wszystkich teoretycznie możliwych i dopuszczanych prawem składników majątku, których faktycznie organizacja nie posiada. Tymczasem należy opisać tylko realnie posiadane składniki majątku.

Np. jeśli organizacja ma tylko pieniądze (w kasie, gotówce), to opisuje to przykładowym zdaniem: „Organizacja posiada tylko środki finansowe w walucie polskiej i wycenia je według wartości nominalnej”.

Jeśli organizacja posiada waluty obce, powinna w tym miejscu podać sposób przeliczenia wartości walut na złotówki, np.: „Posiadane środki w euro wyceniane są według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wyceny”.

Jeśli organizacja posiada środki trwałe o znaczącej wartości, podlegające amortyzacji, to w tym miejscu podaje przyjętą zasadę amortyzowania.

W strukturze e-sprawozdania wymagane jest także opisanie zasad ustalenia wyniku finansowego. Podstawową zasadą podziału przychodów w organizacji są zasady wyodrębniania rodzajów działań, wynikające z ustawy o działalności pożytku publicznym i o wolontariacie - warto do tego odnieść się w tej części. 

Przykładowy opis: „Wynik finansowych ustalany jest z uwzględnieniem wyodrębnienia rodzajów działań określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”.

W e-sprawozdaniu musimy podać też zasady ustalenia sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego. Tu można odnieść się bezpośrednio do wyboru wzoru sprawozdania odzwierciedlającego specyfikę organizacji pozarządowych – załącznika 6 do ustawy o rachunkowości. 

Przykładowy opis: „Organizacja sporządza sprawozdanie finansowe dla organizacji pozarządowych, określonych w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z załącznikiem 6 do ustawy o rachunkowości”.

Ostatnią częścią sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej jest informacja dodatkowa. Poniżej podajemy jakie punkty muszą zostać w niej uwzględnione (jakie zostały wskazane w załączniku 6 do ustawy o rachunkowości). Podobnie jak pozostałe części sprawozdania również informację dodatkową można rozbudowywać o inne elementy (niewykazane w załączniku).

1. Informacje o wszelkich zobowiązaniach finansowych, w tym z tytułu dłużnych instrumentów finansowych, gwarancji i poręczeń lub zobowiązań warunkowych nieuwzględnionych w bilansie, ze wskazaniem charakteru i formy wierzytelności zabezpieczonych rzeczowo

W większości organizacji, ten punkt sprowadza się do podania kwoty zobowiązań finansowych z tytułu zakupu usług i towarów. Informacja o instrumentach finansowych większości organizacji nie dotyczy. Więcej wpisują tutaj organizacje, które mają zobowiązania finansowe, ponieważ np. udzielały gwarancji lub poręczeń. W takim wypadku należy opisać charakter zobowiązania (np. komu udzielono gwarancji lub poręczenia) i w jaki sposób zostało ono zabezpieczone.

Przykładowy zapis: „Organizacja nie ma żadnych zobowiązań z tytułu dłużnych instrumentów finansowych, gwarancji i poręczeń lub zobowiązań warunkowych nieuwzględnionych w bilansie. Jedyne zobowiązania finansowe organizacji opisane są w części: 3. Uzupełniające dane o aktywach i pasywach.

2. Informacje o kwotach zaliczek i kredytów udzielonych członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, ze wskazaniem oprocentowania, głównych warunków oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdej kategorii

Większość organizacji nie może udzielać zaliczek i kredytów pracownikom, członkom zarządu czy komisji rewizyjnych. W takim wypadku należy wprost napisać, że organizacja nie udzielała zaliczek i kredytów członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących.

Przykładowy zapis: „Organizacja nie udziela kredytów członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, a także nie ma zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju”.

3. Uzupełniające dane o aktywach i pasywach

W tej części należy zawrzeć informacje o tym, co składa się na Aktywa trwałe i obrotowe. Podaje się tu, jakie środki trwałe ma organizacja i jak je amortyzuje. Jeśli w bilansie wykazała jakieś należności, to informuje tu o ich pochodzeniu. Można też opisać ile organizacja ma środków pieniężnych – ile środków jest ulokowanych na rachunku bankowym, ile w kasie, ile w gotówce.

Jeśli chodzi o dodatkowe informacje o Pasywach, to tu podajemy informację o funduszu statutowym. Tu także powinna się znaleźć informacja o wykorzystaniu wyniku finansowego.

Warto zwrócić uwagę na to, czy podany tu wynik finansowy jest taki sam, jak podany w rachunku zysków i strat.

Uwaga! Podawane w tym miejscu kwoty: suma aktywów i suma pasywów powinny się zgadzać (jak w bilansie).

4. Informacje o strukturze zrealizowanych przychodów ze wskazaniem ich źródeł, w tym w szczególności informacje o przychodach wyodrębnionych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz informacje o przychodach z tytułu składek członkowskich i dotacji pochodzących ze środków publicznych

oraz

5. Informacje o strukturze poniesionych kosztów

Te informacje odnoszą się bezpośrednio do rachunku zysków i strat, do części dotyczącej przychodów i kosztów.

Opisuje się tu rodzaje przychodów, które organizacja zyskała w rozliczanym roku. Grupuje się je według rodzaju działalności, tak jak w rachunku zysków i strat oraz według typu - np. składki, darowizny, dotacje. Dotacje powinny być opisane – podana powinna być ich wartość i to, z jakiego źródła pochodzą (kto ich udzielił).

Według podobnego schematu należy opisać koszty. Opisuje się, jakie koszty miała organizacja w rozliczanym roku, w podziale na koszty statutowe i administracyjne. Dobrze jest wyodrębnić koszty dotacji, pamiętając o tym, że podane kwoty powinny się zgadzać po obu stronach: kosztów i przychodów. Jeśli kwoty nie są równe, powinno się podać wyjaśnienie (np. pojawiły się odsetki).

Można także wykazać wyodrębnione koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego, co będzie spełnieniem wymogu, zawartego w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Uwaga! Koszty i przychody z działalności odpłatnej powinny się bilansować.

Pozostała część kosztów może być opisana ogólnie (jako koszty statutowe) lub bardziej szczegółowo – w podziale na realizowane zadania lub projekty.

6. Dane o źródłach zwiększenia i sposobie wykorzystania funduszu statutowego

W tym miejscu organizacja opisuje wszystkie zmiany w wysokości funduszu statutowego lub innych tworzonych przez nią funduszy o podobnym charakterze. Powinna się tu znaleźć także informacja o tym, z jakich środków się on składa (np. środki z funduszu założycielskiego, cześć zysku z lat poprzednich). Jeśli wartość funduszu nie zmieniła się to powinno zostać to tu odnotowane. To samo dotyczy informacji, że organizacja (np. stowarzyszenie) nie posiada takiego funduszu.

7. Jeżeli jednostka posiada status organizacji pożytku publicznego, zamieszcza w informacji dodatkowej dane na temat uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów z tytułu 1% podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sposobu wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych

Przychodu z 1% i koszty z nim związane - kwoty - powinny być wyodrębnione w strukturze przychodów i koszów w punkcie 4 i 5. Tu powinna zostać zawarta informacja merytoryczna o działaniach organizacji sfinansowanych ze środków z 1%.

8. Inne informacje niż wymienione w pkt 1–7, jeżeli mogłyby w istotny sposób wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, w tym dodatkowe informacje i objaśnienia wymienione w załączniku nr 1 do ustawy, o ile mają zastosowanie do jednostki.

Załącznik nr 6 - wzór sprawozdania dla NGO